بوليصة الشحن: المعنى ، أنواع ، مثال ، والغرض

 بوليصة الشحن (بالإنكليزية bill of lading) واختصارًا BOL هي مستند قانوني، تُستخدم بين الشاحن والناقل الذي يحدد نوع، وكمية، ووجهة البضائع المنقولة. كما تُستخدم الفاتورة أيضًا كإيصال شحنة عندما يسلم الناقل البضائع في الوجهة المحددة مسبقًا. حيث يرافق هذا المستند البضائع المشحونة، دون مراعاة طريقة النقل. علاوة على ضرورة توقيع ممثل مفوض عن شركات النقل ،والشاحن، والمستقبل. بالإضافة إلى ذلك تشير بوليصة الشحن أيضًا إلى الناقل الذي تم من خلاله وضع البضائع للوصول إلى وجهتها والحالة المطلوبة لنقل الشحنة سواء في البر، أو البحر والجو. لذلك، وفي ضوء أهمية المعلومات السابقة سنقدم لك من خلال منصة تجارتي الإلكترونية معنى bill of lading، وأنواع بوالص الشحن، كبوليصة الشحن البحري، وأمثلة لفهمها، بالإضافة إلى الغرض منها.

اقرأ أيضًا: 10 افكار مشاريع الكترونية ناجحة على الانترنت سهلة ومريحة.

ما هي بوليصة الشحن

بوليصة الشحن (BL أو BoL) هي مستند قانوني صادر عن الناقل إلى الشاحن يوضح نوع وكمية ووجهة البضائع التي يتم نقلها. حيث يجب أن يرافق هذا المستند المنتجات المشحونة، بغض النظر عن شكل النقل، ويجب أن يتم توقيع مختلف أنواع بوالص الشحن من قبل ممثل مفوض من شركة النقل والشاحن والمستلم. لذلك إذا تمت إدارة بوليصة الشحن ومراجعتها بشكل صحيح، فيمكن أن تساعد في منع سرقة الأصول.

فهم بوالص الشحن

بوليصة الشحن هي عبارة عن وثيقة ملزمة قانونًا تزود ناقل البضائع والشاحن بمجمل التفاصيل اللازمة لمعالجة الشحنة بدقة. بالإضافة إلى أن لديها ثلاث وظائف رئيسية:

• إنها بمثابة إيصال للبضائع المشحونة إلى الشاحنين. لذا بمجرد قيام شركة النقل بإصدار بوليصة الشحن إلى الشاحن، فإنها تقر باستلام الشحنة، وأنها تخطط لنقلها إلى الوجهة المشار إليها في بوْليصة الشحن.
• وهي بمثابة عقد للنقل بين شركات النقل والشاحنين. حيث تعمل BOL كاتفاق بين هذين الطرفين لنقل بضائع الشاحن بواسطة الناقل.
• تعمل كوثيقة ملكية للبضائع للمرسل إليهم. كما تعمل BOL كدليل على مطالبة المرسل إليه بشحنة. نظرًا لأن شركات النقل تتعامل مع آلاف الشحنات المختلفة في أي وقت وفي نقاط مختلفة من سلسلة التوريد، فإن هذه الوظيفة تحميها من تسليم الشحنة الخطأ إلى الطرف الخطأ.

على سبيل المثال، تعتزم شركة لوجستية نقل البنزين عبر الشاحنات الثقيلة من مصنع في تكساس (الشاحن)، إلى محطة وقود في أريزونا (المستلم). حيث يوقع مندوب المصنع والسائق على بوليصة الشحن بعد تحميل الغاز على الشاحنة، وبمجرد أن يسلم الناقل الوقود إلى محطة الوقود في ولاية أريزونا، يطلب سائق الشاحنة أن يوقع كاتب المحطة أيضًا على المستند.

ماذا يوجد في بوليصة الشحن

تتضمن محتويات بوليصة الشحن ما يلي:

