بناء فريق عمل هو عملية اتجهت إليها الشركات منذ منتصف القرن العشرين، واستمرت شعبية هذا المفهوم بالاتساع حتى يومنا هذا. إذ أكدت الاستطلاعات الحديثة أن نسبة ثلاثة وسبعين في المئة من موظفي الشركات يرغبون باستمرار الشركات التي يعملون بها في اتباع مفهوم فرق العمل والعمل الجماعي. في الواقع هذا التوجه يؤكد أن الأنشطة المرافقة لعملية إعداد وبناء فريق عمل ناجح، ترفع من الروح المعنوية للعاملين، وتساهم في تحسين التواصل بينهم. كما أنها أساس لخلق الأفكار الإبداعية. من هنا سنتحدث في مقالنا اليوم عبر منصة تجارتي عن كيفية إعداد وبناء فريق عمل ناجح. بالإضافة إلى الخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها عند إعداد وبناء فريق عمل ناجح واحترافي. من جهة أخرى سنتطرق للحديث عن استراتيجيات بناء وإعداد فريق عمل نَاجح، والإرشادات والطرق التي تساعدك على بناء فريق عمل مثالي تطمح إليه.
المحتويات
بناء فريق عمل
بناء فريق عمل (بالإنجليزية Team building): هو العملية التي تقوم على انتقاء مجموعة من الأشخاص للعمل مع بعضهم البعض بشكل جماعي ومترابط، من أجل الوصول إلى هدف مشترك. بحيث يمتلك هؤلاء الأشخاص باقة متنوعة من المهارات، والشخصيات، والخبرات، والمؤهلات العلمية المختلفة التي تشكل باجتماعها مزيجًا متكاملًا يحقق أثرًا فعليًا على نَجاح الشركة أو المنظمة، ويطلق على هؤلاء الأشخاص أعضاء فَريق العمل كما يتم اختيار واحدًا من بينهم ليكون قائدًا للفريق.
اقرأ أيضًا: أفضل نموذج خطة عمل مكتوبة جاهزة Pdf بالعربي للتحميل والتعديل.
خطوات إعداد فريق عمل ناجح واحترافي
إن كنت ترغب بإعداد وبناء فريق عمل نَاجح واحترافي، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- تحديد أهداف فريق العمل.
- تحديد أعضاء فريق العمل
- إعطاء الفرصة للتجارب الجديدة في فريق العمل.
- خلق ثقافة مشتركة لفريق العمل.
- مساءلة الفريق.
- التواصل الفعال ضمن فريق العمل.
- استفيد من التغذية الراجعة لعمل الفريق.
- تقديم المكافآت لعمل الفريق الجيد.
تحديد أهداف فريق العمل
تحديد أهداف فريق العمل هي الخطوة الأولى التي عليك اتباعها، ويجب أن تكون أهداف ذكية SMART goals. بمعنى آخر يجب أن تحقق ما يلي:
- أهداف محددة Specific.
- قابلة للقياس Measurable.
- قابلة للتحقيق Achievable
- أهداف ذات صلة بالعمل Relevant.
- أهداف تستند إلى الوقت وتتحقق في وقتها المحدد Time-based.
وبمجرد تحديد هذه الأهداف يمكنك الانتقال لمعرفة الأشخاص المناسبين لتحقيقها. أيضًا يمكنك عبرها تتبع تقدم الفريق فيما بعد، لتتمكن من قياس الأداء والنتائج التي يحققها. على سبيل المثال، تريد زيادة المبيعات بنسبة 20% خلال ثلاثة أشهر، وهكذا يمكنك أنت والفريق متابعة المبيعات للتأكد من بقائك على المسار الصحيح لتتحقيق الهدف.
