طرق تحسين بيئة العمل مهمة سواء كنت تعمل في مكتب أو إنك تعمل من المنزل. بدءًا من إضافة مساحات خضراء في مكان عملك إلى تغيير كرسي مكتبك. فجميعنا يعلم أنه كلما كان الموظفون أكثر سعادة، زاد نجاح الشركة، وبالتالي زادت الإنتاجية على المدى الطويل. وذلك أن الموظفين السعداء أكثر إبداعًا وابتكارًا وتفانيًا من نظرائهم غير الراضين. وحتى أن كلمة “شكرا” البسيطة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. فالشركات تحتاج إلى فهم موظفيها وما يعيقهم قبل أن يتمكنوا من الانطلاق لتحسين الإنتاجية. وبالتالي يمكننا جميعًا إيجاد طرق جديدة لنكون أكثر إنتاجية وكفاءة. ومن خلال هذا المقال سنتحدث عبر منصة تجارتي عن أفضل 7 طرق لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية، بالإضافة إلى توضيح كيفية خلق بيئة عَمل إيجابية وأهميتها، مع ذكر القواعد الذهبية لتَحسين بيئة العَمل، بالإضافة إلى طرح أفكار لتحسين بيئة العمل، مع الفوائد والنصائح المهمة في هذا المجال. وجميع ما ترغب معرفته حول هذا الصدد ستجده معنا في هذا المقال.
المحتويات
- 1 أفضل 7 طرق لتحسين بيئة العمل
- 2 التحكم بالبريد الإلكتروني لمضاعفة الإنتاجية في العمل
- 3 التخلص من القرارات غير الضرورية لمضاعفة الإنتاجية في العمل
- 4 كيفية خلق بيئة عمل إيجابية لمضاعفة الإنتاجية
- 5 لماذا تعتبر بيئة العمل الإيجابية مهمة
- 6 أفكار لتحسين بيئة العمل
- 7 القواعد الذهبية لمضاعفة الإنتاجية في العمل
- 8 الدعوة إلى مبادرات العافية لتحسين بيئة العمل
- 9 كيف تبدو بيئة المكتب السامة
- 10 فوائد العمل الجماعي لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية
- 11 نصائح مهمة لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية
أفضل 7 طرق لتحسين بيئة العمل
بادئ ذي بدء، يمكن ذكر أفضل 7 طُرق لتحسين بيئة العَمل وفق التالي:
- تقليل الاجتماعات أو دمجها.
- ثم تقسيم المهام إلى مراحل.
- تخصيص مسار كل يوم للعمل بتركيز عميق.
- إلقاء نظرة فاحصة على قائمة المهام الخاصة بك.
- ثم التعلم من الأخطاء لتَحسين بيئة العَمل.
- التنظيم والتنظيم والتنظيم.
- ثم التعامل مع الأشياء المهمة أولًا.
تقليل الاجتماعات أو دمجها
حيث تعتبر الاجتماعات اللص رقم واحد في العديد من الشركات. حيث صَنّف أكثر من 70٪ من كبار المديرين عبر مجموعة من الصناعات على أن الاجتماعات “غير منتجة وغير فعالة”. ويقول عدد مماثل أيضًا إن الاجتماعات تمنعهم من إكمال عملهم على الوجه الصحيح.
ولا مناص من القول، أن بعض الاجتماعات ضرورية بالطبع. ولكن إذا ألقيت نظرة على المحتوى والمشاركين، فقد تجد أنه يمكن دمج بعضًا منها. وإذا لم تتمكن من إلغاء الاجتماعات أو دمجها، فحاول على الأقل جدولتها بشكل متتالي أو في مجموعات.
تقسيم المهام إلى مراحل
ولاحظ أنه، عند العمل في مشروع كبير، فإن أفضل شيء يمكنك القيام به لضمان عدم تأخرك عن الجدول الزمني وأنك تؤدي عملك على مستوى عال، هو تقسيم مهامك إلى مراحل بسيطة، والتي يمكن تحقيقها بسهولة مع أطر زمنية مناسبة. وبهذه الطريقة، ستعرف بالضبط ما يجب القيام به، والتاريخ الذي يجب إكماله حتى يتم وضع المشروع العام بحلول الموعد النهائي المحدد.