• الأسماء والعناوين: في هذا القسم، يجب ذكر الأسماء الكاملة وعناوين كل من الشاحن والمتلقي، بحيث يكون من السهل جدًا تحديد موقع المستند.
• أوامر الشراء أو الرقم المرجعي الخاص: تعتبر هذه الأرقام مهمة للأعمال من حيث الشحن الذي يجب تحريره للاستلام أو قبوله عند التسليم.
• تعليمات خاصة: بموجب هذا القسم، يتم حذف جميع التعليمات الخاصة بشركات النقل غير المخصصة لطلبات الخدمة الإضافية، مثل بوابة الرفع، أو إشعار التسليم.
• التاريخ: يجب ذكر تاريخ الاستلام، لأنه سيتم استخدامه كمرجع لتتبع الشحن عند تكوين فواتير الشحن.
• وصف العناصر: يجب على جميع الشاحنين ملاحظة عدد وحدات الشحن، والأبعاد، والوزن، ووصف المادة، وتركيبها.
• نوع التغليف: يجب ملاحظة العناصر، مثل: الكراتين، والصناديق، والمنصات، والبراميل التي يتم استخدامها عند الشحن.
• فئة الشحن NMFC: تؤثر فئات الشحن على تكلفة الشحنة. بشكل عام، يتم تقسيم شحنات الشحن إلى 18 فئة بناءً على الوزن، والأبعاد، والكثافة، وإمكانية التخزين، وسهولة المناولة، والقيمة، والمسؤولية.
• قسم النقل تسمية المواد الخطرة: يجب ذكر الشحنات الخطرة بوضوح، ويجب تطبيق القواعد والمتطلبات الخاصة أثناء الشحن.

لماذا بوليصة الشحن مهمة

تكمن أهمية بوليصة الشحن فيما يلي:

• تكمن أهمية BOL في حقيقة أنها وثيقة ملزمة قانونًا تزود الناقل والشاحن بجميع التفاصيل اللازمة لمعالجة الشحنة بدقة. وهذا يعني أنه يمكن استخدامه في التقاضي إذا دعت الحاجة إلى ذلك، وأن جميع الأطراف المعنية ستبذل جهدًا كبيرًا لضمان دقة الوثيقة.
• بشكل أساسي، تعمل بوليصة الشحن كدليل على الشحن بلا منازع.
• علاوة على ذلك، تسمح بوليصة الشحن بالفصل بين الواجبات التي تعد جزءًا حيويًا من هيكل الرقابة الداخلية للشركة لمنع السرقة.

اقرأ أيضًا: أساسيات التجارة الإلكترونية أهم أساسيات التجارة الإلكترونية E-Commerce.

ما هو الغرض من بوليصة الشحن

تعتبر مختلف أنواع بوالص الشحن بمثابة مستند نقل كدليل على عقد نقل البضائع. وتتمتع BOL بالصفات القانونية التالية:

• إنها بمثابة دليل على عقد النقل الذي يحتوي على الشروط والأحكام التي سيتم بموجبها تنفيذ بضائع النقل.
• تمثل إيصالًا يؤكد أن الناقل قد استلم الشحنة وفقًا للعقد، وأن البضائع تم استلامها في حالة جيدة.
• إنها وثيقة ملكية تسمح ببيع البضائع العابرة، وزيادة الائتمان المالي.

اقرأ أيضًا: أفضل مواقع التسويق بالعمولة في الكويت

كيف يتم نقل بوالص الشحن

يتم نقل مختلف أنواع بوالص الشحن عن طريق المصادقة، أو عن طريق النقل القانوني للملكية. حيث يجب على الناقل إصدار بوليصة شحن للشاحن توضح وصف البضائع التي يتم شحنها. كما يجب أن يكون المرسل إليه قد استلم أحد BoLs بحيث لا يمكن تسليم البضائع لمالك السفينة لاستلام البضائع عند وصولها إلى الميناء. غالبًا ما يُشار إلى المشتري باسم المرسل إليه، وغالبًا ما يُشار إلى المورد باسم الشاحن، حيث يكون الناقل عادةً شركة الشحن التي تسلم البضائع.

مثال عن بوليصة الشحن

افترض على سبيل المثال، أن XYZ Fine Dining تتلقى شحنات من اللحوم والأسماك الطازجة خمس مرات في الأسبوع. بالتالي سيكون تسلسل الأحداث كما يلي:

• يحدد مدير المطعم نوع اللحوم وكميتها والأسماك التي يحتاجها المطعم لطلبها.
• ثم يتم ملء أمر الشراء (PO).
• ثم يراجع مالك شركة XYZ كل أمر شراء والأحرف الأولى منه قبل إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى بائع المواد الغذائية.
• بعد ذلك يجمع البائع اللحوم والأسماك، ثم يوقع على بوليصة الشحن مع ممثل من شركة النقل الليلية.
• ثم يسلم الناقل الطعام إلى المطعم.
•  يقارن المدير المعلومات التي تتواجد في بوليصة الشحن بما تم طلبه في أمر الشراء.
• في حالة تطابق المعلومات، يتم إرسال أمر الشراء وبوليصة الشحن إلى المالك الذي بدوره يراجع المستندات، ثم يكتب شيكًا مستحقًا للدفع لبائع الطعام.

