ما هو زوهو Zoho | الدليل الشامل لاحتراف برنامج زوهو للشركات

ما هو زوهو Zoho | الدليل الشامل لاحتراف برنامج زوهو للشركات الذي يقدم مجموعة كبيرة من التطبيقات المتكاملة الهامّة لإدارة كافة أنواع الأعمال في الشركات، حيث يعد زوهُو أداة قوية تستخدمها الشركات لإدارة المبيعات، والتسويق، وعمليات دعم العملاء. ولكن هذا يتطلب تعلم خصائص زوهُو وقدراته من حيث الميزات، والقدرات، والتخصيص، والتكامل. ومن خلال هذا الدليل الشامل لاحتراف برنامجZoho ستتمكن من الحصول على كافة المعلومات المطلوبة لأتمتة العمليات التجارية، وتنظيم بيانات العملاء، وزيادة إيرادات المبيعات. مع العلم أن كل تلك الخدمات هي عبارة عن تطبيقات مؤتمتة مترابطة ببعضها البعض، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على الموظفين لإتاحة المجال لديهم للتفكير بنمو الشركة وتوسيع أعمالها. فما هو زوهُو ؟ وما هي تطبيقاته؟ هذا ما سنتعرف عليه في مقالنا عبر موقع تجارتي، كما سنتعرف على ميزات زوهُو بما يتعلق بنظام إدارة علاقات العملاء، وإدارة الأمور المالية وغيرها، فلنتابع سويةً.

ما هو زوهو Zoho

زوهو (Zoho) هي شركة تكنولوجيا هندية متعددة الجنسيات، تأسست عام 1996 من قبل “سيدها فيمبو” و”توني توماس”، وتختص في صناعة برامج الكمبيوتر، وأدوات الأعمال على الإنترنت. كما تمتلك العديد من مكاتب العمل الرئيسية في تشيناي، وتاميل نادو، والهند. أما المقر الرئيسي للشركة، فهو في ديل فالي – تكساس. كانت الشركة تعرف باسم “AdventNet Inc”، وكانت تقدم برنامج لإدارة الشبكة ثم توسعت أعمالها في اليابان عام 2001 وحولت تركيزها إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة. وتم إصدار zoho crm وzoho writer في عام 2005، وفي عام 2007 أصدرت الشركة العديد من البرامج المكتبية والإدارية وتطبيقات الفواتير والبريد. وفي عام 2008 وصلت الشركة إلى مليون مستخدم، وتم تغيير اسمها ليصبح Zoho Corporation. في عام 2023 وصلت الشركة إلى أكثر من 80 مليون مستخدم بعد إصدارها مجموعة متنوعة وشاملة مكونة من 50 تطبيقًا، أشهرها هو برنامج (ZOHO CRM)، الذي يعد برنامجًا لإدارة علاقات العملاء، والمبيعات، والتسويق، والإدارة المالية وغيرها ضمن منصة واحدة تهدف إلى تسهيل كامل عمليات إدارة فريق المبيعات. بدءًا من أتمتة إدخال البيانات، وصولًا إلى تتبع العملاء وجذبهم، وتحويل العملاء المحتملين إلى عملاء دائمين من خلال رسم العديد من النقاط لمساعدتك في ترتيب عملائك بشكل أفضل ومؤتمت، لإتاحة المجال للتركيز على الأمور الهامة لتعزيز إنتاج الشركة ونموها. اقرأ أيضًا: استراتيجية الخروج من العمل التعريف والأمثلة أفضل الأنواع.

شرح برنامج ZOHO CRM

يستخدم برنامج زوهو تقنيات الأتمتة لإدارة الصفقات، والأعمال، وجذب العملاء، واستبقائهم، بالإضافة إلى التسويق للأعمال بتقنيات حديثة وذكية. حيث يعمل زوهُو على تقسيم كافة مراحل العمل إلى خطوط وأنابيب بطريقة عرض بسيطة قابلة للتخصيص والتعديل اليدوي بناءً على التحليلات والخصائص والمهام للحسابات والأعمال. بالإضافة إلى ذلك، يتيح برنامج زوهو الاشتراك بإحدى الخطط المدفوعة للحصول على العديد من نماذج التسويق الذكي، وتحليل نتائجها وعرضها من خلال رسوم بيانية، وتقارير قابلة للتخصيص. فضلًا عن ميزات اكتشاف الأخطاء، وإدخال البيانات الصحيحة آليًا بناءً على أداة تصفية متقدمة.

مدى قابلية ZOHO CRM للتخصيص

يتيح برنامج زوهو إمكانية إنشاء جداول وسجلات مخصصة لجهات الاتصال الخاصة بالأعمال باستخدام إحدى الخطط القياسية المتوفرة من ZOHO CRM. فضلًا عن الوحدات النمطية التي تضم مجموعة من الفلاتر والنماذج التي تساعد في تخصيص ما تراه مناسبًا للشركة. كما يمكن فرز الصفقات بحسب المرحلة، أو المنطقة، أو العمر وغيرها من خلال تصميم واجهة مستخدم بسيطة. علاوةً على ذلك فإن أدوات الدمج الخارجية توفر تجربة مخصصة من خلال أدوات إضافية مثل (ZOOM MAILCHIMP) لنشر الوعي بالعلامة التجارية لدى العملاء وحثّهم على التواصل معك. كما يعتبر برنامج زوهو للشركات من البرامج سهلة الاستخدام، ويمكن لجميع رواد الأعمال المبتدئين تعلّم استخدام Zoho بسهولة من خلال التجربة. وعلى الرغم من وجود الكثير من الحقول والجداول التي يمكنك تخصيصها، إلا أن معظم تلك الحقول لن تحتاج إليها في البداية. بالإضافة إلى ذلك، من السهل إعداد مهام البريد الإلكتروني، وإرسال الرسائل الجماعية إلى عدة فئات من العملاء، بعد أن يتم تخصيص قائمة العملاء المحتملين والصفقات.

