ما هي المستندات المحاسبية؟ تعرف على المستندات المحاسبية وأهم أنواعها

ما هي المستندات المحاسبية؟ تعرف على المستندات المحاسبية وأهم أنواعها، إن الوظيفة الأساسية للمحاسبة تكمن في قدرتها على قياس كل الأحداث المالية المتعلقة بالمنشأة. والإفصاح عنها وتحليلها وإظهارها وتثبيتها من بدايتها حتى الوصول إلى القوائم المالية والحسابات الختامية، ويكون ذلك من خلال تسجيلها عبر مستندات. لذلك ومن خلال مقالتنا لهذا اليوم عبر منصة تجارتي سنبين كل التفاصيل التي تتعلق بمعرفة ما هي المستندات المحاسبية؟ تعرف على المستندات المحاسبية وأهم أنواعها.

فالمستندات المحاسبية تعتبر ضرورية في كل المنشآت الاقتصادية على اختلاف حجمها أو طبيعة عملها. إذ عند القيام بأي مراقبة، أو دعوى قضائية، أو في أي من الحالات الاضطرارية في الشركة تعمد الشركة للرجوع إلى المستندات المحاسبية والتدقيق في النتائج. وذلك لمعرفة سبب المشاكل، أو التأكد من صحة البيانات. لهذا عزيزي القارئ إذا أردت التعرف أكثر على ما هي المستندات المحاسبية؟ التعرف على المستندات المحاسبية وأهم أنواعها تابع معنا مقالتنا حتى النهاية.

اقرأ أيضًا: ما هي المحاسبة Accounting | تعريف معنى المحاسبة وشرح أنواعها وأهميتها

ما هي المستندات المحاسبية

المستندات المحاسبية (بالانكليزية accounting documents) وتعبر عن مجموعة من السجلات والتي يمكن من خلالها إظهار البيانات المالية الخاصة بالشركة. ومن أهم أمثلتها الميزانية العمومية، والتي تحتوي على كل السجلات والمعاملات النقدية إلى جانب الأصول والخصوم ودفتر الأستاذ وغيرها.

بالإضافة إلى ذلك فهي تضم على كل المعلومات التي تتعلق بالمعاملات التجارية. مثال ذلك الاسم، والمبلغ، والتاريخ، إلى جانب معلومات كثيرة أخرى تكون محددة سابقًا. حيث يوجد لكل من هذه المعاملات مستند خاص يسمى “بمستند المصدر” يجري تحديده من خلال رقم موجود في النظام المحاسبي.

حيث يمكن من خلال هذا المستند ترتيب السجلات والتعرف على أي مستند مفقود. وذلك لأنه عند العمل على إضافتها وإدخالها ضمن النظام يجري فهرستها كي يكون الوصول إليها بطريقة سهلة. إلى جانب أنها تساعد المدققين عند استخدامها فتكون بمثابة دليل لحدوث عملية الدفع.

أنواع المستندات المحاسبية الأساسية

من أهم أنواع المستندات المحاسبية  accounting documents التي تستخدم في المحاسبة ما يلي:

• الإيصال
• الفاتورة
• المذكرة النقدية
• الدفع من خلال القسيمة
• الشيكات
• إشعار التحويل
• قسائم الإيصال
• مذكرة الخصم
• مذكرة الائتمان
• إشعار التحويل
• كشف حساب
• اقتباسات لعروض أسعار الموردين
• مستندات الطلبات
• إشعارات استلام البضائع
• مذكرة المواد المستلمة
• مذكرة إرسال البضائع
• طلب المبيعات
• أوامر الشراء
• جدول دوام الموظفين
• مستندات التعبئة
• مستندات الإيداع البنكي

الإيصال من أنواع المستندات المحاسبية

تعتمد الشركات على الإيصال على اعتباره أحد المستندات المحاسبية. كما أنه دليل لقيام عملية الدفع عند الانتهاء من شراء الاحتياجات الأساسية. فهي بمثابة وثيقة تصدر عن البائع نتيجة لأخذه النقود من الطرف الآخر. وتكون النسخة الأصلية من الإيصال عبارة عن جزأين تكون النسخة الأولى مع الشخص الذي قام بالدفع. بينما النسخة الثانية فتكون مع البائع وتكون عبارة عن نسخة مكررة تحفظ لديه.

