تعريف النظام المحاسبي أهم مكونات النظام المحاسبي الاحترافي

يُشكل النظام المحاسبي (بالإنكليزية Accounting System)،  أحد أهم مكونات المشروع التجاري الناجح، واللبنة الأساسية في أي مشروع تجاري قيد التطوير نظرًا للأهمية البالغة التي يتمتع بها النظامُ المحاسبي، والتي تعود إلى دوره في الرقابة المالية، وتتبع كافة المعاملات المالية في المشروع. مما شكل هاجسًا لدى الكثير من رواد الأعمال للعثور على إجابات على تساؤلاتهم ما هو النظام المحاسبي، وكيف يختارون نظام المحاسبة المناسب لأعمالهم من بين العديد من الخيارات المتاحة، والتي تطورت منذ القدم، وحتى يومنا هذا، وتطورت معها عناصر هذا النظام، وآليات عمله، ومهامه. لذلك سعت منصة تجارتي بكوادرها بالعمل الدؤوب على إعداد مقال تشرح به ما هو النظام المحاسبي، وما هو تعريف النظام المحاسبي، بالإضافة إلى التركيز على عناصر النظام المحاسبي الاحترافي، وأنواع الأنظمة المحاسبية المختلفة، وكيفية عملها، وفوائدها، ومحتويات الأنظمة المحاسبية، والعديد من الفقرات الفرعية ذات الصلة.

شاهد أيضًا: ما هي مخاطر الاستثمار؟ طريقة إدارة مخاطر الاستثمار باحترافية.

ما هو النظام المحاسبي

النظامُ المحاسبي (بالإنكليزية Accountant system): هو أداة تساعد الشركات على تتبع، وإدارة معاملاتها المالية. كذلك يوضح النظامُ المحاسبي بأنه مجموعة من العمليات المحاسبية ذات الإجراءات والضوابط المتكاملة الهدف منه تسجيل المعاملات المالية التجارية، وتلخيص تلك المعاملات في نموذج مجمع، وإنشاء تقارير مالية يمكن العودة إليها من قبل صانعي القرار لمراقبة العمليات المالية، وتحليلها، والعمل على تحسينها. وعلى الرغم من أن العمليات المحاسبية يمكن أن تكون ورقية بالكامل. إلا أن هذه الحالات لا توجد عادةً إلا في الشركات الصغيرة، وفي معظم الحالات تستخدم أنظمة محاسبية تعتمد إلى حدٍ كبير على برامج المحاسبة الجاهزة، مع استكمالها بأي إجراءات مطلوبة لإدخال المعلومات في البرنامج.

تعريف النظام المحاسبي

ينطبق وصف اانظام المحاسبي على أي نظام يسمح لك بتتبع الأموال الواردة والصادرة عن العمل الخاص بك. أي في الأساس أن نظام المحاسبة الخاص بك هو الطريقة التي تحتفظ بها بسجلاتك المالية، ويمكن استخدامه لتسجيل المعاملات المالية من الفواتير، والإيرادات، والنفقات الأخرى.

ويمكن تعريف النظام المحاسبي بأنه نظام تستخدمه الشركات لمساعدتها في تتبع وإدارة معاملاتها المالية من تسجيل، وإدارة سجلاتها المالية، أو المحاسبية. بما في ذلك الدخل، والمصروفات، والمبيعات، والمشتريات، والأصول، والخصوم. ويسترشد النظام بحسب تعريف النظام المحاسبي يسترشد النظامُ المحاسبي بمجموعة من المبادئ التوجيهية، والإجراءات المحاسبية التي تساعد في إنشاء مستندات مالية دقيقة. والتي تعدُ مرجعًا جاهزًا لأصحاب المصلحة لاتخاذ قرارات تجارية، واستثمارية فعالة. هذا، ويتم تصنيف النظامُ المحاسبي على نطاق واسع إلى فئتين إدخال فردي، ومزدوج، وبغض النظر عن الإصدار الذي تستخدمه الشركة، فهو أداة مهمة لتتبع أداء الأعمال، وبالتالي مساعدة المؤسسات على تخطيط استراتيجيات فعالة تحقق نتائج فعالة.

