إنشاء بريد إلكتروني رسمي خاص للشركات والمؤسسات

إنشاء بريد إلكتروني رسمي خاص للشركات والمؤسسات: تهتم معظم الشركات والمؤسسات العريقة والناشئة أيضا بالحصول على بريد إلكتروني خاص بهدف التواصل مع الشركات والمؤسسات الأخرى. كما يعد البريد الإلكتروني الرسمي أفضل من البريد الإلكتروني المجاني من حيث الموثوقية والمصداقية. بينما تتجاهل الشركات رسائل البريد الإلكتروني المجاني لعدم رسميته وفقدانه للمصداقية؛ تأخذ الشركات رسائل البريد الإلكتروني الرسمي على محمل الجد. وبغية إبراز العلامة التجارية وتمييزها عن سواها ولكي تظهر أصلية، يجب إرسال الرسائل الرسمية بواسطة عنوان البريد الإلكتروني الخاص الذي يحوي مجال الشركة.

إنشاء بريد إلكتروني رسمي خاص للشركات والمؤسسات

يحتاج المستخدم عند إنشاء بريد إلكتروني رسمي لشركة ما، أو مؤسسة معينة، إلى اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد مضيف البريد الإلكتروني.
2. إتمام عملية الدفع.
3. الدخول إلى لوحة التحكم البريد الإلكتروني.
4. الاتصال بعميل الإيميل.
5. اختيار تنسيق ملائم لأسماء المستخدمين.
6. الارتباط ببرنامج تشغيل آلي.

تحديد مضيف البريد الإلكتروني الرسمي الخاص للشركات

تعتبر تحديد واستعمال مضيف البريد الإلكتروني (الدومين) الخطوة الأولى لإنشاء بريد إلكتروني رسمي خاص للشركات والمؤسسات، أي ما يدعى ( email hosting provider). حيث يؤمن الدومين للشركات الخوادم التي تحتاجها في تخزين وإدارة رسائل بريدها الالكتروني. ويتوجب على الشركات دفع رسوم تبلغ 10 دولارات شهرية، أو 120 دولارًا سنوية لقاء خدمات إستضافة الإيميل. وهنالك العديد من مزودي إستضافة الايميل مثل Bluehost على سبيل المثال. كما يوفر بعض مزودي الاستضافة عددًا محدودًا من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد إقتناء مجال وخطة إستضافة. ويتوجب الحصول على خطة إضافية للإيميل عند الحاجة للمزيد من رسائل البريد الالكتروني للموظفين. ويمكن أيضا استخدام Google Workspace لتأسيس عناوين بريد إلكتروني للأعمال بمجال خاص.

اقرأ أيضًا: تصميم موقع الكتروني 

إتمام عملية الدفع لإنشاء بريد إلكتروني رسمي خاص للشركات والمؤسسات

في الواقع، تأتي عملية الدفع بعد اختيار الدومين، حيث تظهر صفحة خاصة تتضمن استكمال بيانات العميل لإتمام عملية الدفع، وأما الخطوات هي:

1. كتابة البريد الإلكتروني.
2. تحديد رقم الجوال.
3. تحديد عنوان العميل.
4. كتابة اسم المستخدم لتسيير الفواتير والخدمات عبر لوحة التحكم.
5. وضع كلمة مرور قوية وإعادة تأكيدها.
6. اختيار طريقة الدفع المناسبة عبر البطاقة الائتمانية.
7. الضغط على إرسال الطلب من أجل استلام الفاتورة.
8. إدخال معلومات البطاقة الائتمانية وتأكيد كود الرسالة النصية.
9. الضغط على المتابعة لمنطقة العميل، وهكذا يمكن الوصول إلى لوحة التحكم لإنشاء البريد الإلكتروني الرسمي الخاص لشركتك.

الدخول إلى لوحة التحكم البريد الإلكتروني

في الحقيقة، يمكن الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بالإيميل الرسمي لشركتك عبر اتباع الخطوات التالية:

1. الدخول إلى بريدك الإلكتروني.
2. النقر على رسالة تأكيد الدفع ومعلومات الحساب الجديد.
3. الضغط على الرابط الخاص بلوحة التحكم والذي يحمل اسم موقعك.
4. إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور ضمن رسالة معلومات الحساب في لوحة التحكم.
5. الضغط على تسجيل الدخول.
6. النقر على حسابات البريد الإلكتروني، من ثم مربع إنشاء إيميل.
7. كتابة اسم البريد الإلكتروني.
8. ثم ضع كلمة مرور للبريد الإلكتروني.
9. اختيار مربع إنشاء البريد الإلكتروني.

الربط مع عميل البريد الإلكتروني الرسمي الخاص للشركات

في الخطوة الثالثة يمكن بعد تحضير رسائل الإيميل الرسمية مع موفر الإستضافة، إستعمال المجال الإختصاصي كعنوان للبريد الإلكتروني. فمثلًا، عوضًا عن إستعمال عنوان للإيميل بالترتيب التالي [email protected]، سيصبح على غرار [email protected]. بعد ذلك يتوجب ربط عناوين الإيميل الرسمي مع عميل البريد الإلكتروني نحو Gmail، أو Outlook. عندها يمكن تصفح وإرسال وإدارة رسائل البريد الإلكتروني. وبهذا يتمكن أي مستخدم من تسجيل الدخول وقراءة رسائل بريدهم الإلكتروني.