في هذا المثال، لا يُصدر المالك شيكًا للبائع دون مراجعة أمر الشراء وبوليصة الشحن. حيث تضمن هذه الخطوة أن XYZ تدفع فقط مقابل ما طلبته واستلمته. لكن في حالة عدم تطابق المستندين عند مقارنة مدير المطعم بينهما، سيسأل المدير البائع عن الاستثناء. يقوم موظف ثالث بتسوية كشف الحساب البنكي، وإجراء ودائع الشركة.

الفرق بين بوليصة الشحن والفاتورة

بوليصة الشحن هي الوثيقة القانونية المبرمة بين الشاحن وشركة النقل (الناقل)، والتي تحدد نوع البضائع وكميتها، والوجهة التي يتم نقلها، أما الفاتورة تتبع بيع البضائع بين المشتري والبائع. وفي الجدول التالي سنوضح الفرق بين بوليصة الشحن وفاتورة تجارية:

أنواع بوالص الشحن

تشمل أنواع بوالص الشحن ما يلي:

• بوليصة الشحن الداخلية.
• بوليصة الشحن البحري.
• بوليصة شحن قابلة للتداول.
• بوليصة شحن غير قابلة للتفاوض.
• بوليصة شحن مغلقة.
• بوليصة شحن نظيفة.
• بوليصة الشحن الموحدة.

بوليصة الشحن الداخلية

من أنواع بوالص الشحن، وغالبًا ما تكون بوليصة الشحن الداخلية، هي:

• أول وثيقة نقل يتم إصدارها لشحنة دولية، وتُستخدم لنقل البضائع عبر البر عبر السكك الحديدية، أو الطرق، أو الممرات المائية الداخلية، إلى النقطة التي يمكن للناقل الدولي للمصدر وضعها على متن سفينة.
• كما أنها العقد المبرم بين مالك البضاعة والناقل، يوضح بالتفصيل وصف البضاعة، وقيمتها، ومنشأها، ووجهتها، وشروط نقلها.
• كما أنه سيحدد السيارة المعينة التي سيتم نقل البضائع عليها، وكيفية دفع رسوم الشحن.
• تعمل بوليصة الشحن كإيصال لمالك البضاعة، وكذلك سند الناقل لأغراض النقل.
• نظرًا لأنها معنية بالنقل البري الداخلي، فلن يتم إرسال بوليصة الشحن الداخلية مباشرة إلى المشتري الأجنبي للبضائع بل إلى طرف ثالث.
• عادة ما يكون هذا هو الناقل الدولي للبضائع، ولكن الشحن إلى طرف ثالث آخر، مثل المستودع أو وكيل الشحن أو شركة التعبئة والتغليف، قبل أن يصل إلى الناقل الدولي ممكن.
• إذا تم إرساله إلى هذا الطرف الثالث، فسيحتاج هذا الطرف بدوره إلى إرساله إلى شركة النقل الدولية.
• إذا كانت بوليصة الشحن الداخلية غير قابلة للتفاوض، فلا يجوز تسليمها إلا إلى المرسل إليه المحدد، ولكن إذا كانت قابلة للتداول، فيجوز للناقل الحائز على بوليصة الشحن إعادة توجيه الشحنة.

اقرأ أيضًا: أفضل كتب التسويق أهم الكتب لتصبح محترف في مجال التسويق.

بوليصة الشحن البحري

من أنواع بوالص الشحن، حيث تُعد بوليصة الشحن البحري بمثابة عقد للنقل ووثيقة ملكية للبضائع المنقولة عن طريق الشحن البحري. إذ تحوي بوليصة الشحن البحري وصف البضائع وتعليمات التوجيه. وهناك فئتان من بوالص الشحن البحري التي تعكس شروط وأحكام بيع البضائع، وهما:

• بوليصة الشحن البحري المباشرة: يتم استخدام بوليصة الشحن البحري BOL المباشرة عند إرسال الشحنة مباشرةً إلى المرسل إليه المحدد وليس لأي طرف آخر. وعادةً ما يتم استخدام هذا النوع من الشحنة لفتح حساب أو نقد في المعاملات المسبقة. كما يمكن للمرسل إليه الاستيلاء على البضائع عند الوصول من خلال تقديم بوليصة الشحن الأصلية الموقعة إلى شركة النقل.
• بوليصة الشحن البحري المرسلة: “لأمر” أو “لأمر الشاحن” قابلة للتفاوض بمجرد أن يتم التصديق عليها من الخلف، من قبل الشاحن أو ممثله. وعادةً ما يتم إرسال بوليصة الشحن البحري الأصلية المعتمدة إلى البنك في بلد المشتري، ويتم الاحتفاظ بها حتى يتم استيفاء المعاملة بموجب تحصيل مستندات أو نقدًا، مقابل مستندات أو خطاب اعتماد، وبمجرد أن تصبح بوليصة الشحن البحري الأصلية المعتمدة والمستندات الأخرى المطلوبة في يد المشتري، يمكن للمشتري نقل بوليصة الشحن البحري.

بوليصة شحن قابلة للتبادل

نوع آخر من أنواع بوالص الشحن، هو BOL القابلة للتداول، أو NBL، وهي عقد نقل يمكن نقله واستخدامه من قبل طرف ثالث من خلال الشحنة. حيث إن الفرق الرئيسي هو أنه يمكن نقل NBL إلى طرف ثالث عبر الشحن. كما يتم استخدام بوليصة الشحن القابلة للتداول عندما يوقع المرسل إليه أو المشتري، ويصدق على المستندات، ويسلمها إلى المرسل إليه الجديد، أو الطرف الثالث. لذلك، ومن أجل تحويل بوليصة الشحن القابلة للتداول يجب ما يلي:

• يجب على المرسل توقيع الفاتورة وختمها.
• بعد ذلك، يجب على الناقل تسليم البضائع إلى وجهتها النهائية.
• ثم يجب كتابة سند شحن جديد قابل للتداول وإرساله إلى أمر المرسل إليه.

اقرأ أيضًا: أساسيات تحسين محركات البحث SEO سيو طريقة تصدر نتائج البحث.

بوليصة شحن مغلقة

بوليصة الشحن المغلقة هي نوع محدد من أنواع بوالص الشحن في شحن البضائع. حيث توضح بوليصة الشحن المشروط وجود نقص أو تلف في البضائع المسلمة. وكما شرحنا مسبقًا أن BOL هي وثيقة قانونية تتعقب الشحنة من البداية إلى النهاية. لذلك عندما يتم النص على بوليصة الشحن، فهذا يعني أن بوليصة الشحن القانونية لم تقدم.

ويجدر بالذكر أن من شأن بوليصة الشحن المنصوص عليها أن تشير إلى أن التسليم يتضمن نقصًا أو سلعًا تالفةً. حيث يمكن أن يؤدي سند الشحن المشروط إلى خسارة مالية للمصدر، وتقع على عاتق المصدر في المقام الأول مسئولية منع سند الشحن المشروط.

بوليصة الشحن النظيف

بوليصة الشحن النظيفة، هي نوع من أنواع بوالص الشحن في المحيط. حيث إنها مستند نقل يشير إلى أن البضائع المستلمة في السفينة بحالة جيدة وخالية من أي عيب. كما يفحص الناقل البضائع بدقة، ويتحقق من جودة التغليف، وكمية البضائع، والانحرافات الأخرى في الجودة قبل إصدار بوليصة الشحن هذه. غالبًا ما لا يقبل المشترون، أو المستوردون البضائع ذات بوليصة الشحن الشرطية / المتسخة / غير النظيفة، دعونا نفهم ما الذي يجعل بوليصة الشحن غير نظيفة.

ما الذي يجعل بوليصة الشحن غير نظيفة

يمكن أن يتحول سند الشحن النظيف إلى بوليصة شحن غير نظيفة إذا تمت كتابة بند أو رمز على بوليصة الشحن يشير إلى أن البضائع في حالة معيبة، أو أن العبوة معيبة. وإليك بعض الأمثلة فيما يلي:

• تسرب في الحاويات أثناء التحميل.
• ظهور بقع الصدأ في الغلاف الجوي.
• كانت المادة رطبة في وقت التحميل أو قبله.
• التعبئة والتغليف لا ترقى إلى مستوى العلامة الخاصة بالعبور البحري.

اقرأ أيضًا: ما هو الـ SERP؟ ما معنى SERP وكل ما تريد معرفته عن نتائج محرك البحث.