ومن خلال تعريف النظام المحاسبي السابق نخلص إلى أن نظام المحاسبة الخاص بك هو مستودع للبيانات الأولية التي يمكنك الاعتماد عليها في إعداد التقارير المالية مثل بيانات الأرباح، والخسائر، والميزانية العمومية، والتي يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات التشغيلية، وتحديد المكان الذي تخصص فيه أموالك لتنمية أعمالك التجارية، واستهداف السوق، وتسوية النزاعات المالية. كما من الممكن أن يكون نظام المحاسبة نموذجًا بسيطًا مثل جدول بيانات Excel، أو منصة برمجية مصممة لهذا الغرض مثل Xero.

مقالات ذات صلة: المحاسبة والتسيير شرح معنى المحاسبة والتسيير وشرح الفرق بينهما.

أنواع الأنظمة المحاسبية من حيث طريقة العمل

توجد عدة تقسيمات للأنظمة المحاسبية كما سنرى في الفقرات القادمة، ولكن بشكلٍ عام يوجد ثلاثة أنواع للأنظمة المحاسبية هي:

• أنظمة المحاسبة اليدوية: وهي الشكل التقليدي لأنظمة المحاسبة. قد يكون نظام المحاسبة ماديًا عبارة عن ورقة وقلم، أو جداول بيانات على برنامج Excel. ويعد هذا النوع من الأنظمة المحاسبية من الأنواع الشائعة الاستخدام، إلا أنه يتطلب ويستغرق وقتًا أطول في معالجة البيانات المالية. مما يؤثر على مسار الأعمال المالية الخاصة بالشركة. ولذلك يتوجه معظم أصحاب الأعمال في الوقت الحالي إلى النوع الثاني من الأنظمة المحاسبية، وهو أنظمة المحاسبة الآلية.
• أنظمة المحاسبة الآلية: تعدُ برامج المحاسبة على الإنترنت، أو الأنظمة المحوسبة المثال الأكثر شيوعًا على أنظمة المحاسبة الآلية. وهي أنظمة محاسبية على الإنترنت تساعد في أتمتة أجزاء من العملية المحاسبية مثل إدخالات دفتر اليومية. كما تمكن أنظمة المحاسبة الآلية من أتمتة حساب ضريبة الدفع، وإنشاء التقارير المالية، وإنشاء الفواتير الإلكترونية، وإرسالها، وإرسال تنبيهات الدفع عند التأخر بالدفع، وما إلى ذلك. وتعدُ الدقة، وتوفير الوقت أهم مزايا أنظمة المحاسبة الآلية.
• برامح تخطيط موارد المؤسسات (ERP): ظهرت قبل ظهور برامج المحاسبة السحابية، ويمكن استخدامها لإدارة المخزون، وتتبع النفقات، وما إلى ذلك. إلا أن من أهم عيوبها أنها باهظة الثمن. كما أن استخدامها كان محصورًا في الشركات الكبيرة، ويعد برنامج SAP أحد الأمثلة الأكثر شيوعًا على برامج تخطيط موارد المؤسسات.

اقرأ أيضًا: ما هو سوق الأوراق المالية؟ ما هي الأوراق المالية وكيفية تداولها باحترافية؟.

أنواع الأنظمة المحاسبية من حيث آلية العمل

يمكن تصنيف النظامُ المحاسبي  الذي تستخدمه الشركات بحسب آلية العمل إلى نوعين رئيسين هما:

• نظام القيد الفردي: وهو نظام يسجل المصروفات، أو الدخل التقليدي. ويمثل الشكل التقليدي للأنظمة المحاسبية، ويطلق عليه نظام محاسبة القيد الفردي. أي يتم إجراء الإدخالات مرة واحدة فقط لتعكس المصروفات، والدخل في نفس الوقت، هذا، وتفضل الشركات الصغيرة، والتجار الصغار هذا النظام، لأنها لا تتعامل مع تدفق هائل للموارد المالية، ولا يتطلب برامج معقدة للإجراءات المحاسبية، وبالتالي لا يتطلب تكاليف مرتفعة. إلا أن هذا النظام لا يخلو من العيوب بسبب البيانات غير الكاملة، وغير الواضحة، وبالتالي لا تعترف السلطات الضريبية بهذا النوع من الأنظمة المحاسبية لإعداد التقارير المالية، فعلى سبيل المثال، تشكل جداول بيانات Excel نوعًا من أنظمة الإدخال الفردي تتبع البيانات الأولية مثل موعد البيع، ووصف السلعة المباعة، والتكلفة، وضريبة القيمة المضافة للبيع، وطريقة السداد، أو الدفع.
• نظام القيد المزدوج:  أكثر تعقيدًا من نظام القيد الفردي، ويتطلب برامج متخصصة لإتمام العمليات المحاسبية، ويستغرق وقتًا أطول، ولكنه أكثر دقة من نظام القيد الفردي. وبالتالي تعترف عليه السلطات الضريبية، فكلما حدثت معاملة، فإنها تسجل مرتين في وقتٍ واحد. هذا يعني أنه في حال ورود إيرادات مالية فإنها تسجل كدخل، وكأصل، بينما إذا كانت هناك مصروفات، أو تدفق خارجي تسجل مصروفات، ومدين، وبالتالي تكون البيانات أكثر وضوحًا. ومن ثم، فإن إعداد الرسوم البيانية، والمخططات أسهل لإعداد التقارير المالية. ويستخدم نظام القيد المزدوج من قبل الشركات الكبيرة لتتبع مواردها، وإنشاء التقارير المالية مثل تقارير المصروفات، والفواتير، وملخصات الدفع، وبيانات الأرباح، والخسائر، وجداول الحسابات.

اقرأ أيضًا: شرح القيود المحاسبية أهم أنواع القيود المحاسبية وطريقة عملها.

بيانات الأنظمة المحاسبية

تتبع الأنظمة المحاسبية جميع البيانات المالية الخاص بمنشأة ما التي تشكل عناصر النظام المحاسبي، وتعمل على إدارتها. وتندرج هذه البيانات تحت مجموعة من البنود لعل من أهمها:

• الإيرادات: فمن أجل إدارة التدفق النقدي الخاص بك تحتاج إلى فهم واضح لمقدار الإيرادات التي تأتي بالفعل من عملك (الدخل الإجمالي)، وتشكل أرباح المبيعات، والفواتير المسددة، بالإضافة إلى مصادر أخرى مثل الفائدة مكونات الدخل الإجمالي.
• النفقات: أي المدفوعات المالية المستحقة عليك، والفرق بينها، وبين الدخل يشكل هامش الربح الخاص بك، فكلما زاد الفرق لصالح الدخل ازداد هامش الربح، والعكس الصحيح.
• الديون أو المطالبات: وهي الالتزامات المالية خارج المصروفات التقليدية مثل الرهن العقاري، والتمويل، والآجارات، وغيرها. ويمكن للأنظمة المحاسبية تتبع هذه الالتزامات كقيم مستحقة الدفع، وتحديث الأرصدة تلقائيًا عند الدفع.

شاهد أيضًا: ما هو الإعلان التجاري؟ مفهوم الاعلانات التجارية وانواعها وأهميتها.

كيف تعمل الأنظمة المحاسبية

يمكن تلخيص آلية عمل النظامُ المحاسبي في النقاط الموجزة التالية:

• يقوم نظام المحاسبة عند حدوث معاملة بيع، أو شراء، وما إلى ذلك بتسجيلها، لتصبح الإدخال الأولي في عناصر النظام المحاسبي. ويقوم هذا النظام بإدخال المعاملات المالية كل على حدة في دفتر الأستاذ، كلما نشر المستخدمون دفتر يومية.
• ثم في نهاية الفترة المحاسبية. يقوم النظامُ المحاسبي بحساب رصيد دفتر الأستاذ، وإعداد بيانات مالية مختلفة مثل الميزانية العمومية، والتدفقات النقدية، وما إلى ذلك. وبالتالي يصبح إنشاء التقارير المالية أسهل للرجوع إليها وقت الحاجة، مع مساعدة الإدارة على اتخاذ قرارات مالية مهمة.
• ويساعد نظام المحاسبة المؤسسات على الاحتفاظ بسجلاتها، وتسجيل جميع الموارد الواردة، والصادرة. ونتيجةً لذلك، يمكن لهذه المؤسسات تتبع مقدار ما تم كسبه، وما تم إنفاقه.
• كذلك يساعد النظامُ المحاسبي على إعداد سجلات الشركة بالشكل الصحيح، وبالتالي تكون المستندات المعدة دقيقة، ويمكن اعتمادها كمرجع جاهز للشركات كلما احتاجت إلى استرداد، أو التحقق من أي معاملة معينة لفترة زمنية معينة. ويضم نظام حفظ السجلات تفاصيل حول المشتريات، والمبيعات، والمطاليب المسجلة كمصروفات، وإيرادات، وتمويل، وحسابات دائنة.
• بالإضافة إلى ذلك، يمكن النظامُ المحاسبي من تمثيل البيانات الواردة تمثيلًا بيانيًا، وعبر المخططات. مما يوفر بنية مقارنة أفضل للشركات لتقييمها. لذلك، يصبح صنع القرار أكثر كفاءة، ودقة.

عناصر النظام المحاسبي التقليدي

تتكون عناصر النظام المحاسبي التقليدي من مجموعة من العناصر كل جزء له وظيفته الخاصة، وينجز خطوة محددة في عملية إعداد التقارير المالية، وهذه العناصر هي:

• النماذج: أحد أهم عناصر النظام المحاسبي تستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية باليوم، والتاريخ للاحتفاظ بها كمستندات مرجعية، بالإضافة إلى تسهيل عملية الرقابة المالية الداخلية للشركة. ومن أهم الأمثلة على النماذج فواتير المبيعات النقدية، وطلبات عروض الأسعار، وأوامر الشراء، وما إلى ذلك.
• السجلات: من عناصر النظام المحاسبي، وهي سجلات مادية، أو مستندات رقمية يتم تخزينها في شكل كتب، أو جداول بيانات، أو سجلات بيانية في أحد التطبيقات المحاسبية. وتفيد هذه السجلات في تسجيل جميع المعاملات المحاسبية بشكلٍ ممنهج قبل إدخالها إلى دفتر الأستاذ. وتهدف السجلات إلى تلخيص البيانات المالية، وترحيلها إلى دفتر الاستاذ العام، وللسجلات عدة أنواع منها على سبيل المثال، دفاتر المحاسبة اليومية، و الدفاتر اليومية الختامية.
• بالإضافة إلى دفتر الاستاذ: أهم عناصر النظام المحاسبي، وهو سجل ورقي، أو حساب على جهاز الحاسب، أو الهاتف المحمول لتخزين إدخالات مسك الدفاتر لمدخلات الميزانية العمومية، وبيانات الدخل. كما يمكن أن تتضمن الإدخالات اليومية لدفتر الاستاذ النقد، والرسوم المستحقة القبض، والمخزون، والحسابات الدائنة، والمصروفات المستحقة للشركات، وإيداعات العملاء.
• ودفتر الاستاذ الفرعي: هو امتداد لدفتر الاستاذ العام  يستخدم لتسجيل المعلومات، وتلخيصها بشكل دوري، ومن ثم ترحيلها إلى الحساب الأساسي في دفتر الاستاذ العام، والذي يتم استخدامه فيما بعد لإعداد التقارير المالية الخاصة بالشركة. هذا، ويستخدم دفتر الاستاذ الفرعي عندما يكون هناك قدر كبير من بيانات المعاملات المالية الخاصة بالشركة، والتي من الممكن أن تتداخل مع بيانات دفتر الاستاذ العام. وعادةً ما تستخدم الدفاتر الفرعية في الشركات ذات حجم المبيعات الكبير.
• ثم التقارير المالية: آخر عناصر النظام المحاسبي كنتيجة نهاية للعملية المحاسبية التي يديرها نظام المحاسبة. ومن أمثلتها الميزانية العمومية، وتقارير نفقات التسويق، وتقارير التغييرات في رأس المال، وتقارير تكاليف البضاعة المباعة، والحسابات الدائنة، وما إلى ذلك. ويمكن للبرامج المحاسبية المحوسبة إنشاء كل الأنواع السابقة ببضع نقرات فقط.