اقرأ أيضًا: اسم تجاري مبتكر 

إختيار تنسيق ملائم لأسماء المستخدمين للبريد الإلكتروني الرسمي للشركات

تأتي الخطوة الرابعة مباشرة بعد إختيار المضيف وإتمام عملية الدفع وتكوين إيميل رسمي، إذ يختار المستخدم تنسيقًا إحترافيًا لبريده الإلكتروني مثل: [email protected]، أو [email protected]. لا سيما إذا أراد المستخدم أن يعرف عملاء الشركة، أو العملاء الجدد أن هذا العنوان هو العنوان البريدي الخاص بشركته. كما يحصل كل الموظفين في الشركة على ذات الصيغة لبريدهم الإلكتروني لسهولة التواصل مع العملاء.

اقرأ أيضًا: مجالات التجارة الالكترونية

الإرتباط ببرنامج تشغيل آلي

تأتي الخطوة الخامسة والأخيرة ها هنا، حيث يحتاج المستخدم إلى ربط حسابات الإيميل الخصوصية بالعمل في حال استخدامه لنظام أساسي قائم على التشغيل الآلي بهدف التسويق وبعث رسائل إخبارية، أو رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات. ففي البداية يمكن إعداد بريد إلكتروني رسمي عبر الإعدادات العامة، أو من خلال قسم “إرسال البريد الإلكتروني”. ثم يدل نظام التشغيل الآلي الخاص بالمستخدم على طريقة الإتصال والتأكد من عناوين إيميلات الشركة. وبهذه الخطوة يسمح ربط بريد المستخدم الخاص ببرنامج التشغيل لرسائل الإيميل التسويقية أن تنتسب لعنوان الإيميل الرسمي.

اقرأ أيضًا: انشاء متجر الكتروني

ميزات عنوان البريد الإلكتروني الرسمي الخاص للشركات

في الواقع يعتبر عنوان البريد الالكتروني المخصص للمجال هامًا للشركات والمؤسسات، لأنه يخدمها بإظهار هويتها في الرسائل التي ترسلها لغيرها. وهنالك العديد من الميزات الأخرى لعناوين البريد الالكتروني الخاص نذكر منها:

• إظهار العلامة التجارية للشركة: حيث يمكن لأي عميل إيجاد الشركة من خلال البحث عن اسم مجالها وعبر النظر إلى بريدها الالكتروني.
• الموثوقية: يتصف عنوان البريد الإلكتروني الذي يحوي اسم الشركة بالرسمية والموثوقية أكثر من عناوين البريد الإلكتروني التي لا تحوي أي مجال للتخصص.
• توحيد العناوين: إمكانية توحيد عناوين البريد الالكتروني لموظفي الشركة مهما كبر عددهم وتكوين عناوين مجموعات منظمة للأدوار.
• ترويج اسم الشركة: الترويج لإسم الشركة من خلال عنوان بريدها الالكتروني الخاص من أسهل وأسرع طرق الترويج لها.

مجال البريد الكتروني الرسمي الخاص للشركات والمؤسسات

قد يتساءل البعض عن معنى مجال البريد الالكتروني، ويقصد به عنوان الويب الموجود بعد الرمز @ في عنوان البريد الإلكتروني. كما تمكن مجالات الإيميل المستخدم من إنشاء عنوان البريد الإلكتروني مستخدم اسم شركته، أو علامته التجارية. وأيضا يمكن شراء مجال البريد الإلكتروني، أو إمتلاكه بالمجان بعد تأسيس موقع ويب. وبسبب وجود أساليب عديدة لإقتناء مجال إيميل domain بالمجان للعمل، فمن أهم مجالات البريد الإلكتروني:

• Bluehost.
• HostGator.
• Dream Host.
• GoogleWorkspace.
• SuiteOffice 365.

اقرأ أيضًا: الربح من إعلانات AdMob

ميزات الإيميل الرسمي للشركات والمؤسسات

يستحسن استعمال الإيميل المدفوع للشركات لأن له ميزات أكثر بكثير من الإيميل المجاني. ونذكر مزاياه على الترتيب التالي:

• تستخدم كل المصارف والشركات والمؤسسات المهمة بريد الشركة الإلكتروني الرسمي إضافة لإيميلاتها المجانية.
• يشفر إيميل الشركة البيانات والعناوين الرسمية التي تحدد مصدر الرسائل المرسلة للشركة أثناء إرسالها، أو إستقبالها؛ مما يمنح المستخدم الأمان.
• كذلك، يمكن رفع أو تخفيض سعة التخزين لصندوق البريد أو أي بريد في حساب المستخدم.كما يمكن مسح او إيقاف أي بريد الكتروني في الوقت المرغوب عبر لوحة التحكم.
• كما يحسن البريد الالكتروني الرسمي الإتصالات عموما ويوفر الوقت والمجهود ويقلل الهفوات المحتملة أثناء التواصل عبر الهاتف أو البريد العادي.
• وأخيرا الحصول على أرشيف لكل المراسلات الحاصلة سابقا للعودة إليها وقتما يشاء.

وفي الختام، من الجيد أن يحتوي هذا المقال إجابات كافية للباحث عن ماهية البريد الالكتروني الرسمي للشركات والمؤسسات ومزاياه ومجالاته وفوائده وطريقة إنشائه.