اقرأ أيضًا: تعريف التدقيق في المحاسبة ما هي أنواع التدقيق وفوائده وأهدافه

الفاتورة من أنواع المستندات المحاسبية

على الشركة تسجيل كل المبيعات، أو المشتريات الائتمانية ضمن هذا النوع من المستندات المحاسبية. فمثلًا عند قيام الشركة بشراء أي نوع من البضائع فإنها تحصل على فاتورة تتضمن كل أنواع المشتريات. كذلك سعر كل نوع منها، مع تحديد تاريخ يوم الشراء. ونفس الأمر يحدث في حال المبيعات. لكن لا بد من التنويه إلى أن الفاتورة تكون عبارة عن نسختين حيث يحتفظ المشتري بالنسخة الأصلية.

المذكرة النقدية من أنواع المستندات المحاسبية

تعتمد الشركات على مثل هذا النوع من مستندات المحاسبة باعتبارها أحد مستندات المصدر. حيث يجري من خلالها تسجيل مختلف عمليات البيع والشراء، فهي من أكثر أنواع المستندات التي تفضل الشركات التعامل بها. إذ تتضمن المذكرة النقدية تفاصيل لا تتضمنها المستندات الأخرى. ومن أهم التفاصيل التي تتضمنها ما يلي:

• كمية المبيعات وعددها
• سعر كل نوع منها
• الخصم في حال حدوثه
• أيضًا الضريبة المحددة

الدفع من خلال القسيمة من أنواع المستندات المحاسبية

يعبر الدفع من خلال القسيمة على أحد المستندات التي تم التعامل من خلاله مع البنك من أجل إيداع المال ضمن حساب مصرفي، وتحتاج هذه العملية للقيام بما يلي:

• أضف المعلومات لنموذج مقدم من البنك.
• أدخل كل التفاصيل التي تتعلق بالمودع.
• ثم أضف التاريخ والمبلغ الذي قمت بإيداعه.
• قدمها للموظف الذي عليه بإضافة توقيعه للمعاملة، ثم التوقيع عليها بالختم الخاص بالبنك.

اقرأ أيضًا: تعريف الاهلاك | شرح معنى الإهلاك وانواعه ونسب الاهلاك وفق المعايير الدولية

الشيكات من أنواع المستندات المحاسبية

تعتبر الشيكات من أهم وأكثر أنواع المستندات التي تستخدم في البنوك والمعاملات المالية والمصرفية. ويمكن تعريف الشيك بأنه أمر غير مشروط مقدم إلى البنك ليجري من خلاله دفع المبلغ المحدد ضمنه إلى الشخص الذي قام بتقديمه. ففي حال كان الشيك مستحق الدفع يجري منحه لصاحبه، أما إذا كان غير مستحق فيعمل المصرف على تجاوزه.

إشعار التحويل من أنواع المستندات المحاسبية

تستخدم هذه الإشعارات لتحدد قيمة الدفعة الواجبة على المورد. كما يجري التحديد من خلالها إذا كانت فاتورة أم إشعار واجب أن يقص. كذلك يجب التأكد من طريقة الدفع، حيث إذا كان العميل يدفع عن طريق الشبك فيحب إرسال الإشعار إلى جانب الشيك أيضًا. وهنا يكمن الفرق بين إشعار التحويل والإيصال، حيث أن إشعار التحويل يصدر عن العميل.

قسائم الإيصال من أنواع المستندات المحاسبية

وهي من أنواع المستندات التي تسجل في ضمن الدفاتر المالية، يكون إعدادها عن طريق مستندات المصدر. كما تحدد على اعتبار مدين ودائن، ولها نوعان رئيسيان هما:

• القسائم النقدية: وتتضمن الشيكات ومدفوعات الإيصال
• والقسائم غير النقدية: منها مدينة ومنها دائنة.

مذكرة الخصم من أنواع المستندات المحاسبية

يجري استخدام مذكرة الخصم كأحد وثائق الإثبات. حيث عند إرسال هذه المذكرة إلى شركة ما، أو فرد يجري الخصم منها. إذ تعمل الشركة على سحب السندات المدينة مقابل ما يجري توقيعه منها ثم استرداد المبلغ المطلوب. ومن الأمثلة على ذلك، عند سحب إشعار خصم لأحد الموردين، فمن المتوقع بأن يعيد البضائع المخالفة. كما لا بد من الإشارة إلى أن مذكرة الخصم تستخدم عند وجود مدفوعات زائدة.