تحديد أعضاء فريق العمل
أعضاء فَريق العمل هم أعمدة نَجاح عملك وأساس تحقيق أهدافك. لذلك عليك اختيارهم بشكل جيد. ولا بد لك أن تركز على جانبين مهمين يحققان التوازن الذي ترغب به. وهما:
- عليك أن تركز على المهارات والمؤهلات والمواهب من جهة، بالإضافة إلى السلوك الشخصي من الجهة المقابلة. وفي الحقيقة مهما كانت المهارات، والمؤهلات، والمواهب التي يمتلكها الشخص، لن تكون ذات نفع أو جدوى في حال لم يمتلك الشخص سلوك جيد. كما يجب أن تتذكر أن المهارات والخبرات من الممكن انتقالها من شخص لآخر، بينما الطباع السيئة لا يمكن تغييرها.
- من جهة أخرى، يجب أن تحتضن التنوع في فريقك، ويكون التنوع في الخصائص الشخصية وفي المهارات والمؤهلات المختلفة التي يحتاجها نَجاح العمل.
تحديد أدوار أعضاء فريق العمل
إن كنت ترغب بإعداد وبناء فريق عمل نَاجح وقوي، عليك تحديد أدوار أعضاء فريقك بشكل جيد. ويتضمن ذلك تحديد مهام ومسؤوليات كل عضو في الفريق مما يساعده على التركيز في إنجاز المهام المطلوبة منه، واتباع خطة العمل الخاصة به للوصول إلى الهدف المخصص له. بالتالي عند إعداد فريق العمل، فكر في كيفية نمو وتطور عمل كل عضو في الفريق ضمن الدور المخصص له. وذلك من الممكن أن يحفز أعضاء الفريق على القيام بمهامهم على أكمل وجه، للتقدم والحصول على مناصب وأدوار أكثر أهمية.
إعطاء الفرصة للتجارب الجديدة في فريق العمل
إن الإبتكار لا يمكن أن يولد دون وجود مساحة للتجارب والأفكار الجديدة. لذلك عليك إتاحة الفرصة لتجربة مقترحات الفريق حول الأعمال التي يقومون بها والتي تساعدهم على التعلم واكتساب مهارات جديدة.
خلق ثقافة مشتركة لفريق العمل
إن عمل الأشخاص مع بعضهم البعض لمدة من الزمن، يخلق ثقافة عمل مشتركة. ولكن هذه الثقافة لا تكون إيجابية في كل الأحيان، لذلك لا يجب أن تترك ثقافة العمل تتطور دون قيامك بتدخلات إيجابية وتوجيهية لتضمن بقائها على المسار الصحيح. كما يمكنك مراقبة طريقة التعامل بين أعضاء الفريق ومواقفهم تجاه مهامهم ومسؤولياتهم من أجل معرفة الخطوات التي يجب أن تقوم بها لخلق بيئة إبجابية لكل عضو ضمن الفريق.
مساءلة الفريق
يمكن أن تغير المساءلة ثقافة فريق العمل، إذ بصفتك صاحب العمل، يمكنك تحميل كل عضو ضمن فريقك المسؤولية عن أداء مهامه وتحقيق الأهداف المخصصة له. هذا يعزز أهمية كل عضو للفريق ودوره في نجاح الشركة. بالمثل، ضع نفسك مسؤولًا أمام أعضاء فريقك. إذ يعتبر الوفاء بوعودك لهم أكثر ما يعزز ثقتهم بك، ولا تنس أن سلوكيات الفريق تعكس طريقة قيادتك وإدارتك.
التواصل الفعال ضمن فريق العمل
الاتصال بين أعضاء الفريق ضروري لإنجاح العمل، لذلك يجب إنشاء خطوط اتصال، وقنوات واضحة وفعالة من خلال توضيح الأدوار. بمعنى آخر يجب أن تتأكد من أن كل عضو ضمن فريقك يعرف مع من يتواصل عندما يحتاج إلى إجابة ما أو مورد معين. بالإضافة إلى ذلك، ضع في الاعتبار إعداد نظام تحديثات ضمن الفريق. وذلك من أجل إبقاء جميع الأعضاء على اطلاع دائم بالمستجدات. على سبيل المثال، عندما يتأخر عضو ضمن الفريق في إنجاز الجزء الخاص به من المشروع، كما يجب أن يعلم بقية الأعضاء بهذه المعلومات حتى يتمكنوا من التخطيط للأجزاء الخاصة بهم وفقًا لذلك.