برنامج زوهو Zoho للشركات

إن شركات إدارة الأعمال هي جزء لا يتجزأ من أي اقتصاد، فهم يساعدون كل رائد الأعمال على فتح شركات جديدة. لذلك يعد Zoho أحد حلول الأعمال الرائدة ضمن باقة مكونة من 50 تطبيقًا مخصصًا لتلبية احتياجات العمل المختلفة في عدة مجالات، تشمل:

• إدارة التسويق:
  • حملات زوهُو.
  • Zoho سوشيال ميديا.
  • ثم Zoho تقنيات البيع.
  • Zoho مراقبة الأداء.
• إدارة العملاء.
• إدارة الصفقات المحتملة.
• كذلك إدارة تجديد الرخص.
• إدارة طلبات التأشيرات.
• ثم إدارة الحسابات.

إدارة التسويق في زوهو Zoho

يقدم Zoho العديد من الأدوات المتقدمة لإدارة جميع النشاطات التسويقية، وإدارة حملات البريد الإلكتروني، ومنشورات مواقع التواصل الاجتماعي، والحملات الإعلانية الذكية على مواقع الإنترنت وغيرها.

حملات زوهو Zoho

يتم استخدام حملات زوهُو في تقنيات التسويق عبر البريد الإلكتروني المتقدمة، وإدارة قوائم البريد الإلكتروني، وتقسيمها بناءً على اهتماماتك الشخصية. كما يدعم هذا الخيار أتمتة حملات البريد الإلكتروني بناءً على تصرف المستلم، كأن يقوم بفتح رابط البريد الإلكتروني وما إلى ذلك. أي أنه يتم تسجيل نقاط الأولوية بناءً على سلوك المستلم لتوفير الوقت أثناء إعداد قائمة البريد الإلكتروني، مما يحقق التكامل في حملات زوهو لجمع العملاء المتوقعين بواسطة موظفي المبيعات، وإضافتهم إلى قائمة البريد الإلكتروني بشكل تلقائي.

زوهو Zoho سوشيال ميديا

يجمع Zoho سوشيال ميديا جميع وسائل التواصل الاجتماعي في مكان واحد لمساعدة رواد الأعمال في ربط الحسابات الأساسية على فيسبوك، وإنستغرام، وتويتر، ولينكد إن، ويوتيوب. وذلك ضمن أداة واحدة لإدارة المنشورات، وتسهيل المناقشة بخصوص تلك المنشورات، وإنشاء التقارير، وعرض أدوات لوحة التحكم، وبيانات الأداء في مكان واحد.

زوهو Zoho لتقنيات البيع

يتيح زوهُو المجال لزوار الموقع إمكانية التواصل مع فريق دعم العملاء لديك، بحيث يمكن لهم الدردشة إما عن طريق تطبيق الويب، أو تطبيق الهاتف المحمول. كما يمكنك تعيين روبوتات للرد على المحادثات، وتتبع سلوك زيارات العملاء وتفضيلاتهم، وعمليات البحث الخاصة بهم داخل الموقع، مما يجعلك على دراية تامة بما يطلبه عملائك.

زوهو Zoho مراقبة الأداء

هي من أبرز الأدوات المفضلة للذين يعتمدون على موقع الإنترنت لجذب العملاء. حيث إنه يساعد على مراقبة أداء موقع الويب، وسلوك الزائرين باستخدام تقنيات متقدمة. على سبيل المثال، ميزة التسجيل التلقائي لزيارات الصفحة، وتحليل سلوك المستخدمين، والانبثاقات التلقائية للبطاقات، وتحليل الصفحات، واختبار A/B، وتصميم ما يشاهده الزوار بناءً على تلك التحليلات.

زوهو Zoho إدارة العملاء

إن جذب العملاء فقط لا يفيد أي شركة، حيث إن النجاح يكمن في كيفية إدارة هؤلاء العملاء المحتملين وتحويلهم إلى عملاء دائمين. وينظر زوهو إلى كل عميل محتمل على أنه إنسان، وبما أن كل إنسان مختلف عن الآخر، فإن التعامل يجب أن يكون مختلفًا وفق أفضل الطرق. لذلك يحتوي زوهو على ميزات متقدمة لجذب العملاء المحتملين، ومتابعتهم، وتأهيلهم، وتحويلهم إلى عملاء دائمين. كما يمكن لزوهو التعامل مع قائمة التحقق لكل منتج، وإدارة الوثائق أيضًا. على سبيل المثال، تختلف قائمة التحقق الخاصة بإعداد شركة في المنطقة الحرة عن إعداد الشركة في السوق التقليدي. يجعل Zoho جميع عمليات إدارة العملاء مثل المخططات وسير العمل والعمليات اليدوية، هي عمليات تلقائية مؤتمتة. أما تحليل العملاء المتقدم يجعل إدارة المستوى أكثر وعيًا للأهداف، وأكثر شموليةً في دراسة الإحصائيات والتقارير والقيادة الذكية، مثل:

• قيادة ذكية للمبيعات.
• كذلك قيادة حسب الحالة.
• قيادة حسب المصدر.
• قيادة حسب المنتج.
• قيادة هرمية مع تحول العملاء المحتملين إلى عملاء دائمين.
• ثم تتبع الطلبات وقوائم المراجعة.

علاوةً على ذلك يجذب زوهو العملاء من خلال العديد من الطرق، مثل:

• الاتصالات الهاتفية المدمجة مع العملاء.
• رسائل البريد الإلكتروني الجماعية.
• نشر الأعمال على تويتر ومتابعتها.
• نماذج الويب التي تساعد على تسجيل العملاء المحتملين من خلال النماذج القابلة للتخصيص.

زوهو Zoho إدارة الصفقات المحتملة

يتم إنشاء الصفقة المحتملة عندما يكون العميل المتوقع مؤهلًا للتحويل إلى عميل دائم، وتشمل هذه المرحلة:

• حساب التكاليف.
• تحضير الاقتباس.
• تتبع المراحل.
• اتخاذ قرار الموافقة أو الرفض.
• إدارة قائمة المراجعة.