بوليصة الشحن الموحدة

من أنواع بوالص الشحن التي تشير إلى عقد أو اتفاق بين طرفين متفقين ينص على كيفية نقل الممتلكات أو البضائع . حيث إن المصدر والناقل هما طرفا العقد، وتتضمن بوليصة الشحن الموحدة ما يلي:

• معلومات الشحن.
• تفاصيل الشاحن.
• المغادرة.
• الوجهة.
• وقت النقل.
•  الجدول الزمني.
• شروط مسئولية الناقل.
• المعلومات الأساسية الأخرى.
• علاوة على ذلك، فإن الكيفية التي يمكن للمصدرين أو المالكين من خلالها تقديم مطالبة بشأن شحنة تالفة واردة في بوليصة الشحن الموحدة.

انواع الفواتير

تشمل انواع الفواتير المستخدمة في المعاملات البسيطة بين المشتري والبائع، أو مزود الخدمة ما يلي:

• الفاتورة الأولية.
• فاتورة المبيعات.
• الفاتورة المتأخرة.
• الفاتورة الموجدة.
• فاتورة التوكيل.
• الفواتير المؤقتة.
• فاتورة سجل الدوام.
• الفاتورة النهائية.
• الفاتورة التجارية.
• الفاتورة المتكررة.
• الفاتورة الرقمية.
• الفاتورة الإلكترونية.

الفاتورة الأولية

الفاتورة الأولية من انواع الفواتير، وهي فاتورة مقدرة يرسلها البائع إلى المشتري قبل تقديم أي سلع أو خدمات، كما توضح التكلفة المقدرة، وتاريخ التسليم، والتفاصيل الأخرى حول البضائع التي سيتم تسليمها، أو الخدمات التي سيتم إكمالها. وبعد فحص الفاتورة الأولية، يعطي المشتري الضوء الأخضر للبائع لبدء العمل على جانبه من التسليمات. حيث إن بعض الحقول المذكورة في الفاتورة الأولية هي العناصر المراد بيعها، وكميتها وسعرها، وتاريخ التسليم، وعنوان الشحن.

على سبيل المثال:

تلقت Zylker Bottles، وهي شركة لتصنيع الزجاجات، طلبًا لشراء 500 زجاجة بلاستيكية بقيمة 4000 دولار (سعر كل زجاجة 8 دولارات). حيث يمكنهم إعداد فاتورة أولية تحتوي على سعر كل زجاجة بلاستيكية، وأي خصومات أو ضرائب مطبقة، والسعر الإجمالي، وتاريخ التسليم المقدر، والمزيد. بالنظر إلى الفاتورة الأولية، ويمكن للمشتري أن يتفاوض أكثر أو يطلب من البائع البدء في تصنيع الزجاجات البلاستيكية.

اقرأ أيضًا: ما هو السوق المفتوح؟ تعريف ومفاهيم السوق المفتوح وأهم عمليات السوق المفتوحة.

فاتورة المبيعات

بعد شرحنا التفصيلي عن بوليصة الشحن، سنعلمك عن فاتورة المبيعات، وهير من انواع الفواتير التي نفكر فيها بشكل كلاسيكي عندما نسمع مصطلح “الفاتورة”. حيث يتم إرسال فاتورة مبيعات إلى المشتري لطلب الدفع مقابل منتج أو خدمة، والتي تحتوي على حقول، مثل:

•  معلومات البائع.
•  وعنوان المشتري.
•  وتاريخ التسليم.
•  وشروط الدفع.
• العناصر وأسعارها.
• السعر الإجمالي.
• تحتوي أيضًا على معلومات يمكن للمشتري استخدامها لإجراء عمليات الدفع، مثل: التفاصيل المصرفية، وروابط الدفع.
•  بمجرد إجراء الدفع، تعمل الفاتورة كسجل قانوني للمعاملة. لمعرفة المزيد حول هذا الأمر بالتفصيل،

على سبيل المثال:

بعد انتهاء Zylker Bottles من تصنيع 500 زجاجة بلاستيكية، يتعين عليهم تحصيل المدفوعات من المشتري قبل شحن البضائع. حيث يمكن أن ترسل Zylker Bottles فاتورة تحتوي على إجمالي الأموال المستحقة لها جنبًا إلى جنب مع التفاصيل المصرفية الخاصة بهم حتى يتمكن المشتري من إجراء الدفع.