استفيد من التغذية الراجعة لعمل الفريق
يمكن أن تكون تعليقاتك وملاحظاتك حول العمل أداة بنَّاءة لفريقك. إذ تساعدهم في معرفة نقاط ضعفهم والتخلص منها. الأمر الذي يقود إلى تحسين أدائهم. كما يجب أن تكون ملاحظاتك في مكانها الصحيح ومقنعة لأعضاء الفريق، لأن الملاحظات غير المقنعة ستؤدي إلى إرباكهم وتأخيرهم في أداء أعمالهم. كما أن اختيار أوقات منتظمة لتقدم الملاحظات يقلل الضغط حول مراجعات نهاية العام.
تقديم المكافآت لعمل الفريق الجيد
تعتبر المكافآت من أهم أنواع التحفيز، لذلك عليك تقديم المكافآت لأعضاء الفريق عند قيامهم بعمل جيد، وذلك يحفزهم على مواصلة عملهم الجاد. كما يمكن أن تقدم المكافآت عند تحقيق الأهداف، وتعتبر المكافآت المالية من أفضل أنواع التحفيز. أيضًا هنالك طرق أخرى لتشجيع عادات العمل الإيجابية تتمثل في منح الموظفين الاستثنائيين مسؤوليات أو أدوارًا ذات مكانة أعلى من مكانتهم الحالية.
اقرأ أيضًا: القيادة الاستراتيجية | تعريفها وأهميتها وأسرار لتصبح قائد استراتيجي ناجح.
المهارات المطلوبة في بناء فريق عمل عمل ناجح
أهم المهارات المطلوبة لبناء فَريق عمل نَاجح هي:
- التواصل الفعال.
- القدرة على التحفيز وخلق الدافعية.
- القيادة.
- التفويض.
- التفاوض.
- التعاطف.
- الموثوقية.
- الصبر.
- تخصيص الموارد.
وسنقدم لك عزيزي القارئ مجموعة من الإرشادات لاستخدام هذه المهارات وتطويرها في الفقرة التالية.
إرشادات بناء فريق عمل مثالي
سواء كنت قائدًا أو عضوًا في فريق العمل، يمكنك المساهمة في عملية إعداد وبناء فريق عمل مثالي وناجح من خلال العمل على المهارات المطلوب توافرها لبناء فريق عمل ناجح. وذلك من خلال اتباع الإرشادات التالية:
- في البداية، عليك تنمية مهارة التواصل الفعال. على سبيل المثال، قم بتطوير مهاراتك في الاتصال الكتابي والشفهي، وستجد أنها تؤثر بشكل مباشر على مدى قدرتك على التعبير عن أفكارك بشكل جيد لزملائك في الفريق أو الاستماع إلى ملاحظاتهم.
- أيضًا لا بد من توافر الدافعية والتحفيز لنجاح عمل الفريق. ويمكنك المساهمة في خلق التحفيز والدافعية من خلال تقديم حوافز مختلفة حسب صلاحياتك كالحوافز المادية والحوافز المعنوية.
- ومن أهم المهارات الشخصية التي يجب أن تتحلى بها هي القيادة، وذلك عبر أخذ زمام المبادرة لحل المشاكل، واتخاذ القرارات، ووضع الأهداف.
- ثم نأتي إلى التفويض الذي يكون انعكاسًا لثقتك في زملائك ضمن الفريق لإكمال المهام الضرورية، لذلك عليك الثقة بأعضاء فَريقك، وتفويض المهام بناءً على نقاط قوتهم لضمان نَجاحهم في إنجازها.
- كما عليك إظهار التعاطف مع أعضاء فريقك، والذي يعني فهم مشاعرهم ودوافعهم. ومن جهة أخرى يمنحك التعاطف نظرة ثاقبة حول وجهات نظر أعضاء الفريق. كما من الممكن أن يحسن تواصلك معهم.
- كن شخصًا يمكن لأعضاء فريقك الوثوق به والاعتماد عليه، واحرص دائمًا على إنجاز عملك في الوقت المحدد وكن صادقًا بشأن توقعاتك وتوافرك.