تخصيص مسار كل يوم للعمل بتركيز عميق
وكذلك، خذ هذا الأمر على أنه يولد خطرًا على تعدد المهام. فمعظمنا لديه بعض المشاريع أو المهام التي تتطلب تركيزًا شديدًا. وعندما تتم مقاطعتنا أو تشتيت انتباهنا عن هذا التركيز، قد يستغرق الأمر من 20 إلى 30 دقيقة لاستعادته. مما يعني أن انقطاعين يمكن أن يضاعفا تقريبًا الوقت اللازم لإكمال مهمة تتطلب ساعة من التركيز العميق. وهذا يشير إلى أننا بحاجة إلى تخصيص كتلة من الوقت المتواصل للمشاريع أو المهام التي تتطلب تركيزًا عميقًا.
إلقاء نظرة فاحصة على قائمة المهام الخاصة بك
وحتى الأشخاص الأكثر تنظيمًا وكفاءة يمكن أن يجدوا أنفسهم ينشئون قوائم مهام غير واقعية. لذا، راجع قوائمك كثيرًا، ولا تتردد من التخلص من العناصر التي لا تستغل وقتك فيها بشكل جيد. فالمهام التي تحتاج إلى تنظيم فوضها حيثما أمكن، وكذلك تخلص دون تردد أو ندم من المهام غير الضرورية.
التعلم من الأخطاء لتحسين بيئة العمل
وبطبيعة الحال، يمكن أن ينحدر مسار خططنا الموضوعة بسرعة، وجميعنا نشعر بلسعة شيء ما لا يسير وفقًا للخطة. وبذلك إن ما يفصل الأشخاص الناجحين عن الآخرين هو القدرة على التعلم من الأخطاء والتي نأمل ألا تتكرر. وعندما نواجه الفشل، يمكننا التعلم والقيام بمحاولات أفضل في المرة القادمة. لذا، فكر في أهدافك. وحلل الاختلافات بين ما كنت تتوقعه وما حدث بالفعل. ثم استخدم هذه الاختلافات لجعل محاولتك التالية أكثر نجاحًا.
التنظيم والتنظيم والتنظيم
وعمومًا، من طُرق تحسين بيئة العَمل، التنظيم، حيث يساعد الهيكل التنظيمي للشركات في التالي:
- تنظيم مكتبك: وذلك أنه إذا لم تتمكن من العثور على ما تبحث عنه، فأنت تضيع الوقت.
- تنظيم جهاز الكمبيوتر الخاص بك: فجهاز الكومبيوتر يحتوي على سطح مكتب أيضًا، أليس كذلك؟ حيث يعد العثور على شيء محدد على الكمبيوتر النموذجي أكثر استهلاكًا للوقت من العثور على شيء ما على سطح مكتب فعلي.
- تنظيم بريدك الإلكتروني: والذي يمكنك تلخيصه في ثلاثة مجلدات تساعدك على العثور على ما تريده بسهولة.
التعامل مع الأشياء المهمة أولا
وفي نفس الصدد، جميعنا نريد أن نبدأ بالقيام بالأشياء التي نعتقد أنها الأكثر أهمية. كالقيام بالتحقق من هواتفنا على الفور، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، ومهام أخرى مثل هذه. لكن المقابل ركز على أهم الأشياء أولًا. وانتظر بضع ساعات لمعالجة صندوق الوارد الخاص بك أثناء استخدام طاقتك الصباحية في مهمات أكثر أهمية.
اقرأ أيضًا: مهارات القيادة
التحكم بالبريد الإلكتروني لمضاعفة الإنتاجية في العمل
وإذا وجدت نفسك تغرق في البريد الإلكتروني، فإليك بعض الأفكار التي يمكن أن تساعدك في الوصول إلى شاطئ النجاة:
- لا تفتح برنامج البريد الإلكتروني أكثر من مرتين في اليوم. وكذلك، ضع حدًّا زمنيًّا لكل جلسة والتزم به. قد يكون هذا هو التغيير الأكثر تحديًا الذي يجب إجراؤه.
- واسأل نفسك عمّا إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تتطلب ردًّا منك. فعندما تبدأ في التعامل مع البريد الإلكتروني بهذه الطريقة، ستجد أن معظمه لا يحتاج إلى ذلك.