اقرأ أيضًا: ما هو زوهو Zoho | الدليل الشامل لاحتراف برنامج زوهو للشركات

مذكرة الائتمان من أنواع المستندات المحاسبية

تعتمد الشركة على الإشعار الدائن لتبين من خلال عملها قيامها بإضافة رصيد إلى أحد الأطراف. فعلى سبيل المثال، عند قيام الشركة بكتابة مستند للمشتري ولكي تتمكن الشركة من إثبات قيامها بإضافة المستند إلى الدفاتر الخاصة بها، تعمل على إعداد مذكرة ائتمان تبين من خلالها كل الإجراءات التي تمت، وكذلك كل التفاصيل الخاصة بالبضائع.

إشعار التحويل من أنواع المستندات المحاسبية

يجري استخدام إشعار التحويل لبيان كل الدفعات التي تم إرسالها إلى المورد بالتفصيل، سواء أكانت إشعار ائتمان، أو حتى فاتورة. أما في حال كان المشتري يتعامل بالشيك، فسيكون إرسال إشعار التحويل مرفقًا بالشيك. ويجب معرفة أن هناك فرق بين إشعار التحويل وإيصال الدفع، حيث أن إشعار التحويل يكون صادر عن العميل.

كشف حساب من أنواع المستندات المحاسبية

يكون كشف الحساب عبارة عن مستند يتم إرساله من المورد إلى العميل. ويبين من خلاله العميل كل المعاملات والحسابات التي قام بها العميل، والتي تتمثل بما يلي:

• أي إشعار ائتماني صادر
• كل الفواتير التي تمت
• مختلف المدفوعات التي استلمها العميل

اقتباسات لعروض أسعار الموردين

عند إعلان الشركة عن حاجتها لأي نوع من السلع، أو الخدمات، تتلقى من قبل الموردين مجموعة من العروض عن السلع التي تملكها مرفقة بأسعار هذه السلع. ليصيح لدى الشركة عدد متنوع من العروض عن الأسعار، وتعمل الشركة فيما بعد على اختيار أفضل عرض تم تقديمه. وبالتالي يحصل المورد الذي تم اختيار عرضه على أمر شراء، وبهذا عند العمل على تدقيق الحسابات يطلب وكلاء الضرائب في معظم الأحيان صورة عن جميع العروض المقدمة. لتثبتها ضمن قسم المحاسبة كوثائق مصدر.

مستندات الطلبات

إن مستندات الطلبات تكون مرسلة من الشركة إلى المورد وتكون عبارة عن وصف للمنتج أو الخدمة، إلا أنها لا تحتوي على السعر.  وذلك لأن المورد يكون لديه الرغبة في إرسال الطلبات، لكن قد لا يكون يملك قائمة بالأسعار الجديدة. وتكون هذه المستندات مهمة نتيجة الحاجة للمنتج، أو الخدمة المطلوبة.

إشعارات استلام البضائع

يعتبر إشعار استلام البضائع من أهم المستندات المحاسبية التي يتم طلبها في الأعمال والأنشطة التجارية. حيث عند وصول البضائع يجري العمل على توثيقها من خلال ملاحظات يجري تسجيلها ضمن المستودع، وتتضمن هذه الإشعارات على ما يلي:

• أسماء الموردين
• أسماء الأشخاص الذين استلموا الطلب
• كمية البضائع المستلمة
• التاريخ

اقرأ أيضًا: بوليصة الشحن: المعنى ، أنواع ، مثال ، والغرض

مذكرة المواد المستلمة

تعمل شركات التصنيع والتي تحصل على المواد من المورد إلى الاعتماد على تسجيل مذكرة المواد المستلمة. والتي يكون من خلالها متابعة المواد المستلمة؟، ويكون ذلك عن طريق تسجيل ما يلي:

• أسماء الموردين
• أسماء الأشخاص الذين استلموا الطلب
• كمية البضائع المستلمة
• التاريخ بالتفصيل
• مكان وجود المخزن بالتفصيل.

مذكرة إرسال البضائع

عند إرسال المورد البضائع وتسليمها للشركة، تكون مرفقة بمذكرة لإرسال البضائع. تبين كل التفاصيل التي تتعلق بالبضائع كذلك تظهر من قام بالتسليم ومن قام بالاستلام إلى جانب توقيع كلا الطرفين. وعند توقيع المستلم عليها فإن هذا يدل على قبوله البضائع، كما يستخدم هذا الإشعار في عمل نسخ احتياطية لتثبيت الفواتير.

طلب المبيعات من أنواع المستندات المحاسبية

تعتبر طلبات المبيعات أحد المستندات المحاسبية الهامة، والتي تكون عند حصول المورد على أمر شراء من قبل العميل. إذ يقوم على إصدار أمر للمبيعات الداخلية ليجري إرساله فيما بعد إلى فريق المبيعات للعمل على ترتيب البضائع لتسليمها. كما يمكن استخدام طلبات المبيعات للمساعدة في إدارة البضائع الموجودة ضمن المخزون.