كما يتم تحضير بعض التقارير في هذه المرحلة، وهي:

• تقرير الصفقات بحسب النطاق.
• تقرير الصفقات على مراحل.
• تقرير الصفقات مندوب المبيعات.
• كذلك تقرير الصفقات حسب الزمن بالأيام.
• تقرير الصفقات حسب النوع.

زوهو Zoho إدارة تجديد الرخص

باعتبار أن شركات تكوين العمال بشكل عام تكون مسئولة عن تجديد التراخيص الخاصة بالعملاء. فإن زوهُو يحتوي على تذكيرات تلقائية ومهمة لمواعيد التجديد، ويمكن إنشاء تقارير متقدمة عن أي عمليات تجديد.

إدارة طلبات التأشيرات

يتم إدارة تأشيرات المساهمين والموظفين من قبل زوهو ضمن قسم مخصص مع جميع الحقول التي يجب تعبئتها، بما في ذلك قائمة التحقق والصلاحية، والجنسية، والأوراق، والمستندات، ومعلوماتها.

إدارة الحسابات

إن Zoho يحتوي على قسم خاص بإدارة جميع وظائف المحاسبة، بما يشمل المجالات الرئيسية، وهي:

• الفواتير الأولية.
• الفواتير الضريبية.
• إيصالات الدفع.
• الفواتير والمصاريف.
• مدفوعات الاستيراد.
• إدارة الضرائب.
• جداول الحسابات.
• التقارير المالية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إضافة العديد من طرق الدفع لتحصيل الأموال من جميع العملاء. اقرأ أيضًا: كيفية عمل دراسة جدوى | أهم الخطوات لعمل دراسة جدوى لأي مشروع.

نظام إدارة علاقات العملاء في زوهو Zoho

هي أداة تؤدي تجمع جميع أنشطة المبيعات والتسويق، ودعم العملاء؛ لتبسيط العمليات، وتضمين السياسات والأشخاص في منصة واحدة. مما يحافظ على إنتاجية فريق المبيعات عن بعد. وذلك عن طريق توفير الأدوات اللازمة له للتعاون مع أقرانه، وإشراك العملاء بسهولة من خلال عدة أنواع من أنظمة إدارة العملاء، وهي:

• إدارة العملاء المحلية على السحابة: حيث يتطلب نظام إدارة علاقات العملاء المحلي عادةً من الشركة أن تقوم بإعداد الخوادم بالكامل، وتحمل نفقات الصيانة والترقية، بالإضافة إلى تكلفة ترخيص البرامج الفعلية.
• إدارة العملاء الخاص بمجالات معينة: التي توفر برامج إدارة مخصصة لمجالات محددة، مثل: العقارات، والرعاية الصحية، والتأمين، والخدمات المالية، ووكالات الإعلام.
• حلول شاملة لإدارة علاقات العملاء: تتكامل مع مجموعة كبيرة من الأعمال الشائعة لتوفير عرض شامل لعملائك. إن هذه الحلول غنية بالميزات وآمنة وسهلة الاستخدام، مما يسمح للشركات بالاستفادة منها بشكل فعال، واختبار التأثيرات الفورية على عمليات البيع.

ميزات نظام إدارة علاقات العملاء في زوهو Zoho

يتميز نظام إدارة علاقات العملاء في Zoho بما يلي:

• الحصول على إجابات الأسئلة الأساسية مثل، ما هو عدد العملاء لديك؟ وما هي نسب الربح والخسارة ضمن العام والعام السابق؟ وما إلى ذلك.
• ثم التحقق من إدخال بيانات غير صحيحة من خلال نظام التحقق من صحة البيانات مع إدخالها بشكل آلي.
• التواصل مع العملاء الحاليين والعملاء المحتملين.
• تخصيص جهود التسويق مثل إرسال العروض الترويجية، والرسائل الإخبارية، وغيرها لكل عميل على المستوى الشخصي.
• تمكين التعاون بين الفرق لتحقيق احتياجات العملاء بشكل متكامل.
• كذلك تقليل التكاليف.
• قوى عاملة متنقلة.
• ثقافة أعمال قائمة على البيانات.
• عمليات بيع غير معقدة.
• اتصالات سياقية.
• استراتيجية تشغيلية واضحة.
• أتمت كافة البيانات.
• توفير الوقت للبيع.
• تعاون أعضاء الفرق بدون جهد.
• تفاعل عملاء شامل.

اقرأ أيضًا: ما هو تقرير أداء الإستراتيجية | مقاييس تقرير أداء الإستراتيجية.

تطبيقات زوهو Zoho

يمتلك Zoho أكثر من 50 تطبيقًا من التطبيقات المختلفة في المهام، والأدوات، ومن أبرزها:

• Zoho People: هو تطبيق لإدارة الموارد البشرية، ويحتوي على أدوات، وخيارات لإدارة حسابات الخدمة الذاتية للمستخدمين، وملفات تعريف الموظفين بدون حسابات مستخدم. كما يوجد فيه خيار استيراد بيانات الموظفين بشكل جيد من أكسل، ويمكن ربطه مع زوهو بوكس للإدارة المالية، ومع Zoho بروجكتس.
• Zoho projects: هو تطبيق لإدارة المشاريع، والمهام، والعمليات مع واجهات عربية.
• Zoho books: هو تطبيق محاسبة لتصدير الفواتير، والأمور المالية، والضرائب، وأتمتة سير الأعمال.
• Zoho bigin: هو تطبيق لإدارة علاقات العملاء للشركات الصغيرة.
• Zoho expense: لرصد مصروفات رحلات الأعمال، ويحتوي على خطة مجانية.
• Zoho social: هو تطبيق للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي وتكرار النشر والجدولة.
• Zoho Campaigns: التسويق عبر البريد الإلكتروني.
• Zoho Forms: لإنشاء نماذج  جميلة وتشغيلية.
• Zoho Sign: لإنشاء التواقيع الرقمية .
• Zoho Survey: لإنشاء الاستطلاعات.
• Zoho Sites: لإنشاء المواقع الإلكترونية بالطريقة التي تفضلها.
• Zoho SalesIQ: هو عبارة عن أدوات التفاعل مع العملاء، والتواصل مع كل زائر للموقع.
• Zoho Backstage: هو برنامج إدارة الأحداث، والتخطيط، للمؤتمرات، واللقاءات، وعمليات إطلاق المنتجات وتنفيذها بفعالية.
• Zoho Bookings: هو تطبيق يقوم بمزامنة التقويمات، والسماح للعملاء بجدولة مواعيدهم بأنفسهم، والدفع مقابل المواعيد.
• Zoho Marketing Automation: هو برنامج أتمتة التسويق، وإدارة الأنشطة التسويقية لجذب العملاء.
• Zoho Thrive: هي عبارة عن أداة تسويق بالإحالة على منصات التجارة الإلكترونية، أو مواقع الويب الخاصة بك.
• Zoho Desk: برنامج خدمة العملاء المتعدد القنوات لإرضاء العملاء والحفاظ عليهم.
• Zoho Assist: برنامج الدعم عن بعد على مستوى المؤسسة.
• Zoho Lens: برنامج المساعدة بالواقع المعزز عن بعد.
• Zoho Inventory: تطبيق إدارة المخزون للشركات المتنامية.
• Zoho Subscriptions: برنامج فوترة اشتراكات العملاء للأعمال المتنامية.
• Zoho Invoice: هو برنامج فواتير مجاني للشركات الصغيرة.
• Zoho Checkout: برنامج تحصيل المدفوعات عبر الإنترنت.
• Zoho Mail: برنامج بريد إلكتروني خاص بالعمل للشركة.
• Zoho Meeting: برنامج الاجتماعات عبر الإنترنت.
• Zoho Contracts: برنامج إدارة العقود.

برنامج زوهو Zoho المجاني للشركات

إن الإصدار المجاني من زوهو Zoho يعني أنه لا يوجد أي تكاليف مخفية، حيث يمكن الوصول إلى كافة الميزات تقريبًا بدون فترة تجريبية، أو ترقية إلزامية. كما أنه لا يتطلب استخدام بطاقة ائتمان للتسجيل. يدعم الإصدار المجاني من زوهو ما يصل إلى 3 مستخدمين، ويوفر لهم ميزات هامة للشركة بما يشمل إدارة العملاء المحتملين، والصفقات، وإدارة جهات الاتصال، والأحداث، والتسويق المتعدد القنوات، وعمليات التكامل مع تطبيقات زوهو الأخرى. كما يتميز بما يلي:

• تخزين الملفات على السحابة مجانًا.
• كذلك تخزين ما يصل إلى 5000 سجل في كل الوحدات، ويمكن تعبئتها مجانًا، أو تصديرها مع جدول البيانات.
• اختيار الشكل الذي تظهر فيه البيانات بما يتناسب مع احتياجاتك.
• أتمتة عمليات البيع لزيادة الإنتاج.
• العثور على العملاء المحتملين.
• التسويق بأساليب ذكية.
• إدارة الحسابات.
• إدارة الصفقات.
• إدارة العملاء المحتملين وجهات الاتصال.

خطط الاشتراك في برنامج زوهو Zoho

يقدم زوهو Zoho العديد من الخطط وتختلف فيما بينها بالمميزات والخدمات، وهي كما يلي:

• الخطة المجانية: وهي مجانية لـ 3 مستخدمين ضمن الفوترة السنوية والشهرية مع الأدوات الرئيسية فقط.
• كذلك الخطة القياسية: بسعر 14 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ضمن الفوترة السنوية، و20 دولارًا لكل مستخدم ضمن الفوترة الشهرية.
• الخطة الاحترافية: بسعر 23 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ضمن الفاتورة السنوية، و35 دولارًا لكل مستخدم ضمن الفوترة الشهرية.
• خطة المؤسسات: بسعر 40 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ضمن الفوترة السنوية، و50 دولارًا لكل مستخدم ضمن الفوترة السنوية.
• الخطة المطلقة: بسعر 52 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ضمن الفوترة السنوية، و65 دولارًا لكل مستخدم ضمن الفوترة الشهرية.

سيتم فرض الضرائب المحلية (الضريبة على القيمة المضافة، وضريبة السلع والخدمات وغيرها) بالإضافة إلى الأسعار المذكورة أعلاه.

التسجيل في زوهو Zoho

يمكن التسجيل في زوهو Zoho عبر الخطوات التالية:

1. انتقل إلى رابط التسجيل التالي: accounts.zoho.com/register.
2. ثم أدخل المعلومات الشخصية:
   • الاسم الاول.
   • اسم العائلة.
   • كذلك أدخل عنوان البريد الالكتروني.
   • كلمة المرور.
   • البلد.
3. وافق على شروط الخدمة وسياسة الخصوصية.
4. ثم اضغط على تسجيل.
5. كما يمكنك استخدام التسجيل باستخدام حسابك في تطبيقات أُخرى مثل APPLE – FACEBOOK – TWITTER. أو البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف المحمول.

كيف استخدم زوهو Zoho

بعد التعرف على كل مايتعلق بميزات وخطط وأدوات زوهو. نأتي إلى القسم الأهم في مقالنا وهو احتراف زوهو. بدايةً يجب إعداد نظام زوهو وتخصيصه وفقًا لتفضيلاتك ومتطلبات الشركة، ودمج البيانات، ومهام سير العمل التي ستحتاج إليها للحصول على أقصى استفادة من جميع الميزات في زوهو. لذلك إليكم الدليل الشامل لاحتراف برنامج زوهو للشركات من خلال الخطوات التالية:

1. إنشاء حساب زوهو واختيار إحدى الخطط:
   • إعداد البيانات الشخصية للمسئول.
   • ثم إنشاء الإعدادات التنظيمية.
2. تخصيص نظام CRM:
   • الوحدات والحقول.
   • الخطوط والأنابيب.
   • القوالب.
   • ثم تخصيص الصفحة الرئيسية الخاصة بك.
3. دمج التطبيقات الخارجية:
   • دمج تطبيقات زوهو.
   • كذلك دمج تطبيقات الطرف الثالث.
4. استيراد البيانات وإضافتها.
5. تكوين مهام سير العمل الآلي.
6. ثم قم بدعوة المستخدمين.
7. استخدام ميزات زوهو CRM.