- وأيضًا انظر إلى مكان ظهور عنوان بريدك الإلكتروني في قائمة المستلمين. إذا كنت قد خضعت ل CC’d، فمن غير المرجح أن يكون الرد منك ضروريًّا.
- وكذلك أرسل أي بريد إلكتروني لا يتطلب ردًّا إلى مجلد أرشيف مؤقت. ثم قم بتعيين مجلد الأرشيف لحذف المحتويات التي يزيد عمرها عن 30 يومًا.
- ولا تنسَ إنشاء مجلد أرشيف دائم للبريد الإلكتروني الذي قد تضطر إلى الرجوع إليه بعد أرشيفك لمدة 30 يومًا. لكن لا تنقل أي شيء إلى هذا المجلد من الممكن أن يتطلب استجابة.
التخلص من القرارات غير الضرورية لمضاعفة الإنتاجية في العمل
ولاحظ أن ألبرت أينشتاين كان يرتدي نفس الملابس تمامًا كل يوم. وعندما تم سؤاله حول سبب تشابه ملابسه وعدم تبديلها، أجاب أينشتاين إنها ألغت الوقت الذي يقرر فيه ما يرتديه كل صباح.
ويمكن توسيع نطاق ذلك المفهوم ليشمل العديد من القرارات التي يتعين علينا اتخاذها. لذا، اسأل نفسك عما إذا كان القرار الذي تأخذه مهمًّا، وإذا لم يكن كذلك، فلا تسهب في الحديث عنه. فإما أن تقوم بأتمتة ذلك، مثل بدلات أينشتاين، أو تجعله سريعًا دون الإفراط في التفكير. فحسم الأمور تمنعك من هدر الوقت في القرارات غير الضرورية.
كيفية خلق بيئة عمل إيجابية لمضاعفة الإنتاجية
ولخلق بيئة عمَل إيجابية لمضاعفة الإنتاجية في شركتك اتبع ما يلي:
- وظف أعضاء فريق إيجابيين، ولا تتردد من إقالة الأعضاء غير الفعّالين.
- ثم احرص على تحسين الإضاءة في مكان عملك.
- كذلك، اخلق جوًّا من الراحة في مكان العمل.
- واحرص على تحسين التواصل مع الموظفين.
- وأيضًا، اعمل على استضافة أحداث الشركة لتعزيز المشاركة.
- وأخيرًا، عبر عن امتنانك لفريقك.
لماذا تعتبر بيئة العمل الإيجابية مهمة
وتماشيًا مع ما تم ذكره، إن خلق بيئة عَمل إيجابية يحفز موظفيك ويساعد على إشراكهم وتحسين أدائهم، مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي، والاحتفاظ بالموظفين داخل مؤسستك. كما سيواجه موظفوك ضغوطًا أقل في مكان العمل، وسيكونون أكثر ميلًا لمشاركة الأفكار لنجاح شركتك ومساعدتها على النمو والازدهار.
وتأسيسًا على ذلك، يمكن لبيئة المكتب الصحية أن تعزز الإنتاجية، وتقلل من التغيب عن العمل. وفي صناعات محددة، تقلل بيئة العَمل الإيجابية من تعويضات العمال، ومن المطالبات الطبية.
اقرأ أيضًا: الفرق بين الوظيفة والعمل الحر
أفكار لتحسين بيئة العمل
ولإحداث تحول في الحالة المزاجية لموظفك ورفاهيته بشكل عام، ابدأ بهذه الأفكار لتحسين بيئة العمل:
-
- جلب ضوء الشمس: حيث أظهرت العديد من الدراسات أن الضوء الطبيعي في المساحات المكتبية يحسن رضا العمال وإنتاجيتهم. إذ يجب أن تفكر في وضع منصات العمل بالقرب من النوافذ، وإزالة الستائر الثقيلة أو الظلال، وإضافة بعض المرايا حول الغرفة لتعكس ضوء الشمس حول مساحة العمل الخاصة بك. وإذا لم تتمكن من جلب الضوء الطبيعي، فحاول إضافة بعض الإضاءة الساطعة بدلًا من ذلك.
- إزالة الفوضى: ومما لا شك فيه، أنه يمكن أن يكون للفوضى في الواقع تأثير سلبي على حالتنا العقلية. ولتجنب زيادة الضغط على الموظفين في المكتب، تأكد من أن مساحتك منظمة جيدًا وخالية من الفوضى.