أوامر الشراء من أنواع المستندات المحاسبية

يعتبر أمر الشراء أحد المستندات المحاسبية التي يصدرها المشتري ويرسلها إلى المورد لتحديد ما يحتاج إليه من منتجات أو خدمات. حيث يعبر المستند عن بيان تفصيلي للطلب الذي يحتاج إليه المشتري. كما يمكن للمشتري الذي يرغب بالشراء بتحديد طريقة إنفاق المال، وذلك من خلال استخدامه لطريقة سلسة وبسيطة عند إنشاء الطلب.

جدول دوام الموظف

يعتبر جدول دوام الموظفين من المستندات المهمة جدًا في أي عمل. إذ يظهر هذا النوع من المستند الوقت المحدد الذي يعمل من خلال كل موظف لدى الشركة. كما أن معظم الشركات تعتمد على السجلات التي تتضمن الوقت من خلال تنسيقه بطريقة جدولية. إلى جانب أهميته الكبيرة للموظفين، حيث يعتبر من الأسس التي تضمن حق الموظف في التعويضات.

مستندات التعبئة من أنواع المستندات المحاسبية

تتضمن مستندات التعبئة الكثير من التفاصيل الخاصة بالشحنة، والتي يمكن من خلالها أن يحصل قسم المحاسبة على عدد الأصناف ورقم الشحنة وكثير من المعلومات الأخرى. ومن أهم التفاصيل التي تتضمنها هذه المستندات ما يلي:

• الرقم الخاص بالاحتفاظ بالمخزون
• وزن العبوة
• أبعاد العبوة
• رقم الوحدة

وعند وصول الشحن إلى المكان المحدد يمكن بسهولة مقارنة البضائع المستلمة مع إيصال التعبئة.

اقرأ أيضًا: ما هو الحساب التجاري؟ شرح معنى الحساب التجاري وطريقة الحصول عليه

مستندات الإيداع البنكي

يعتبر مستند الإيداع البنكي من المستندات المحاسبية الهامة جدًا ضمن البنك لما تقدمه من سهولة وسرعة في العمل. وهي تكون عند عمل الفرد على إيداع المال في البنك، إما بشيك، أو بطريقة نقدية. حيث يعمل البنك على تسليمه قسيمة يجب عليه تعبئتها  من خلال إضافة معلومات متنوعة مثل:

• اسم الحساب
• رقم الحساب
• المبلغ المضاف
• طريقة إضافته (نقدًا أو بشيك)

وعند الانتهاء من ذلك يحصل المودع على إيصال.

مدة الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية

حتى الوقت الحالي لم يتم تحديد وقت معين يكون من خلاله تحديد مدة الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية. لكن كثير من الشركات تعتمد على إبقاء معظم المستندات المحاسبية لمدة 7 سنوات، أو أكثر من ذلك. وهي مدة تحدد فيما إذا كان هناك أي دعوى قضائية، أو أي نوع من المطالبات. بينما كثير من الشركات توصي بضرورة الاحتفاظ بالمستندات والبيانات المالية دائمًا.

طلبات مصلحة الضرائب الأمريكية إلى الشركات

طلبت مصلحة الضرائب الأمريكية من الشركات على الاحتفاظ بمختلف السجلات والمستندات المحاسبية وذلك لتحقيق ما يلي:

• إيجادها في حال وقوع أي دعوى في أي وقت.
• تقديم شرح مفصل لكل المعاملات التي تمت ضمن الشركة.
• معرفة الوضع المالي في أي وقت.
• يصبح بإمكان صاحب الشركة من معرفة أي حساب تم إنشاءه في أي وقت.

أهم ما تتضمنه مستندات المصدر للمحاسبة

من الضروري أن يتوافر في المستندات المحاسبية مجموعة من البنود اللازمة والتي تتمثل بما يلي:

• تاريخ المعاملة: حيث من خلاله يتم تحديد التاريخ بالتفصيل الذي حدثت فيه الصفقة، كما من الضروري الانتباه إلى تاريخ نقل الملكية الأساسي.
• المبلغ الكلي للمعاملة: والمقصود بالمبلغ الكلي كامل المبلغ الذي تم دفعه بدون أن يتضمن تكاليف المعاملة والأتعاب.
• وصف الصفقة: يظهر من خلال وصف الصفقة كل ما يتعلق بالصفقة من إجراءات تمت بين البائع والمشتري، من بداية الصفقة إلى نهايتها.
• توقيع تفويض واحد أو أكثر: يدل التوقيع على أن الصفقة مقبولة وتمت الموافقة على كل الشروط.