عناصر النظام المحاسبي الاحترافي

تتكون عناصر النظام المحاسبي الاحترافي من جملة من العناصر، وهذه العناصر هي:

• أدوات إدخال فعالة: من عناصر النظام المحاسبي الاحترافي مثل الماسحات الضوئية، وأجهزة المودم لإدخال البيانات المالية بسهولة، ودقة عالية، وبأقل وقت ممكن. كما يمكن أن يساعد وجود الضوابط المالية على تقليل الإخطاء المحاسبية، وتقليل فرص الاحتيال المحاسبي.
• معالجات البيانات: من أهم عناصر النظام المحاسبي التي تقوم بمعالجات البيانات الأولية من أدوات الإدخال، وترحيلها إلى دفتر الاستاذ، والسجلات، والتقارير المالية. حيث تقوم معالجات البيانات مثل البرامج المحاسبية بمعالجة البيانات بحيث يمكن لصناع القرار استخدامها. ويجب أن تكون البرامج المحاسبية قادرة على تلبية الاحتياجات اليومية للعميل. بالإضافة إلى القدرة على النمو مع نمو المشروع عبر التحديث المستمر للبرنامج من مزود الخدمة لضمان قدرة البرنامج على التعامل مع الاحتياجات المتغيرة للمشروع، وتبسيط العمليات المحاسبية، وتقليل الوقت، والجهد اللازمين للحصول على المعلومات المالية التي يحتاجها المشروع لاتخاذ القرارات الاستثمارية.
• أيضا مخزن المعلومات: أحد أهم مكونات النظامُ المحاسبي الاحترافي، وتنحصر وظيفته في تخزين التقارير المالية الصادرة عن معالجات البيانات. ويتكون من الخوادم، ومحركات الأقراص، وما إلى ذلك.
• أجهزة الإخراج: مثل الشاشات، والطابعات، وأجهزة العرض التي تعرض المعلومات النهائية بصورة واضحة، ودقيقة يمكن الاعتماد عليه في اتخاذ القرارات الاستثمارية
• أيضا فريق المحاسبة الاحترافي: يجب أن يكون فريق المحاسبة على دراية بالمعرفة المحاسبية اللازمة لإجراء الإدخالات المحاسبية الصحيحة في الوقت المناسب. كما يجب أن يكون قادرًا على فهم التغييرات في سياسات الشركة، والبيانات المحاسبية، والتي تؤثر على البيانات المالية للشركة، بالإضافة إلى المعرفة الجيدة بالبرامج المحاسبية التي تمكنهم من إجراء التعديلات المناسبة على عناصر النظام المحاسبي بالشكل المناسب، وفي الوقت الصحيح.
• ثم البيانات والمؤشرات المالية: الدقيقة، والبسيطة سهلة الفهم التي تتيح للمستثمرين إدارة مواردهم المالية بفعالية، وكفاءة عالية. والتي يعدُ وجودها أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال التجارية. كما يساعد توفر البيانات والمؤشرات المالية المناسبة  على إبراز القضايا الرئيسية التي يجب على صاحب العمل التركيز عليها.