- إضافة النباتات: وكذلك من أفكار تحسين بيئة العمل إضافة النباتات، حيث إن النباتات ليست جذابة بصريًّا فحسب، بل تساعد أيضًا في تنشيط الهواء وتقليل التوتر وزيادة الإنتاجية.
القواعد الذهبية لمضاعفة الإنتاجية في العمل
وبعد أن تحدثنا عن أفكار لتحسين بيئة العمل، نجد القواعد الذهبية لمضاعفة الإنتاجية في العمل تتمثل في التالي:
- تأكد من أن كل شخص موظف في الشركة لديه الأدوات التي يحتاجها.
- واكتشف ما هي مدمرات تحفيز الفريق وقم بإزالتها أو بالتخفيف منها.
- وكذلك قاوم إغراءات الإدارة التفصيلية.
- واعقد الاجتماعات الأساسية فقط.
- وأيضًا اتخذ الخطوات المهمة لتقليل عوامل التشتيت لدى موظفيك.
- وكذلك شجع وادعم موظفيك من خلال العناية بصحتهم.
وجدير بالذكر، أنه لن تحدث زيادة الإنتاجية بين عشية وضحاها. ولكن إذا اتخذت كل هذه الخطوات السابقة، فستبدأ في رؤية تغييرات تدريجية تضيف الكثير من الإنجازات. لذا، اعمل على دعم موظفيك، وسوف يردون لك عشرة أضعاف في الولاء والإنتاجية.
الدعوة إلى مبادرات العافية لتحسين بيئة العمل
وفي ما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بتشجيع العافية بصفتك صاحب عمل أو رئيس وفق التالي:
- تأكد من حصول موظفيك على تغطية تأمين صحي قوية.
- وكذلك، قدم برنامج مساعدة الموظفين، حيث يمكن لأي شخص يكافح الحصول على دعم سري.
- وأيضًا قدم خصومات على عضوية الصالة الرياضية، أو برامج اللياقة البدنية.
- وحاول أن تقدم وجبات خفيفة صحية مثل الفاكهة في غرفة الاستراحة.
- وكن شريكًا للمطاعم المحلية التي تقدم وجبات صحية، لتقديم خصومات لموظفيك.
- وكذلك، قدم مكاتب قابلة لضبط الارتفاع حتى يتمكن الموظفون من التبديل بين العمل وقوفًا وجلوسًا.
- وأيضًا تأكد من حصول الجميع على إجازة كافية، وأنهم قادرون على الانفصال تمامًا عن العمل.
كيف تبدو بيئة المكتب السامة
ومن زاوية أخرى تحتوي بيئة العَمل السامة على العديد من العلامات المنبهة وهي وفق التالي:
- عدم التواصل السليم بين الموظفين.
- والمديرون الذين ينقلون معلومات غير واضحة، أو غير صحيحة.
- وكذلك وجود توازن سلبي بين العمل والحياة بين أعضاء الفريق.
- والموظفون الذين يأخذون إجازات كثيرة جدًّا.
- وكذلك الموظفون والمديرون غير المحترمين.
- إضافة إلى العمل خلال فترات الاستراحة.
- وتجاهل اهتمامات الموظفين.
- وأيضًا تقاضي الموظفين رواتب منخفضة جدًّا.
فوائد العمل الجماعي لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية
وتكمن فوائد العمل الجماعي لتَحسين استراتيجية العمل ومضاعفة الإنتاجية في التالي:
- تعزيز الإبداع والتعلم.
- كما يساعد العمل الجماعي في توليد الأفكار.
- وكذلك يساعد في مشاركة عبء العمل.
- واكتساب منظور جديد.
- كما يجعل العمل الجماعي العمل أكثر متعة.
- وأيضًا يجعلك تلعب على نقاط قوتك.
- وكذلك يجلب العمل الجماعي أنواع مختلفة من الشخصيات.
- وأيضًا يوفر العمل الجماعي خدمة أفضل.
- بالإضافة إلى أنه يعزز الإنتاجية.
- ولا ننسَ أيضًا أنه يدعم أخلاقيات العمل القوية، وروح الفريق.