- تحلى بالصبر أثناء العمل مع أعضاء فريقك، وهكذا تستطيع إنشاء بيئة عمل أكثر انفتاحًا وصدقًا من خلال فهم التحديات وتحمل الأخطاء.
- أخيرًا لا بد من توافر الموارد التي يحتاجها أعضاء الفريق لإنجاز أعمالهم. كما تساعد الموارد على اكتساب مهارات جديدة وتحسين الأداء بشكل عام.
مراحل بناء فريق عمل
بصورة شاملة تكون مراحل تكوين فريق عمل على الشكل التالي:
- مرحلة تحديد القواعد الأساسية لعمل الفريق: وهي المرحلة الأولى التي يتم فيها وضع جميع القواعد التي تنظم عمل الفريق والعلاقات فيما بين الأعضاء، بالإضافة إلى الأدوار التي يجب أن يلعبوها والأهداف المطلوبة من الفريق.
- مرحلة تحديد أعضاء فريق العمل: يعتبر الاختيار الصحيح لأعضاء الفَريق هو حجر الأساس المتين في بناء فريق عمل نَاجح ومثالي، لذلك يجب اختيار الأعضاء بحسب الأدوار التي يجب أن يشغلوها، ومدى ملائمتهم لها، وقدرتهم على تحمل مسؤولياتها.
- مرحلة التواصل والمواجهة: وهي المرحلة التي تأتي بعد اختيار أعضاء الفريق وأثناء البدء في أعمالهم المشتركة. حيث من الممكن أن يختلف أعضاء الفريق في وجهات نظرهم ورؤيتهم للحلول حتى أن الخلاف من الممكن أن يصل إلى الصدام في هذه المرحلة. ولكن وجود قواعد أساسية تنظم العلاقات والأدوار سيساعد على تجاوز هذه المرحلة والوصول إلى طريقة تواصل جيدة وصيغة تفاهم معينة للاستمرار في العمل وتجاوز الصراعات.
- مرحلة الأداء الفعال وإنجاز المهام: في هذه المرحلة يكون الفريق قد وصل إلى طريقة وخطة عمل مشتركة إذ أصبح يقوم بإنجاز مهامه بفاعلية وكفاءة. كما نجد أنه يقوم بخطوات كبيرة نحو تحقيق الأهداف التي رسمت له.
- مرحلة تحقيق الأهداف: هي المرحلة المنشودة التي يتم الوصول إليها عندما يكون الفريق قد نَجح في أداء جميع مهامه وحقق النتائج التي كانت قد طلبت منه في البداية. وبهذه المرحلة ينتهي عمل الفريق في هذا الشأن، ولكن من الممكن الاستفادة من هذا الفريق الذي أثبت نَجاحه في شؤون أخرى ضمن الشركة لتحقيق أهداف جديدة.
اقرأ أيضًا: ما هي مخاطر العمل التعريف والعوامل.
استراتيجيات بناء فريق عمل ناجح
استراتيجيات بناء فَريق عمل نَاجح هي ممارسات تستخدمها المنظمات لجعل فرقها تعمل بشكل جيد يساعدها على تحقيق الأهداف العامة والمرحلية. كما تشبه هذه الاستراتيجيات أساليب وتقنيات إعداد وبناء الفريق. وأهم هذه الإستراتيجيات:
استراتيجية خلق بيئة محترمة في مكان العمل
يمكنك خلق بيئة محترمة في مكان العمل من خلال إظهار كل عضو في الفريق على أنه موضع تقدير. بالإضافة إلى المعاملة الحسنة واللائقة بين الجميع، حتى في الأوقات العصيبة أو عند ارتكاب أحد أعضاء الفريق لخطأ ما.
استراتيجية فتح قنوات اتصال مريحة
تعتبر استراتيجية فتح قنوات وخطوط اتصال مريحة طريقة لجعل مكان العمل مرغوبًا من قبل الجميع. على سبيل المثال يمكن إنشاء نظام ملاحظات مجهول مع التزام الإدارة بالشفافية وتوفرها الدائم في حال رغبة أعضاء الفريق بالتواصل معها.
