طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة من الخطوات المهمة التي تعتبر ذات طريقة سهلة. كذلك الأمر نجد أن معرفة كتابة إيميل رسمي بشكل محترف ضروريًا للأفراد الذين يريدون التقديم لوظيفة ضمن شركة ما والذي بدوره يوضح مدى رغبة الشخص في العمل ضمن الشركة. كما يقدم الإيميل المكتوب بشكل واضح ومحترف انطباعًا جيدًا لدى أصحاب العمل والشركة. لذلك عزيزي القارئ إذا أردت أن تزيد معلوماتك حول طريقة كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة بالعربي، إضافة إلى كيفية جعل البريد الإلكتروني الخاص بك قويًا تابع معنا ضمن مقالنا التالي طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة عبر منصة تجارتي حتى النهاية.

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة على الشكل التالي:

1. عليك أن تبدأ بتحية احترافية.
2. بعد ذلك يجب عليك أن تشرح الهدف من الإيميل بوضوح.
3. ثم احرص على استخدام الكلمات والمفردات بشكل صحيح.
4. عليك أن تجعل الرسالة موجزة ومختصرة.
5. بعد ذلك عليك أن تختم رسالتك بشكل مهذب.
6. أخيرًا يجب عليك أن تراجع الأخطاء والقواعد الإملائية والنحوية.

اقرأ أيضًا: التسويق بالمحتوى للمبتدئين.

التحية الاحترافية لكتابة إيميل رسمي لشركة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة تبدأ بالتحية الاحترافية والتي يجب معرفة المعلومات التالية عنها:

• إذا كنت تخاطب شخصًا محددًا يجب أن تبدأ التحية بشكل رسمي باستخدام اللقب الخاص بعائلة هذا الشخص.
• بينما إذا كنت لا تعلم اسم الشخص الذي تريد أن تراسله وهذا ما يحدث أثناء التقديم لوظيفة ما عليك أن تعلم اسم المسؤول عن العمل أو الشخص الذي سوف يتلقى البريد الإلكتروني.
• كذلك الأمر إذا بحثت عن الاسم ولم تجده تتمكن من استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تخاطبه أو تتمكن من استخدام اسم الفريق أو الشركة.
• كما يجب عليك أن توجه رسالة شكر أثناء الرد على الإيميل الخاص بك والتي تجعل رسائلك ذات ودية واحتراف أكثر.

شرح الهدف من الإيميل بوضوح

لتنجح في معرفة طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة بشكل صحيح يجب عليك أن تحدد الهدف من هذا الإيميل بشكل واضح وذلك بسبب ما يلي:

• إذا كان الهدف من بريدك الإلكتروني واضحًا تتأكد الشركة أو الجهة التي ترسل إليها أنك جاد ومحترف للعمل.
• كذلك الأمر في العادة يتم قراءة الإيميلات خلال الاجتماعات لذلك يجب أن تكتب جمل قصيرة وواضحة.
• كما يجب أن تناقش هدفك وموضوعك الرئيسي بشكل مباشر.
• بينما إذا كان بريدك الإلكتروني يشمل معلومات تحتاج إلى إجراء من المستلم عليك أن توضح ذلك.

اقرأ أيضًا: التسويق.

استخدم الكلمات بشكل صحيح ضمن الإيميل

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة تتطلب استخدام الكلمات بشكل صحيح وذلك بسبب ما يلي:

• تحتاج كافة الصناعات والأعمال إلى استخدام الكلمات والمفردات المتخصصة المتنوعة والمختلفة.
• كذلك الأمر يعتبر الإيميل الخاص بالأشخاص الذين يتخصصون في مجال تكنولوجيا المعلومات مختلفًا عن إيميل الأفراد الذين يتخصصون ضمن مجال الطب لذلك يجب التركيز على المفردات الخاصة بالمجال الذي تتخصص ضمنه.
• كما يجب عليك أن تجد المفردات والعبارات الخاصة بمجالك واستخدامها بالشكل الصحيح والمناسب.

الرسالة الموجزة لكتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة

الرسالة الموجزة تعتبر طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة ضرورية وذلك نسبةً لما يلي:

• تم تصميم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لتقرأ بشكل سريع وأيضًا أثناء التنقل لذلك يجب أن تكون قصيرة وموجزة.
• كما يجب أن تكون العبارات الموجزة قصيرة ومفهومة وذات معنى واضح لإظهار مدى احترافك وخبرتك.
• علاوةً على ذلك تساهم الرسائل القصيرة في تقليل نسبة الأخطاء القواعدية والإملائية وخصوصًا للأشخاص الذين يتحدثون باللغة الإنجليزية.

