الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي كبير جدًا من حيث ضغط العمل ومسئولياته. على الرغم من أن طبيعة العمل تقريبًا واحدة. ونظرًا لأهمية الموضوع البالغة بالنسبة لفرص التوظيف في هذا المجال، خصصنا هذا المقال عبر منصة تجارتي لنشرح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي. كما سنبين أوجه التشابه في العمل بين المنصبين. كذلك سنعطي بعض النصائح الذهبية للراغبين بالترقية إلى منصب سكرتير تنفيذي. إضافةً إلى عرض رواتب العاملين في هذا المجال، بناءً على عدد سني الخبرة.
المحتويات
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
السكرتير والسكرتير التنفيذي هما من وظائف الأمانة والمساندة التنظيمية في الشركات والمؤسسات. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الاثنين. إليك بعض النقاط التي توضح الفروق بينهما:
السكرتير
- وظيفته الرئيسية هي تنظيم الجدول الزمني والمواعيد وإدارة المراسلات.
- يقدم الدعم الإداري العام مثل الإجابة على المكالمات الهاتفية وإعداد الوثائق والتقارير البسيطة.
- يدير ترتيبات السفر وحجز الفنادق وتنظيم الاجتماعات البسيطة.
- قد يكون لديه مسئولية إدارة المكتب وترتيب الأوراق والملفات والمستندات.
السكرتير التنفيذي
- يمتلك مهام سكرتير بالإضافة إلى مهام تنفيذية أكثر تعقيدًا.
- يعمل بشكل وثيق مع الإدارة العليا ويقدم الدعم في اتخاذ القرارات وتخطيط الاجتماعات وكتابة التقارير المتقدمة.
- يمكن أن يكون له دور في إدارة المشاريع والمتابعة الوثيقة لتنفيذ القرارات العليا.
- يمكنه التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية والحفاظ على سرية الشركة.
إقرأ أيضًا: ما هي الدول المؤهلة للربح من الفيس بوك
التشابه بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
على الرغم من وجود فرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي إلا أن هنالك العديد من أوجه التشابه في العمل بين المنصبين أبرزها:
- التشابه في بعض الواجبات: يشترك السكرتير والسكرتير التنفيذي في كثير من الواجبات الإدارية والكتابية مثل الإجابة على الاتصالات الهاتفية، وتنسيق التقارير وحفظها. كما يكون كلا الموظفين مسئولاً عن إدارة البريد الصادر والوارد، وتنسيق الجداول الزمنية.
- التشابه في التعليم: غالبية الموظفين في منصب السكرتير والسكرتير التنفيذي تكون لديهم درجة إجازة جامعية. لكن يمكن أن تطلب بعض الشركات الكبيرة شهادات علمية أعلى، ويمكن أن تكتفي بعض الشركات الصغيرة بشهادة دبلوم المرحلة الثانوية حسب مسئوليات الوظيفة.
- التشابه في المهارات اللينة: مثل تنظيم وإدارة الوقت، ابتكار الحلول، مهارات التواصل مع الآخرين.
إقرأ أيضًا: شرح معنى صندوق التحوط Hedge fund
مفهوم وظيفة السكرتير
السكرتير عبارة عن موظف مكتبي ضمن الطاقم الإداري للشركة، يساعد مديره التنفيذي عبر تنفيذ المهمات الموكلة إليه. مثل: الأعمال الكتابية والرد على الاتصالات الهاتفية، وتنسيق المستندات وحفظها، وتنظيم جدول الاجتماعات. إضافةً إلى استقبال الضيوف والتفاعل معهم.
اقرأ أيضًا المهن المطلوبة في السويد.
مفهوم وظيفة السكرتير التنفيذي
في الحقيقة يعتبر السكرتير التنفيذي مساعدًا إداريًا للمدير التنفيذي رفيع المستوى. حيث يساعده على إدارة كامل المهمات والأعمال اليومية في الشركة. كما ينسق مواعيد المدير التنفيذي لضمان حضوره جميع الاجتماعات الهامة، كذلك يتلقى الاتصالات الهاتفية والرسائل والأخبار والتطورات المهمة التي تخص مجال عمل الشركة. أيضًا يتحقق السكرتير التنفيذي من أن الموظفين الآخرين بما فيهم السكرتير يتابعون أعمالهم واتصالاتهم بشكل مناسب. إضافةً إلى بعض المهمات المشابهة لمهمات المساعد الشخصي مثل التحقق من أجندة المدير التنفيذي. وذلك لضمان حضوره جميع الأحداث الهامة داخل وخارج العمل. بالإضافة لما سبق يكتب السكرتير التنفيذي تقاريره حول أعمال ومشاريع الشركة، ونفقاتها وأرباحها ليقدمها للمدير التنفيذي.