أنواع الطرق المحاسبية

بشكلٍ عام يوجد نوعان من طرق المحاسبة هما:

• المحاسبة النقدية: تسجل المحاسبة النقدية الإيرادات، والمصروفات عند استلامها، ودفعها. ويعد الاستخدام الشخصي الاستخدام الأكثر شيوعًا لها لأنها أبسط، وأقل استهلاكًا للوقت. ومع ذلك، قد تؤدي هذه الطريقة إلى آثار سلبية على الرصيد المالي الخاص بالمستثمر. كما يحدث عن في حال البيع، والشراء عن طريق الائتمان.
• والمحاسبة على أساس الاستحقاق: أكثر دقة من المحاسبة النقدية، وتسجل طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق المبالغ المالية بالدولار عند حدوث أي معاملة (فاتورة صادرة، أو واردة) بدلًا من تسجيلها عند تبادل النقد بالفعل، وتكون هذه الطريقة إلزامية بموجب القانون عندما تتجاوز الأعمال التجارية 5 ملايين دولار.

شاهد أيضًا: ما هي أهمية المحاسبة. ودور المحاسبة المالية في إدارة الأعمال.

ما هي طريقة المحاسبة المناسبة

تعتمد طريقة المحاسبة التي يجب أن تستخدمها على حجم العمل الخاص بك:

• فعلى سبيل المثال، تعدُ المحاسبة النقدية حلًا أمثل للشركات الصغيرة لأنها سهلة التنفيذ، وتوفر الوقت. نظرًا لأنه يتم تسجيل المعاملة بشكل فوري عند تبادل النقد. وبالتالي يكون لدى صاحب العمل فكرة أفضل عن التدفق النقدي للشركة في أي وقت.
• بينما يفضل استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق من قبل الشركات الكبيرة (وفي بعض الحالات يكون مطلوب قانونيًا) لأنه يعطي صورة أوضح عن دخل الشركة، ونفقاتها.

مقالات ذات صلة: ما هي المستندات المحاسبية؟ تعرف على المستندات المحاسبية وأهم أنواعها.

صفات برنامج المحاسبة الجيد

عند اختيار نظام المحاسبة للشركة الخاصة بك يجب العمل على اختيار النظام الجيد، والذي من أهم صفاته:

• سهولة الاستخدام: يجب التأكد من أن نظام المحاسبة الذي اخترته سهل الاستخدام، وقابل للاستخدام من قبل أي شخص حتى أولئك الذين ليسوا على دراية تامة بالتكنولوجيا الحالية المستخدمة في عالم المحاسبة، علاوةً على ذلك يجب أن يكون البرنامج الذي اخترته قادرًا على تلبية احتياجات الشركة. فإذا واجه العاملون على هذه البرامج أية صعوبات في العمل، فإن الشركة تكون أكثر عرضةً لارتكاب الإخطاء. كما أن استخدام البرامج سهلة الاستخدام يتيح لك إدارة العمل الخاص بك بكفاءة، وجودة عالية.
• أيضا سهولة الوصول إلى البيانات: تحتاج الشركات إلى الوصول إلى بياناتها المالية بسرعة، وكفاءة عالية لاتخاذ قراراتها المالية بكفاءة. ومن هنا يجب أن يتيح نظام المحاسبة الوصول إلى البيانات المالية في أي وقت، وفي أي مكان. كما يجب أن يكون على درجة عالية من الأمان.
• بالإضافة إلى الدقة: فالدقة هي أهم عناصر برنامج المحاسبة الجيد. أي يجب أن يحتفظ النظامُ المحاسبي الجيد بأرصدة دقيقة، وحديثة في الدفاتر الفرعية، ودفتر الاستاذ العام تتناسب مع الوقت، والاستثمار الذي تم إنفاقه. ولكن قد تحدث إخطاء بسبب تعطل قاعدة البيانات، أو مشاكل في الخادم. ومع ذلك، يجب أن يكون النظامُ المحاسبي الجيد قادرًا على تصحيح الإخطاء التي قد تؤدي إلى عدم دقة البيانات. أضف إلى ذلك، أن نظام المحاسبة الجيد من وجهة نظر المحاسب، أو المدقق يجب أن يحول دون حدوث الإخطاء البشرية القاتلة، والمتكررة. والتي من الممكن أن تؤدي إلى حدوث أزمات مالية في العمل. وهذا هو المكان الذي تكون فيه الحلول الآلية أكثر فائدة.

اقرأ أيضًا: مفهوم التسويق الذاتي كيف تحترف التسويق الذاتي؟ وما أهميته لأعمالك.