اقرأ أيضًا: أهم أسئلة مقابل عمل
نصائح مهمة لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية
كما يمكن ذكر بعض النصائح لتَحسين بيئة العَمل ومضاعفة الإنتاجية من خلال ما يلي:
- الاحتفال بالإنجازات: حيث إنه عندما تعترف بإنجازات موظفيك وتحتفل بها، فإنك تظهر لهم أنك تهتم بهم. فالموظف يحتاج إلى الشعور بالتقدير والتميز. كما وتفشل العديد من المنظمات في إدراك أن مجرد الإشارة إلى الأخطاء التي يرتكبها موظفيها وليس إنجازاتهم أمر محبط للغاية. فالاعتراف يعزز معنويات العمل، ويلهم الموظفون ليكونوا أكثر إنتاجية في مكان العمل.
- الاستماع إلى الموظفين ودعمهم: كما يحتاج الموظفون إلى الشعور بالاستماع إليهم، وأيضًا إلى معرفة أن شخصًا ما في مكان العمل موجود لفهمهم والاستماع إلى مخاوفهم، مما يظهر لهم أنك تهتم بهم. وهذا يعني أنه يمكنك تزويدهم بجميع الموارد والدعم الذي يحتاجونه للقيام بعملهم بشكل أكثر فعالية وبمستوى أدق.
- التعرف على الموظفين: وفي ذلك لا نقول إنك بحاجة إلى معرفة كل التفاصيل عن موظفيك، ولكن احرص على أخذ الوقت الكافي لمعرفتهم. لأن ذلك سيكون له تأثير إيجابي على الإنتاجية داخل مكان العمل. كما سيسمح التواصل الذي تم إجراؤه معهم باكتساب فهم أعمق لما يحفز موظفيك حقًّا، وكيف يمكنك خلق دافع أفضل على المستوى الشخصي.
- السماح بالعمل المرن: وأيضًا يتيح العمل المرن للموظفين العمل بطريقة تناسب احتياجاتهم. وبينما يستمتع بعض الموظفين بالعمل في المكتب، فقد تكون فرصة العمل من المنزل جذابة للبعض الآخر. كما يمكّن العمل المرن أيضًا الموظفين من العمل في الساعات المناسبة لهم، مما يعزز الإنتاجية.
- البدء بتنفيذ برنامج التوجيه: كما تم ربط برامج التوجيه داخل المنظمات بزيادة الأداء، وتحسين الرضا الوظيفي، وانخفاض معدل الدوران، وزيادة النجاح الوظيفي. لذلك، فهذه المزايا تؤدي بدورها إلى زيادة الإنتاجية داخل مكان العمل.
اقرأ أيضًا: الفرق بين الوظيفة والعمل الحر
الأسئلة الشائعة؟
يتطلب خلق بيئة عَمل يشعر فيها الموظفون بالسعادة والإنتاجية ما يلي:
- التواصل المتكرر والمفتوح.
- والاعتراف المنتظم بالإنجازات.
- والتعليقات البناءة.
مكان العمل الصحي، هو المكان الذي يتعاون فيه العمال والمديرون لتحسين صحة وسلامة ورفاهية جميع العمال باستمرار، ومن خلال القيام بذلك، الحفاظ على إنتاجية الأعمال.
يمكن ذكر 3 أنواع بيئة العمل في التالي:
- بيئة عَمل قائمة على فريق عمل ناجح.
- ثم وبيئة عَمل تركز على الفرد.
- وبيئة عَمل سريعة التطور.
أفضل الكلمات لوصف بيئة العَمل هي: المرح، والتحدي، والإشراك، والمكافآت، والتعاون، والدعم، والعمل المرن.
وفي الختام، وبعد أن ألقينا الضوء في مقالنا عن أفضل 7 طرق لتحسين بيئة العمل ومضاعفة الإنتاجية، وجميع ما تطرقنا إليه حول هذا الصدد، من فوائد ونصائح وقواعد وأفكار لتحسين بيئة العمل، نستخلص أن بيئة العَمل الإيجابية تبقي الموظفين متحمسين وسعداء بوظائفهم. وبغض النظر عن ميزانية شركتك، هناك الكثير من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحسين مكان عملك. وفي بعض الأحيان، حتى أصغر الإيماءات، مثل النباتات وضوء الشمس والوجبات الخفيفة، يمكن أن تقطع شوطًا طويلًا لإحداث تأثير على إنشاء مكان عمل يحبه الناس.