فاتورة متأخرة

الفاتورة المتأخرة من انواع الفواتير، وهي فاتورة تجاوزت تاريخ استحقاقها. عند إرسال فاتورة، غالبًا ما يتم ذكر تاريخ استحقاق الدفع. لذا عندما يفشل المشتري في إتمام الدفع خلال هذا التاريخ المحدد، تصبح فاتورة المبيعات فاتورة متأخرة، ويصبح المشتري متخلفًا عن الدفع. ويمكن للبائع القيام بأي مما يلي:

• إرسال تنبيهات وإشعارات الدفع حول الرسوم المتأخرة.
• اتخذ الإجراءات القانونية.
• التنازل عن الفاتورة.

على سبيل المثال:

حددت Zylker Bottles شروط الدفع الخاصة بها لتكون 30 يومًا، ولكن مرت 5 أيام بعد تاريخ الاستحقاق ولم يقم المشتري بعد بالدفع. هنا تصبح الفاتورة العادية فاتورة متأخرة، ويمكن الآن لـ Zylker Bottles إرسال تذكير بالدفع إلى المشتري المتضمنة طلب إجراء الدفع في أسرع وقت ممكن، مع رسوم تأخير بنسبة 5٪.

الفاتورة الموحدة

من انواع الفواتير التي تجمع الفواتير الحالية تحت اسم العميل نفسه، وتجميعها في فاتورة واحدة بإجمالي كلي واحد. حيث يوفر هذا للمشتري الكثير من الوقت، حيث لا يتعين عليه دفع مقابل كل فاتورة على حدة.

على سبيل المثال:

إذا حصلت Zylker Bottles على طلب آخر لـ 200 زجاجة معدنية من نفس المشتري، فيمكنهم إرسال فاتورة موحدة بعد التصنيع تجمع العناصر في الفاتورة الأولى (500 زجاجة بلاستيكية)، والفاتورة الثانية (200 زجاجة معدنية) قبل إرسالها كـ فاتورة واحدة.

اقرأ أيضًا: دراسة جدوى مشروع كيفية عمل دراسة جدوى لمشروع بطريقة احترافية.

فاتورة التوكيل

من انواع الفواتير التي يتم فيها إرسال فاتورة التوكيل إلى المشتري لتحصيل المدفوعات المسبقة لمهمة سيتم تنفيذها في المستقبل القريب. حيث يتم دفع المبلغ المذكور في فاتورة التوكيل من قبل العميل للحجز والوصول إلى خدمات الشركة كما هو مطلوب في المستقبل. وهذا أمر شائع أيضًا عند تحصيل الدفعات المقدمة اللازمة لرأس المال، أو الخدمات اللوجستية، أو كحماية من الإلغاء.

على سبيل المثال:

يتم الوصول إلى Zylker Notaries من قبل عميل يبحث عن مساعدة قانونية، لكن العميل غير متأكد من المدة التي سيحتاجون فيها إلى وقت كتاب العدل، أو مقدار التكلفة التي سيتم تحصيلها منهم. يمكن لكتاب العدل في Zylker رفع فاتورة التجنيب لتحصيل وديعة مقدمة من العميل، بحيث في كل مرة يتشاور فيها العميل معهم، يمكن خصم مبلغ من الإيداع كرسوم.

الفواتير المؤقتة

الفواتير المؤقتة من انواع الفواتير، وهي عبارة عن فواتير جزئية تحتوي فقط على جزء من رسوم الفاتورة النهائية للمساعدة في تمويل المشروع وتغطية النفقات التشغيلية. حيث تُستخدم الفواتير المؤقتة أيضًا للمشاريع الأكبر والأكثر تكلفة؛ لأنه يمكن تقسيم المبلغ الإجمالي إلى فواتير أصغر لجعلها في متناول الجميع. كما يتم تحديد مبلغ الفاتورة المؤقتة حسب النسبة المئوية للعمل المنجز، أو بالمعالم التي تم تحقيقها خلال المشروع.

على سبيل المثال:

وافقت شركة Zylker Constructions على بناء مبنى من 20 طابقًا لأحد العملاء في غضون عامين. بعد الانتهاء من الأساس، وهو 1/4 من إجمالي العمل، ويمكن لشركة Zylker Constructions إرسال فاتورة مؤقتة تطلب دفع 25٪ من إجمالي مبلغ الفاتورة.

فاتورة سجل الدوام

من انواع الفواتير التي تُستخدم عندما تفرض الشركات رسومًا على العملاء بناءً على عدد ساعات عمل موظفيهم في المشروع. كما تنطبق فواتير سجل الدوام عمومًا على الخدمات، ويتم حسابها عن طريق تحديد رسوم كل موظف لكل ساعة ثم ضربها بإجمالي ساعات العمل في المشروع. وبعض العناصر التي تم تضمينها في فاتورة الجدول الزمني هي المهام التي تم العمل عليها، والرسوم بالساعة، وإجمالي ساعات العمل، وتاريخ بدء المشروع وانتهائه، والرسوم الإدارية.