إنشاء حساب زوهو واختيار إحدى الخطط

يجب إنشاء حساب في زوهو وإدخال المعلومات الشخصية، وبعد إنشاء الحساب والتحقق منه من خلال رسالة البريد الإلكتروني، أو الهاتف المحمول، سيتم توجيهك إلى شاشة الترحيب للبدء بتجربة الإصدار المجاني الذي يستمر لمدة 15 يومًا بالنسبة لخطة المؤسسة، ويمكن الترقية إلى خطة مدفوعة، أو إلى الإصدار المجاني بشكل دائم؛ ولكن سيتوجب عليك تحديد عدد المستخدمين، وتسجيل المغادرة والدخول، وإجراء الدفع في حال اخترت الخطة المدفوعة.

إعداد البيانات الشخصية للمسئول

كونك المؤسس والمستخدم الأولي لزوهو فأنت مسئول النظام، وهذا الدور يجعل منك مدير الإعدادات لجميع المستخدمين الآخرين، مع إمكانية إضافتهم وإزالتهم، وتعيين حالة الأذونات الخاصة بهم. كما تكون المسئول عن تصميم الإعدادات التي تناسب احتياجاتك من “قائمة الأعداد”:

• اضغط على “عام”.
• انقر فوق “الإعدادات الشخصية”.
• اختر اللغة.
• حدد المنطقة الزمنية المناسبة للفريق.

إنشاء الإعدادات التنظيمية

بعد الانتهاء من إعداد المعلومات الشخصية، يجب إنشاء ملف التعريف الفعلي للشركة. ويتم ذلك من خلال الدخول إلى قائمة “الإعدادات”، والبحث عن تبويب “تفاصيل الشركة” ضمن العمود “عام”، وإدخال معلومات الشركة، والسنة المالية، وساعات العمل، والعملة القياسية.

تخصيص نظام CRM

يشير تخصيص النظام إلى إنشاء جميع الوحدات النمطية، والحقول، والقوالب، وخطوط الأنابيب، وطرق العرض التي ترغب بها في Zoho CRM. وهي من أهم الخطوات في تعلم كيفية استخدام زوهو، حيث يجب أن تبدأ بإنشاء تلك الوحدات، وتخصيص مكوناتها بناءً على عملياتك التجارية، وتفضيلاتك المختلفة، ويتم ذلك من خلال الدخول إلى تبويب “التخصيص” ضمن قائمة الإعداد.

الوحدات والحقول

يتم فرز جميع ميزات Zoho CRM، والبيانات المرتبطة بها في الوحدات النمطية، وهي ما يُمكّن المستخدمين من التعاون والاطلاع سويةً على الأنشطة والحالات التي تم إجراؤها على المبيعات، والحملات التسويقية، ودعم العملاء وما إلى ذلك. بطبيعة الحال يقدم Zoho وحدات نمطية معدة مسبقًا يمكن تعديلها بسهولة. على سبيل المثال، العملاء المحتملين، والحسابات، وجهات الاتصال. كما يمكن إنشاء ملفات جديدة من الصفر، بالإضافة إلى إمكانية تخصيص الوحدة عن طريق تحديد الوحدة المراد تعديلها، ثم الضغط على إشارة (+) لإضافة وحدة جديدة في الصفحة تخصيص الوحدات والحقول. تتضمن هذه العملية إضافة حقول البيانات للمعلومات التي تريد جمعها، مثل عناوين البريد الإلكتروني، وأرقام الهواتف، والعملات، والتواريخ وغيرها. كما يتضمن تحرير خصائص حقول البيانات من حيث كيفية جمع تلك المعلومات مثل استخدام تنسيقات من سطر واحد، أو مربعات الاختيار، أو خيارات حقول البيانات متعددة التحديد. علاوةً على ذلك، يمكن تحرير الأذونات لكل حقل من حقول البيانات متعددة التحديد فيما يتعلق بالمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى تلك البيانات. بعد الانتهاء من تخصيص الوحدات النمطية يجب تنظيمها بحسب طريقة العرض وترتيبه في علامة تبويب القائمة الأفقية العلوية. ومن خلال تخصيص الوحدة النمطية وصفحة تخصيص الحقول يمكن تخصيص عناصر عديدة أخرى مثل:

• تفاصيل السجل: وهي المعلومات ذات الصلة داخل سجلات الوحدة النمطية مثل، عروض الأسعار، أو المرفقات، أو المشاريع المرتبطة بالصفقات، أو الحسابات، أو العملاء المحتملين.
• طرق عرض الوحدة النمطية: وهي الطريق التي يتم بها تخطيط وتنظيم السجلات في الوحدات النمطية، مثل: عرض القائمة، أو عرض كانبان، أو طريق عرض اللوحة القماشية.
• تخطيط الصفحة: وكيف يتم عرضها مع صفحة سجل فردي مع الإعدادات الشرطية لإظهار حقول بيانات معينة، بناءً على المعلومات المدخلة في النظام.
• قواعد التحقق من الصحة: يتم تحدي قواعد الموافقة على المعلومات المضافة في حقل البيانات قبل حفظ السجل. على سبيل المثال، قد تطلب حدًا أدنى لحجم الصفقة ($)  في سجل واحدة الصفقات قبل حفظ السجل.
• الأزرار والروابط: وهي ربط حقول CRM الخاصة بك بروابط الويب الخارجية، أو عمل تطبيقات تابعة لجهات خارجية. على سبيل المثال، قد يكون لأحد العملاء المحتملين ملف شخصي على لينكد إن، أو تويتر مرتبط به.