إقرأ أيضًا: سلم رواتب العسكريين
نصائح للترقية من سكرتير إلى سكرتير تنفيذي
في الحقيقة يسعى كل سكرتير يريد أن يطور من ذاته ومهاراته ويحسن راتبه ومستواه الوظيفي للحصول على فرصة عمل أفضل كسكرتير تنفيذي. لكن ذلك يتطلب بذل الجهد والتعب. وهذه مجموعة من النصائح تساعد السكرتير على ذلك:
- تنمية وتمكين مهارات السكرتارية: أهمها المهارات الإدارية والمكتبة والكتابية، ومهارات التواصل مع الآخرين. كذلك مهارات إدارة واستثمار الوقت والتفكير النقدي والتحليل. أيضًا يجب أن يتمتع المدير التنفيذي باللباقة والتهذيب، المقترنين بالحزم للحفاظ على وقت المدير التنفيذي وزيادة إنتاجية المؤسسة.
- زيادة التحصيل العلمي: ذلك لأن أغلب الشركات الكبيرة تسعى لتوظيف سكرتير تنفيذي حاصل على مؤهل علمي ممتاز مثل الماجستير أو درجة الإجازة على الأقل. بالتالي تفيد الشهادة العلمية العالية في زيادة فرص القبول في الوظائف. كما تزيد من ثقافة الموظف وخبرته، وتدعم سيرته الذاتية لتكون جذابةً للشركات.
- إدارة المهام المعقدة: في الحقيقة تعتبر هذه أهم الفروقات بين السكرتير والسكرتير التنفيذي إذ يجب أن ينمي السكرتير مهاراته في حل المشاكل، والقدرة على العمل تحت الضغط، وإتقان العمل على البرامج الحاسوبية واستخدام المعدات المكتبية. وذلك لإنجاز المهمات والمسئوليات الملقاة على عاتقه على أكمل وجه. أيضًا يجب عليه أن يكون دبلوماسيًا بارعًا في التعامل مع الآخرين، وقادرًا على تقديم الحل السليم بسرعة وحنكة.
- رفع مستوى المسئولية: عند الانتقال من منصب السكرتير إلى منصب السكرتير التنفيذي، سوف تزداد المسئوليات بشكل كبير وبمستوى أعلى، لتصل إلى ميزانية المؤسسة وتصميم مواقع الويب والإشراف على المستويات الإدارية الأدنى.
- التعليم والتدريب المستمر: إضافةً إلى الشهادة العلمية يجب على السكرتير إغناء سيرته الذاتية بشهادات علمية وتدريبية من معاهد وجامعات ومنظمات أخرى. أيضًا يمكن تحصيل هذه الشهادات عن طريق الانترنت. وذلك لزيادة فرص القبول للعمل كسكرتير تنفيذي.
- تطوير المعرفة الخاصة بالصناعة: يجب زيادة المعرفة والاطلاع على جميع التفاصيل التي تخص مجال عمل الشركة. وذلك لتكوين فكرة شاملة عن المؤسسة وجميع المراحل الصناعية فيها. من أجل القدرة على اتخاذ القرار المناسب ورفع سوية الشركة.
إقرأ أيضًا: البضائع المعفاة من الجمارك في السعودية
راتب السكرتير التنفيذي حسب سنين الخبرة
في الواقع وكما في أي عمل كلما زادت خبرة الموظف ارتفع راتبه. وبعد أن شرحنا الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي، سنعرض مدى متوسط راتب السكرتير التنفيذي حسب سنوات الخبرة كما يلي:
- خبرة أقل من خمس سنوات: يتراوح راتب السكرتير التنفيذي بين 721 و43،629 دولار سنويًا.
- خبرة من 5 إلى 10 سنوات: يتراوح المرتب بين 25،202 إلى 48،828 دولار سنويًا.
- خبرة من 10 إلى 20 سنة: بين 41،326 و52،673 دولار سنويًا.
- خبرة أكثر من 20 سنة: يتراوح المرتب بين 27،357 و56،656 دولار سنويًا.
اقرأ أيضًا المهن المطلوبة في سلطنة عمان.
اتجاهات نمو وظائف السكرتارية
في الحقيقة وحسب الإحصائيات الأخيرة يتوقع أن تنخفض شواغر الوظائف للعمل كسكرتير تنفيذي بحوالي من %5 إلى 17% حتى العام 2026. وذلك بسبب اجتياح التكنولوجيا والعالم الرقمي للعالم، وتخفيف الاعتماد على العنصر البشري. لذلك يجب على كل شخص يعمل في هذا المجال زيادة خبراته ومهاراته وتنميتها، لزيادة الفرص في مقابلات العمل للحصول على وظيفة مرموقة.
إقرأ أيضًا: مهارات التجارة الإلكترونية الحديثة
في النهاية، نكون قد استعرضنا الفرق بين الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي، وبينا مفهوم كل مسمى وظيفي منهما. وكما هو الحال في أي عمل آخر التميز والاحتراف هما جناحا الموظف للحصول على وظيفة مرموقة وأجر عالي، خاصةً مع التطورات التقنية والتكنولوجية التي يشهدها العالم كل لحظة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي؟
السكرتير التنفيذي مهامه أكبر وأعقد من السكرتير.
ما هو دور السكرتير التنفيذي؟
تنظيم المواعيد والاتصالات وجدولة الاجتماعات وحضورها وإعداد وتسليم التقارير.
كيف تكون سكرتير تنفيذي ناجح؟
عليك أن تتمتع بمظهر لائق، شخصية قوية، دبلوماسي محنك، سرعة البديهة والذاكرة القوية.