على سبيل المثال:

تتقاضى Zylker Designs 25 دولارًا في الساعة لتصميمات مواقع الويب الخاصة بها. إذا استغرق تصميم موقع ويب لأحد العملاء 10 ساعات لإكماله، فإن التكلفة الإجمالية لهذا المشروع هي 250 دولارًا (25 * 10 دولارًا).

الفاتورة النهائية

الفاتورة النهائية من انواع الفواتير، وتدعى بالفاتورة الأخيرة المرسلة في نهاية المشروع، والتي تبرز المبلغ الإجمالي المستحق للمنتج أو مزود الخدمة. حيث يتم حساب هذا الإجمالي بخصم فاتورة التوكيل ومبالغ الفاتورة المؤقتة من إجمالي المبلغ المستحق. مثل: الفاتورة العادية، تحتوي الفاتورة النهائية على حقول كشروط الدفع، وتاريخ إنشاء الفاتورة، والأصناف، والإجمالي الفرعي، والخصومات (إجماليات الفاتورة المؤقتة والتوكيل)، وإجمالي الفاتورة.

على سبيل المثال:

يمكن لشركة Zylker Constructions، عند الانتهاء من المشروع الذي مدته سنتان والمذكور أعلاه والذي تبلغ قيمته 10000 دولار، خصم المدفوعات المستلمة عبر الفواتير المؤقتة (2500 دولار)، وإرسال الفاتورة النهائية إلى العميل للحصول على مبلغ 7500 دولار (10000 دولار -2500 دولار).

الفاتورة التجارية

الفاتورة التجارية من انواع الفواتير، وهي مستند تم إنشاؤه كدليل على معاملة دولية بين المشتري والبائع لأغراض قانونية. حيث يمكن استخدامه بشكل أساسي لحساب التعريفات، وتحديد الضرائب، والحصول على التخليص الجمركي لشحن البضائع داخل وخارج البلد.

اقرأ أيضًا: ما هو الحساب التجاري؟ شرح معنى الحساب التجاري وطريقة الحصول عليه.

الفاتورة المتكررة

الفاتورة المتكررة من انواع الفواتير وهي فاتورة يتم إرسالها بشكل متكرر للمنتجات أو الخدمات المقدمة بشكل متكرر. حيث يتم إرسال الفواتير المتكررة بشكل عام على أساس أسبوعي أو شهري أو سنوي، ويحتاج العميل إلى التأكد من دفع الفواتير في الوقت المحدد لمواصلة استخدام المنتج أو الخدمة. بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يتم فيها تطبيق الفواتير المتكررة، هي الصالات الرياضية، ومزودي خدمة الإنترنت، وخدمات بث الموسيقى، والفيديو، ومنتجات SaaS الأخرى.

الفواتير الرقمية

الفواتير الرقمية من أنواع الفواتير، وهي فواتير يتم إنشاؤها باستخدام البرامج. حيث يحتاج البائع ببساطة إلى إدخال معلومات مثل تفاصيل البائع، وأسماء العناصر، والكمية، والسعر، وإجمالي الأموال المستحقة، وسيقوم البرنامج بإنشاء فاتورة لهم. كما يمكن إنشاء الفواتير الرقمية وتخصيصها باستخدام معالجات النصوص، وأدوات جداول البيانات، والقوالب القابلة للتنزيل، ومولدات الفواتير عبر الإنترنت، وبرامج الفواتير المخصصة. بالإضافة إلى ذلك يمكن أتمتة عملية إنشاء الفواتير الرقمية، ولكن لا يمكن معالجة هذه الفواتير باستخدام أدوات الفواتير والمحاسبة الأخرى. بغض النظر، هو نوع الفاتورة الأكثر استخدامًا اليوم.