الخطوط والأنابيب

إن إدارة المبيعات أو خطوط الأنابيب التشغيلية هي جزء أساسي من استخدام أي نظام لإدارة الأعمال CRM، وهي من الخطوات المهمة اللازمة لإكمال سير الصفقات أو إغلاقها. ويتم استخدامها لتتبع الحالة وإعداد التقارير فيما يتعلق بوحدة الصفقات الخاصة بك، ويمكن تخصيصها من صفحة الإعداد، ثم الدخول إلى تبويب التخصيص، ثم اختر خطوط الأنابيب، وبعد ذلك اختر إضافة خط أنابيب جديد. حدد اسم خط الأنابيب والتخطيط الذي تريده، ومراحل عملية البيع الخاصة بك، ثم يمكنك ترتيب الخطوات بعد إنشائها. ويمكن أيضًا تعيين احتمالات تحويلات المرحلة عند تشغيل توقعات المبيعات في وقت لاحق. وبعد الانتهاء من تخصيص كل ما ذُكر سيكون خط الأنابيب متاحًا لأي شخص لديه إذن لاستخدام وحدة صفقتك.

القوالب

يتيح برنامج زوهو إنشاء قوالب وحفظها في CRM لرسائل البريد الإلكتروني، وأوامر الشراء، والفواتير، وعروض الأسعار، ودمج جهات الاتصال بدلًا من البدء بعملية مملة لإعادة إنشاء مستند أو رسائل في كل مرة تطرح فيها عرضًا أو فرصة. ويمكن للمستخدمين توصيل المعلومات ذات الصلة بالفرصة أو العرض، وإعادة استخدام القالب بعد تعديل معلوماته الداخلية. يمكن تخصيص جميع أنواع القوالب من خلال الدخول إلى صفحة الإعداد، ثم الضغط على تخصيص، واختيار القوالب الجاهزة أو إنشاء قالب جديد.

تخصيص الصفحة الرئيسية الخاصة بك

ستكون الصفحة الرئيسية هي أول ما تراه عند فتح حساب زوهو الخاص بك، وهي عبارة عن لمحة سريعة عن أنشطة إدارة علاقات العملاء والمبيعات. ويمكن تصميم الصفحة الرئيسية من خلال الدخول إلى صفحة الإعداد، ثم اختر التخصيص، واضغط على تخصيص الصفحة الرئيسية. ويمكن أن يكون لديك العديد من الصفحات الرئيسية للتبديل بينها بناءً على المستخدم المحدد، والتي يمكن أن تكون من عدة أنواع مثل:

• العرض الكلاسيكي.
• الصفحة الرئيسية للمستخدم.
• صفحة عرض المدير.

كما أن هناك خيار إنشاء صفحة رئيسية مخصصة في حال كنت تفضل عرض أمور معينة في الشاشة الرئيسية. وذلك من خلال الدخول إلى صفحة الإعداد، ثم اختر صفحة رئيسية جديدة، بعد ذلك أضف المكونات التالية وحدد حجمها واسمها بحسب رغبتك:

• لوحة المعلومات.
• المهام.
• الوحدات.
• الصفقات.
• الأنشطة.
• العملاء المحتملين.

دمج التطبيقات الخارجية

يوفر برنامج زوهو خيار الدمج للمستخدمين مع تطبيقات الطرف الثالث المفضلة لديهم، بالإضافة إلى البرامج الأصلية الأُخرى. مما يمنحك القيام بوظائف إضافية، ويسمح لك بمزامنة البيانات بين التطبيقات حتى لا تضطر إلى إدخال المعلومات مرتين.

دمج تطبيقات زوهو

يمكنك دمج تطبيقات برنامج زوهو ببعضها البعض من خلال الدخول إلى قائمة الاعداد، ثم اختر السوق واضغط على zoho، ومن هنا يمكنك تحديد البرنامج الذي تريد إضافته، وانقر على البدء، واتبع التعليمات المطلوبة منك.

دمج تطبيقات الطرف الثالث

يمنحك الدمج مع برامج الجهات الخارجية المزيد من الوظائف والمزامنة مع التطبيقات التي لم يتم إنشاؤها بواسطة برنامج زوهو، مما يسمح للمستخدمين بالدمج والتكامل مع منتجات Google، وMicrosoft، ومواقع الويب، ومنصات التواصل الاجتماعي، وحتى CRMs الأُخرى، مثل (Hub Spot وSalesforce)، علمًا أنه يختلف كل تطبيق من حيث عملية الدمج. يمكن إجراء العديد من عمليات الدمج الخارجية من خلال صفحة الإعداد، ثم الدخول إلى تبويب السوق، واستعراض تطبيقات زوهو التي تريدها، واتبع الخطوات المطلوبة لدمجها مع التطبيقات الخارجية.

استيراد البيانات وإضافتها

بعد تصميم نظام crm وإتمام عملية الدمج، وتكامل التطبيقات مع جميع الوظائف الإضافية والإضافات والتطبيقات التي ترغب في إضافتها، يمكنك البدء في جعل crm الخاص بك فعالًا. وهذا يتطلب منك استيراد البيانات والمعلومات التي تريد إضافتها، والتي قد تكون مخزّنة مسبقًا في ملف خارجي. لسهولة إضافة البيانات من ملف جدول بيانات، أو نظام crm منفصل مثل (Salesforce أو HubSpot أو Insightly)، يمكنك الانتقال إلى صفحة الإعداد، ثم الدخول إلى إدارة البيانات، والنقر على زر استيراد، ثم تحديد موقع الملف، بعد ذلك حدد الملف الذي ترغب في استيراده واتبع التعليمات المطلوبة. وبعد إتمام هذه الخطوات سيتم إضافة جميع البيانات، والعملاء المحتملين، وجهات الاتصال، والصفقات، والأنشطة من الأنظمة الأخرى إلى زوهو. من المحتمل أن يكون برنامج زوهو هو أول crm لديك، وبذلك يتوجب عليك إضافة البيانات يدويًا لأول مرة من خلال النقر فوق علامة التبويب في الصفحة الرئيسية التي ستنقلك إلى كل وحدة لتخصيصها. على سبيل المثال، إذا كانت المعلومة التي تريد إضافتها هي جهة اتصال، فانقر على زر جهة اتصال جديدة في وحدة جهات الاتصال، وأدخل البيانات واضغط على حفظ. بعد إنشاء السجل يمكن البدء بالعديد من الوظائف المتقدمة، مثل دمجه مع سجلات أُخرى مثل الحالات، أو المنتجات، أو الطلبات، أو الصفقات. وسيتوجب عليك إنشاء سجلات جديدة باستمرار، حيث يتم إنشاء العملاء المحتملين أو العملاء السابقين وإنشاء الشراكات.