اقرأ أيضًا: التصميم الجرافيكي.

ختم الإيميل بشكل مهذب

كذلك تعتبر خطوة ختام الإيميل من الطرق المهمة لكتابة إيميل رسمي لشركة. لذلك يجب عليك أن تنهي الرسالة بشكل محترف ومناسب مع الحرص على شكر الجهة التي ترسل إليها البريد الإلكتروني بطريقة مهذبة ومحترفة.

مراجعة الأخطاء والقواعد الإملائية والنحوية في الإيميل

آخر خطوة في طريقة كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة هي مراجعة الرسالة من حيث الأخطاء والقواعد الإملائية والنحوية والتي توضح احترافك وتؤدي لجعل بريدك الإلكتروني واضحًا وصحيحًا للجهة الرسمية التي تقرأه. لذلك عليك قراءة الإيميل بصوت مرتفع وأيضًا استخدام المعجم للمساعدة.

اقرأ أيضًا: شرح موقع كانفا.

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة بالعربي

لا تختلف طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة باللغة العربية عن طريقة كتابة البريد الإلكتروني لشركة باللغة الإنجليزية حيث يجب عليك أن تعلم النقاط التالية:

• يجب عليك أن تحدد وتوضح الهدف الرئيسي من البريد الإلكتروني ضمن أول فقرة من الرسالة.
• كما يجب أن تستمر ضمن موضوع الرسالة الرئيسي مع الحرص على عدم الابتعاد عنه.
• كذلك الأمر يجب عليك الحذر من استخدام اللغة العامية أثناء كتابة الإيميل.
• يجب عليك أن تستخدم العبارات القصيرة.
• علاوةً على أهمية خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية.

اقرأ أيضًا: التسجيل في موقع Remotive.

تنسيق كتابة البريد الإلكتروني الرسمي

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة ترتبط بالتنسيق الصحيح للرسالة والذي يكون على الشكل التالي:

• العنوان (Heading): يتم كتابة العنوان باللغة الإنجليزية ويجب أن يضم التاريخ وعنوان المرسل حيث يتم كتابة العنوان في أعلى الرسالة من الجهة اليسرى. كما يجب عدم كتابة الاسم أو رقم الهاتف ضمن العنوان.
• العنوان الداخلي (Inside Address): كذلك يكتب باللغة الإنجليزية ويضم عنوان المرسل إليه واسمه أو اللقب الخاص به. كما يكتب أسفل العنوان الرئيسي على بعد أربعة أسطر.
• التحية (Salutation): يتم كتابتها أسفل العنوان الداخلي بسطر واحد حيث يتم اعتماد التحية تبعًا لدرجة العلاقة والمعرفة بينك وبين الجهة المرسل إليها.
• هيكل الرسالة (Body): وهو الجزء الأهم ضمن الرسالة حيث يتم كتابة الهيكل بعد التحية بسطر واحد فارغ.
• الخاتمة والتوقيع (Closing and Signature): تكتب الخاتمة بعد الهيكل من خلال ترك سطر واحد فارغ حيث يتم كتابة عبارة مناسبة ومهذبة. ثم يتم ترك العديد من الأسطر الفارغة ويكتب التوقيع.

اقرأ أيضًا: الربح من بيجو لايف.

كيفية جعل البريد الإلكتروني الرسمي قوي

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة قوي وفعال على الشكل التالي:

• يجب أن يكون البريد الإلكتروني رسميًا يستخدم العبارات والكلمات الرسمية.
• كما يجب أن يضم البريد الإلكتروني المقدمة الواضحة والتواقيع لإثبات الرسمية.
• كذلك الأمر يجب أن تشمل الرسالة الرسمية على الفواصل والجمل القصيرة الواضحة والتي تتبع معايير الرسمية.
• في الواقع يتم تنسيق الرسائل الرسمية بشكل محدد.
• في الحقيقة يجب عليك العلم أن كافة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تمتلك بنية أساسية واحدة.

اقرأ أيضًا: ما هو السيرفر.

استنادًا لما سبق نستنتج أهمية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل واضح ومحترف لإثبات مدة خبرتك لدى الجهة التي ترغب في العمل معها. لذلك نتمنى أن يكون مقالنا طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة قدم لكم المعلومات المفيدة.