فوائد البرامج المحاسبية

تستخدم البرامج المحاسبية في يومنا هذا على نطاقٍ واسع نظرًا للفوائد العديدة التي تقدمها، ومنها:

• كفاءة الأعمال: إذ يساعد استخدام البرامج المحاسبية على استخدام الموارد في قسم المحاسبة بكفاءة عالية، والتقليل من إخطاء مسك الدفاتر المحاسبة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للشركات من خلال استخدام ميزة الذكاء الاصطناعي الحصول على نظرة شاملة على العمليات التجارية. مما يزيد من إنتاجيها، وكفاءتها.
• ومعالجة الضرائب ببساطة: من خلال البرامج المحاسبية التي تسهل هذه العملية من خلال ضمان وجود التفاصيل المالية للشركة في مكان واحد. كما تتيح البرامج المحاسبية حساب إيرادات الشركة بشكل شبه تلقائي بدلًا من إضاعة الوقت، والجهد بالعمل يدويًا على المعلومات المطلوبة. أضف إلى ذلك توفر البرامج المحاسبية حلولًا خاصة بالبلد المعني بالامتثال للقوانين، واللوائح المعمول بها في هذا البلد.
• كذلك الدقة والشفافية المالية: وهي واحدة من المزايا الرئيسية لبرامج المحاسبة، فقد يستغرق فهم الأداء المالي للشركة بالتفصيل وقتًا طويلًا دون وجود نظام محاسبي قوي يساعد على فهم الأداء المالي للشركة، ويقدم صورة واضحة، ودقيقة عن وضع الشركة المالي. كما تعمل بعض الأنظمة المحاسبية على أتمتة الإجراءات المحاسبية، والإدارية الأساسية، وبالتالي زيادة دقة البيانات المالية. والتقليل من التكاليف المرتبطة بطباعة الوثائق، وتوزيعها، وتخزين البيانات الحساسة في أماكن آمنة، وخاضعة للرقابة.

مزايا البرامج المحاسبية

لاستخدام البرامج المحاسبية مزايد متعددة نذكر منها:

• إدارة الميزانية: فالبرامج المحاسبية لها القدرة على تتبع الدخل، والنفقات الخاصة بالعمل. كما تعمل البرامج المحاسبية كوسيلة للرقابة في الشئون المالية. أضف إلى ذلك، قد تساعد البرامج المحاسبية لتبسيط إدارة ميزانية الشراء، وتحديد الإيرادات، والمصروفات المستقبلية لضبط عملية الإنفاق.
• والمتابعة التلقائية: من خلال إرسال إشعارات مالية تلقائية للعملاء لإتمام المدفوعات المالية وفقًا للموعد النهائي. والذي من الممكن أن يحسن التدفق النقدي بالشركة.
• أيضا الفواتير الإلكترونية: فمن أهم مزايا البرامج المحاسبية قدرتها على إنشاء الفواتير الإلكترونية، وإرسالها إلى العملاء تلقائيًا. كما تتيح البرامج المحاسبية تخصيص هذه الفواتير وفقًا لتفضيلات صاحب العمل، وإنشائها في أي وقت. بالإضافة إلى إمكانية جدولتها ليتم إرسالها تلقائيًا لاحقًا.

شاهد أيضًا: من هو رائد الأعمال؟ أهم الخطوات لتصبح رائد أعمال ناجح.

أمثلة على النظام المحاسبي

لفهم كيفية عمل النظام المحاسبي. دعونا نلقي نظرة على الأمثلة التالية:

• يركز نظام المحاسبة الخاص بتجار التجزئة على مستوى المخزون من المنتجات، ومعدل الدوران السنوي، والربح المتحصل عليه من كل المنتج، بالإضافة إلى الخصومات التي يقدمونها، أو يحصلون عليها على كل منتج. وبالتالي يعتمد النظامُ المحاسبي على معلوماتٍ شاملة عن المنتجاتٍ المختلفة، وذممها المالية، أو مستحقاتها، والتي تساعد تجار التجزئة على حساب النسب المختلفة مثل هامش الربح الإجمالي، وهامش الربح الصافي، وما إلى ذلك.
• أيضًا تعمل الأنظمة المحاسبية الخاصة بالموزعين بشكلٍ مشابه لتجار التجزئة، ولكن الموزعين هنا يبيعون عادةً بشروط ائتمانية لعملائهم. لذلك يحتاجون إلى تقارير مالية مفصلة حتى يتمكنوا من التواصل مع العملاء، ومتابعة المدفوعات.
• كذلك يركز النظامُ المحاسبي في أعمال البناء على العامل الأكثر أهمية، إلا وهو تكلفة المواد. بحيث يكون النظامُ المحاسبي أكثر تفصيلًا حول الأنواع المختلفة لمدخلات المواد الخام، وتكلفتها، وحساب النسب المالية المختلفة. بالإضافة إلى عدد ساعات العمل المستهلكة، والنسب المئوية لإنجاز المشروع. وعادة ما يمول المقاولين، أو المتعهدين تكاليف مشاريعهم بخطوط ائتمانية بنكية. لذلك، يجب أن تحتوي التزاماتهم معلوماتٍ حول المبالغ المستحقة للدفع، وتواريخ الاستحقاق.
• وبالمثل يجب أن تقدم الأنظمة المحاسبية الخاصة بالمنظمات غير الهادفة للربح تقارير الدخل، والمصروفات إلى مجلس الإدارة، والحكومة، والمانحين لاستخدامها مع الإقرارات الضريبية.
• كذلك يجب أن تحتوي الأنظمة المحاسبية الخاصة بالمصنعين معلوماتٍ عن المخزون، وساعات العمل، والمصروفات العامة، وعمولات المبيعات، وعدد ساعات العمل المستخدمة في صنع كل منتج. حيث يمكن أن تكون لدى الشركات الصناعية ثلاثة أنواع من المخزون: المواد الخام، والمنتجات في طور الإنتاج، والمنتجات النهائية. كما تحتاج أنظمة كشوف المرتبات على تتبع ثلاثة أنواع على الأقل من الموظفين هم العمال المؤقتون (بالساعة)، والموظفين الإداريين (راتب ثابت)، ومندوبي المبيعات الذين يتقاضون رواتبهم عن طريق العمولة.

إيجابيات وسلبيات الأنظمة المحاسبية

يشكل النظام المحاسبي الفعال عماد المشروع التجاري الناجح بناءً على الإيجابيات الكثيرة التي يحققها، ومنها:

• يوفر رؤية أفضل للبيانات المالية، ومعالجتها.
• بالإضافة إلى أنه يحسن من إدارة التدفقات النقدية، ومعالجتها.
• كما يوفر الكثير من الوقت، والجهد.
• ويقلل من الأخطاء سواء في الأخطاء البشرية، وحتى الأخطاء البرمجية.

إلا أن هذا النظام كغيره من الأنظمة المالية لا يخلو من السلبيات، ومنها:

• يواجه النظام المحاسبي بعض التحديات في إعداد التقارير المالية، ومعالجتها.
• بالإضافة إلى الحاجة إلى التغيير المستمر في البرامج المستخدمة لمنع الأخطاء، وخاصة البرمجية منها.

اقرأ أيضًا: ما هي مهام المسوق؟ مهام المسوق وواجباته في قسم التسويق Marketing Specialist.

محتويات الأنظمة المحاسبية

يعمل النظامُ المحاسبي عادةً على تغطية المجالات الرئيسية لأي مؤسسة، بما في ذلك شراء السلع والخدمات، ومبيعات السلع والخدمات، ومدفوعات الموظفين من رواتب، ومكافآت، وما إلى ذلك، بالإضافة إلى أجور التمويل مثل القروض، والفائدة على القروض. هذا، وتتضمن المكونات الرئيسية للأنظمة المحاسبية الحسابات الدائنة، والفواتير، والأصول الثابتة، والمخزون، وكشوف الرواتب والأجور، بالإضافة إلى حسابات القبض.

الأسئلة الشائعة