الفاتورة الإلكترونية

من انواع الفواتير وهي على عكس الفاتورة الرقمية، حيث تحتوي الفاتورة الإلكترونية على تنسيق منظم يتم إصداره واستلامه ومعالجته إلكترونيًا دون أي تدخل يدوي. كما تُعرف الفواتير الإلكترونية بإمكانية التشغيل البيني بين أنظمة الفوترة المختلفة. هذا يعني أن نظام محاسبة المشتري يمكنه قراءة وفهم الإيصالات والفواتير التي تم إنشاؤها بواسطة نظام فواتير البائع، وبالتالي أتمتة عمليات حسابات القبض والحسابات الدائنة من البداية إلى النهاية. نظرًا لأنه يمكن تقديم الضرائب باستخدام الفواتير الإلكترونية مباشرةً، فإنها تساعد في تقليل نطاق التهرب الضريبي، وقد بدأت الحكومات في فرض الفواتير الإلكترونية في العديد من البلدان.

طرق تحسين عملية الشحن الخاصة بك

مع توفر أدوات مثل تخطيط الحمل وتحسين المسار وإثبات التسليم الآن للشاحنين، لديك طرق أكثر فعالية لتحقيق هذا الهدف من مجرد الاعتماد على بوليصة الشحن الخاصة بك لإنجاز المهمة، وهي:

• استخدم تخطيط الحمل لزيادة سرعة التسليم: يمكن لأدوات تخطيط الحمل ما يلي:
  • تحسين الأحمال عبر أسطولك من خلال مراعاة عوامل مثل قيود الوزن والسعة لمركباتك.
  • كما يمكّنك تخطيط الحمل من توفير الوقت عندما تخطط لطرق التسليم، مما يحسن أيضًا دقة الشحن.
  • تتيح لك تحديد عوامل سعة السيارة التي ترغب في تخطيط أحمالك حولها.
  • كما يمكنك تحديد ما إذا كنت ترغب في تخطيط أحمالك بناءً على وزن الطلبات، أو عدد الطلبات، أو عدد المنصات، أو عدد الصناديق التي يمكن تحميلها على كل مركبة في أسطولك.
• تتبع أسطولك في الوقت الفعلي لمعالجة المشكلات بشكل استباقي: هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها تحسين دقة الشحن، وهي جعل أسطولك مرئيًا لك أثناء تسليم شحناته. يمكن لأدوات مثل وقت الوصول المقدر المباشر (ETA)، أن توضح لك أي من السائقين لديك يسلم الشحنات في الوقت المحدد، وأي من السائقين قد يتأخر. إذا كان السائق يفقد باستمرار الوقت المقدر للوصول بهامش كبير، يمكن للمرسلين لديك سؤالهم عما إذا كانت هناك أية مشكلات، أو أنهم بحاجة إلى أي مساعدة. يمكّن Live ETA فريقك من معالجة مشكلات السائق بشكل استباقي، التي ربما اكتشفوها لاحقًا أو لم يكتشفوها على الإطلاق.
• استخدم مسارات التنقل لتوفير ملاحظات تصحيحية للسائقين: ليس من الممكن أن تكون استباقيًا دائمًا وتحل المشكلات في الميدان قبل أن تؤثر على عمليات التسليم الخاصة بك. حيث تتيح لك مسارات التنقل تقديم ملاحظات تصحيحية بعد اكتمال عمليات التسليم من خلال مقارنة الطرق المخططة مع المسارات الفعلية التي سلكها السائقون.

بوليصة الشحن الإلكترونية

أصبحت سندات الشحن الإلكترونية معترف بها في بعض الولايات القضائية على أنها معادلة وتؤدي دور سندات الشحن الورقية. ولكي يكون هذا ناجحًا، يجب أن تعكس eBL وظيفة BoL الورقي:

• تأكيد نقل البضائع إلى السفينة.
• دليل على عقد شحن البضائع.
• وثيقة ملكية لنقل الملكية بشكل قانوني.

أما بالنسبة لفوائد البوالص الإلكترونية، فهي كالتالي:

• انخفاض التكاليف الإدارية، من الورق والمشرف في إرسال BoL الورقية.
• سرعة وأمان أفضل عند نقل وتعديل eBLs.

على الرغم من الفوائد، إلا أن الأمر لا يخلو من بعض المشاكل، وهي:

• تتمثل الوظيفة الرئيسية لـ BoL في أنه “مستند ملكية”، ولا تقبل معظم الولايات القضائية كتب eBL كـ “مستند عناوين”، لذا لا يتم استخدامها في التأمين التقليدي أو الأدوات المالية.
• لا تزال قابلية التشغيل البيني المنخفضة تمثل مشكلة، نظرًا لانخفاض استيعاب أصحاب المصلحة والأطر القانونية، مما يعني أنهم لم يبنوا أنظمة لتسهيل eBLs.

الأسئلة الشائعة؟