أهمية المستندات المحاسبية

تتعدد استخدامات المستندات المحاسبية إلى جانب الأهمية الكبيرة لها، حيث تتمثل أهميتها على الشكل التالي:

• التأكد من صحة المعاملات المالية التي تقوم بها الشركة.
• تستخدم عند حدوث أي مشكلة قانونية لإثبات العمليات التي تمت والتأكد منها.
• يستخدمها المدراء في كثير من الأحيان للتأكد ميزانية الشركة.

ما هي الدورة المستندية

تعرف الدورة المستندية على أنها العمليات التي تظهر حركة المستند ضمن الشركة للتعرف على دورة الأمور المالية. كما أنها أول مرحلة من مراحل الدورة المحاسبية المتعددة فهي بمثابة طريق يبدأ من التحرير منتهيًا بالتكاليف. وتبرز أهميتها الرئيسية في التأكد من صحة المستندات، كذلك إنشاء قيد محاسبية، ثم الترحيل إلى دفتر الأستاذ، بعد ذلك دفتر المراجعة والقوائم المالية مع ضرورة وجود قدر كافي من الدقة.

أنواع الدورة المستندية

للدورة المستندية ثلاثة أنواع تتمثل على الشكل التالي:

• الدورة المستندية للمخازن
• الدورة المستندية للمشتريات
• أيضًا الدورة المستندية للمبيعات

ما هي الدورة المحاسبية

إن الدورة المحاسبية عبارة عن مجموعة من الخطوات الهامة والضرورية التي تقوم بها أي شركة أو مؤسسة خلال الدورة المالية. وتكون الدورة المحاسبية بهدف تسجيل ومعرفة أي مبلغ مالي تم إنفاقه خلال السنة المالية، أو لمعرفة أي معاملة مالية ومعالجتها في حال لزم الأمر. وبذلك فالدورة المحاسبية تضم كل الحسابات التي يعمل من خلالها المحاسب، والتي تبدأ من القيد اليومي وتنتهي بالقائمة المالية. وبذلك فهي عبارة عن مجموعة من العمليات التي تتكامل فيما بينها للوصول في النهاية إلى البيانات التي تؤكد ربح المنشأة أو خسارتها.

ما هي مراحل الدورة المحاسبية

تتلخص الدورة المحاسبية في مجموعة من المراحل، والتي تتمثل على الشكل التالي:

• تحليل المعاملات المالية وإثباتها
• ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ
• إعداد ميزان المراجعة
• إعداد قيود التسوية ثم إثباتها
• إنشاء ميزان المراجعة النهائي
• إعداد القوائم المالية والتدفقات النقدية
• إغلاق الحسابات.

لقرأ أيضًا: ما هو تقرير أداء الإستراتيجية | مقاييس تقرير أداء الإستراتيجية

الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية

إن الدورة المحاسبية تتشابه في كل المنشآت، حتى لو كانت هذه المنشآت تختلف من حيث الحجم أو طريقة العمل. إذ تدل الدورة المحاسبية على كل المعاملات المالية ثم ترحيلها لتصل بعد ذلك إلى حسابات الدخل والميزانية العمومية.

بينما تعبر الدورة المستندية عن كافة أنواع المستندات والتي تم العمل عليها بهدف مراقبة جميع حسابات المنشأة. وبذلك تكون الدورة المستندية عبارة عن أحد الوسائل التي تعرض نتائج الدورة المحاسبية ومدى صحتها. إلى جانب أنها تمنع حدوث أي خلل قد يؤدي إلى تلاعب أو اختلاس لأموال الشركة، وبهذا فإن للدورة المستندية دور كبير داخل أي شركة.

كيف يمكن فحص ومراجعة المستندات

يمكن فحص المستندات ومراجعتها من خلال الخطوات التالية:

• فحص قيود التسوية قبل عملية الترحيل لميزان المراجعة
• البحث في القيود المقترحة وعرضها على المسئولين
• العمل على استكمال ميزان المراجعة
• مراجعة كل الكشوف التحليلية لمعرفة موافقتها مع مكان ظهورها
• تحضير أوراق عمل تؤمن البيانات التي لا تعرضها أوراق العمل السابقة
• البحث في الاقتراحات التي تتعلق بالرقابة المحاسبية
• العمل على مراجعة كل القوائم المالية إلى جانب المسؤول عن مراقبتها

الأسئلة الشائعة؟