تكوين مهام سير العمل الآلي

تتيح لك أتمتة سير العمل تلقي الإعلامات، وإنشاء المهام، وتحديث حقول البيانات تلقائيًا عند حدوث أي تغييرات. على سبيل المثال، إذا كان أحد العملاء قد عبر عن اهتمامه بتلقي عروض أسعار، فيمكن تعيين قاعدة أتمتة تنشئ مهمة جديدة لمستخدم معين “إنشاء فاتورة وإرسالها”. يمكن تكوين قواعد سير العمل جميعها من خلال الدخول إلى صفحة الإعداد، ثم انقر فوق تبويب أتمتة، واختر قواعد سير العمل، وتحديد إنشاء قاعدة. ومن هنا يمكنك تحديد الوحدة النمطية من القائمة المنسدلة التي سيتم تطبيق سير العمل وفقها بعد منحها اسمًا ووصفًا. بعد ذلك يجب تعيين مشغلات الأتمتة وسيتم مطالبتك بإتمام بعض الخطوات وحفظ سير العمل. حيث يسمح زوهو بثلاثة أنواع من مشغلات القواعد التي ستؤدي إلى تنفيذ إجراء الأتمتة، وهم:

• إجراء السجل: عند إضافة سجل أو تحريره أو حذفه، أو تحدث أحد حقول البيانات.
• تاريخ قيمة الحقل: وذلك عندما يقع التاريخ لكل حقل بيانات في سجل معين.
• قيمة النتيجة: عند زيادة درجة سجل ما أو إنقاصها أو تحديثها، وتستخدم عادةً لتسجيل نقاط العميل المحتمل لتأهيله إلى عميل دائم.

يمكنك تعيين شروط سير العمل لمعالجة السيناريوهات التي تريد أو لا تريد النشاط فيها بشكل مؤتمت. على سبيل المثال، يمكنك تعيين قاعدة بأن يتم إنشاء مهمة لمدير المبيعات لمراجعة الاقتراح قبل إرساله حين ينتقل سجل الصفقة إلى مرحلة من مراحل خطوط الأنابيب. مع ذلك يجب تجنب إضاعة الوقت في الصفقات الصغيرة، حيث يمكنك تعيين شرط يؤدي فقط إلى تشغيل الأتمتة في حال كانت الصفقة بمبلغ معين، وبعد إكمال قواعد التشغيل سيسمح لك النظام بإضافة شرط واحد أو عدة شروط لكل قاعدة. أثناء تعيين القواعد والشروط حدد ما إذا كنت تريد إجراءً فوريًا أم مجدولًا، ويعني الخيار الفوري أن النظام سيتخذ إجراءً فور بدء التشغيل، بينما المجدول يعطي قدرًا معينًا من الوقت قبل حدوث الإجراء.

قم بدعوة المستخدمين

عند الانتهاء من تصميم نظام crm الأساسي ودمجه وتكوينه بحسب تفضيلاتك. يجب البدء بدعوة المستخدمين من خلال الدخول إلى صفحة الإعداد، والانتقال إلى تبويب المستخدمين والتحكم، ومن ثم فتح صفحة المستخدمين. بعد ذلك أدخل المعلومات التعريفية المطلوبة مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني، ثم حدد أدوار المستخدمين في الشركة، والملف الشخصي الذي سيحصلون عليه. يحدد الملف الشخصي حقوق الوصول الخاصة بهم، ويمكن أن يكون لديهم ملفات تعريف المسئول أو المستوى القياسي. حيث تمنح حقوق المسئول المستخدمين حق الوصول إلى جميع البيانات والوحدات النمطية. في حين أن الإصدار القياسي محدود الوصول، ويعتمد على معلمات الدور والأمان التي يحددها المسئولون. بعد إضافة المستخدمين سيتلقى كل مستخدم بريدًا إلكترونيًا لإكمال تسجيله والوصول إلى crm مثل مسؤول النظام. ويمكن تخصيص أجزاء من تجربة النظام الخاصة بهم من حيث التخطيطات وعروض الصفحة الرئيسية، فضلًا عن أنه يمكنهم البدء في استخدام الميزات والتعاون في المهام والصفقات وكافة الأعمال.

استخدام ميزات زوهو CRM

في الخطوة الأخيرة من احتراف برنامج زوهو، يجب أن تتعلم كيفية استخدام ميزات زوهو بشكل فعال. وقد أوصى العديد من الخبراء في التعرف ببطء على جميع الميزات الأساسية، مثل إدارة العملاء المحتملين، وتنظيم جهات الاتصال قبل تجربة أدوات الأتمتة المتقدمة والذكاء الاصطناعي (AL). بالإضافة إلى ذلك يجب عليك تعلم التعديل على المخططات حتى تشعر بالراحة مع واجهتك الرئيسية، وبعد ذلك يمكنك قراءة البرامج التعليمية التفصيلية والأدلة الإرشادية من زوهو لإتقان إدارة علاقات العملاء.

مميزات برنامج زوهو Zoho

يتميز برنامج زوهو بما يلي:

• القدرة على أتمتة وظائف المبيعات والتسويق والدعم التي قد تستغرق وقتًا طويلًا لإعدادها يدويًا. مما يمنح رواد الأعمال وقتًا للتركيز على جذب العملاء وتنمية الأعمال.
• الإدارة القيادية والحصول على العملاء المحتملين، وأتمتة نقاط العملاء المحتملين، وتحديد العملاء القابلين للتحول إلى دائمين، وتتبعهم من خلال معلومات الاتصال التفصيلية.
• إبرام المزيد من الصفقات في وقت قليل، وتتبع المراحل التي وصلت إلى جميع الصفقات لاغتنام كل فرصة في الوقت المثالي.
• إدارة الاتصال والحصول على إحصائيات عن العملاء في الوقت الحقيقي، والتواصل معهم عبر قنوات التواصل لبناء علاقات قوية معهم.
• ثم أتمتة سير العمل بسهولة مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على الموظفين وعلى الشركة بشكل عام.
• كذلك إمكانية تجربة جميع الميزات والخدمات مجانًا لأول مرة.
• تطبيقات سهلة الاستخدام وسهلة التخصيص.
• إمكانية الأعداد بشكل سريع.
• سهولة الوصول إلى كافة البرامج.
• حفظ أمن المعلومات.
• كذلك دعم الأجهزة المختلفة.
• تطبيقات مرنة جدًا.
• ثم فصل وتحليل العملاء.
• كما أنه يلبي كافة احتياجات الأعمال المتنامية.
• من السهل إنشاء منهجية للمبيعات.
• كما لا يوجد حدود لتطبيقات زوهُو.
• كذلك إدارة عملية وأتمتة قوية.
• سهولة التواصل مع العملاء.

اقرأ أيضًا: مراحل التجارة الإلكترونية؟ وكيف تفتح مشروع تجارة إلكترونية ناجح؟.

عيوب برنامج زوهو Zoho

من أبرز عيوب برنامج زوهو ما يلي:

• اشتكى بعض العملاء من عدم تكامل منتجات زوهُو دائمًا مع بعضها البعض.
• كما يجب الدفع مقابل كل أداة من أدوات Zoho بشكل منفصل.
• أسعار الأدوات في زوهُو مرتفعة الثمن مقارنةً بالبرامج المحاسبية الأخرى.
• كما أن دعم العملاء في زوهُو ضعيف.
• البرامج التعليمية ضعيفة وبحاجة إلى تحسين.
• يكون الدمج أحيانًا معقدًا وغير متسق تمامًا.
• بعض الأدوات ليست بنفس مستوى سمعتها من حيث الجودة.
• لا يضيف المساعد الذكي أي قيمة للأدوات.
• يحتاج إلى انترنت بشكل دائم.
• كذلك تسعير الاشتراك يكون بناءً على كل مستخدم.
• ضرورة البحث عن الوثائق والفيديوهات التعليمية لإنجاز بعض المهام.
• كما يتم وضع علامة على المواعيد تلقائيًا على أنها مغلقة عن الوصول إلى التاريخ المحدد.
• الخطوط كبيرة جدًا مما يقلل البيانات المعروضة على الشاشة.
• كذلك لا يوجد تتبع فردي للبريد الالكتروني.
• إدخال يدوي، ولا توجد أدوات ذكية لحفظ النماذج تلقائيًا.
• من الصعب شرح ما يحتاجه العملاء للدعم.
• خيار الدردشة الحية بطيء.

مع العلم أن تطبيقات زوهُو ليست ثابتة، وهي محدثة بشكل مستمر. مما يجعلها أفضل في كل وقت، وهو ما جعله يفوز بالعديد من الجوائز.

نصائح استخدام برنامج زوهو

يجب مراعاة بعض الأنشطة عند البدء برحلة استخدام برنامج زوهو، وهي:

• تحديث السجلات باستمرار وأثناء تقدمك في عملية المبيعات: حيث يجب العمل على نشر الحملات التسويقية، ودعم العملاء، والاحتفاظ بسجلات المعاملات وجهات الاتصال محدثة بشكل دائم، بالإضافة إلى المعلومات والمهام والأنشطة الحالية المحيطة بهذا السجل.
• توحيد استخدام الميزات: حيث يجب استخدام الميزات المضمنة والمتكاملة كجزء من الإجراء القياسي في عملك. وفي أي وقت يتم فيه إضافة ميزة جديدة أو مستخدم جديد يجب فرض تدريب شامل لإدارة علاقات العملاء للحفاظ على معدلات الاعتماد مرتفعة.
• دمج التطبيقات الجديدة: وفي كل مرة يتم فيها إضافة تطبيق تابع لجهة خارجية، إلى مجموعة موارد البيانات لديك، تأكد من دمجها حتى يتمكن المستخدمون من الاستفادة منها بشكل كامل.
• إعادة تكوين الأتمتة بشكل دائم حتى تشعر بأنها مكتملة: وحينها ستكون قادرًا على متابعة مهام سير العمل الحالية باستخدام المشغلات والشروط الإضافية حتى يتم تحسينها حين الحاجة.
• تقارير التقدم: واستخدام ميزات إعداد التقارير والتحليلات في Zoho، للبقاء على اطلاع دائم بكل ما يحدث في عملية المبيعات، وداخل النظام الأساسي.
• جرب الميزات الجديدة وتعرف عليها ببطء: حيث يعمل المطورون باستمرار على إنشاء إمكانات جديدة لوظائف CRM، وتحسين القدرات الحالية التي قد تكون مفيدة لفريق المبيعات الخاص بك.

التواصل مع شركة زوهو Zoho

يمكن التواصل مع زوهُو من خلال الطرق التالية:

• التواصل مع فريق المبيعات على البريد الإلكتروني [email protected].
• الاتصال على رقم الهاتف في الدول التالية:
  • الإمارات 80004444424 / 9646 / 97145748400+.
  • السعودية 8003011222 / 8008443100.
  • البحرين 97316501904+.
  • قطر 00800101137 / 3001 / 9646.
  • مصر 08000060336.
• العنوان في الإمارات:
  • دبي  Building 09 – Dubai Internet City P.O. Box 502629
• العنوان في السعودية:
  • ‎3940 Al Rawdhah – Ar Rawdah Dist – Rovan Tower – 3rd Floor, Unit No 305 Jeddah 23433 – 7518

الأسئلة الشائعة ؟