استراتيجية الثقة في فعالية الفريق
عندما تتبع استراتيجية الثقة في فعالية الفريق، اسمح لأعضاء فريقك بالقيام بمهامهم على طريقتهم الخاصة، وامنح الأساليب الجديدة فرصة لتحصل على النتائج التي ترغب بها حتى لو بدا لك الأسلوب غير فعال في البداية. كما ستجد أن أعضاء الفريق يستجيبون بشكل إيجابي عندما يرون أنك تثق بهم وفي حكمهم.
استراتيجية الاعتماد على نقاط قوة الفريق
من المهم أن تتابع كفاءات أعضاء الفريق وتقوم بتفويض المهام بناءً على نقاط القوة التي يملكونها. وهكذا سيشعر أعضاء فريقك أنك تفهمهم وتقدرهم مما يخلق بداخلهم المزيد من الرضى والثقة بقدراتهم على إنجاز المهام التي يتلقونها.
استراتيجية تقدير التميز والمكافآت
وهي إحدى استراتيجيات بناء الفريق، وتتمثل بالاحتفال بإنجازات أعضاء الفريق من قبل جميع العاملين. في الحقيقة يساعد التعرف على حالات التميز لدى الموظفين في جعل العمل الصعب الذي يقومون به أمرًا يستحق العناء. كما يمكن أن تعبر عن تقديرك لتميز الفريق من خلال تقديم المكافآت التحفيزية.
استراتيجية خلق المساحات الآمنة للفريق
تتمثل استراتيجية خلق المساحات الآمنة للفريق باتباع سياسات تسمح لأعضاء الفريق بالعمل دون خوف من أي شكل من أشكال التمييز، وعندما يعمل الفريق دون خوف ستجد أن شعور الانتماء يقودهم لتقديم أفضل ما لديهم.
كيفية توسيع فريق العمل الحالي
من أجل توسيع فريق العمل الحالي يمكنك اتباع ما يلي:
تحديد الثغرات ونقاط الضعف في عمل الفريق
من خلال متابعة عمل الفريق يمكنك تحديد الثغرات ونقاط الضعف التي تسبب للفريق المشاكل وتخلق له الصعوبات أثناء عمله. مما يؤدي إلى تأخيره في إنجاز مهامه. ومن الممكن أن تكون ثغرات لها علاقة بنقص الخبرات والمهارات في مجال معين أو الحاجة لاختصاص غير موجود لدى أعضاء الفريق.
تحديد الثغرات في أعضاء الفريق
أثناء عمل الفريق، لا بد من أن تلاحظ الصفات غير المرغوبة التي يفضحها سلوك الأشخاص ضمن الفريق. انتبه إلى أن الطباع والسلوك من الصعب تغييره. لذلك عندما تجد أن هنالك شخصًا سلبي في الفريق بشكل دائم، لا بد من استبداله بشخص إيجابي ويمتلك القدرة على التواصل الفعال مع زملائه.
اختيار أفضل المرشحين بمساعدة أعضاء الفريق
بعد تحديد نقاط الضعف والثغرات، عليك البدء باستضافة أبرز المرشحين للانضمام إلى الفريق. كما يجب أن يشارك أعضاء الفريق في هذه العملية. إذ لا يمكنك إضافة شخص يكون أعضاء فريقك غير مقتنعين به؛ لأن ذلك سيسبب لك المشاكل وسيؤخر عمل الفريق.
اقرأ أيضًا: خطة استمرارية الأعمال BCP تعريفها وفوائدها.
بناء فريق العمل والقيادة الفعالة
القيادة الفعالة والقوية تعتبر عامل أساسي في وصول الفرق إلى أهدافها من خلال العمل الجماعي وتقديم أفضل أداء ممكن. فإن أردت أن تكون قائدًا قويًا وفعالًا يجب أن تتبع ما يلي:
- إظهار الالتزام والمساءلة والمسؤولية عن العمل الذي تقوم به.
- وتنمية قدرتك على التكيف مع الظروف والمستجدات.
- بالإضافة إلى الترحيب بالتعليقات والملاحظات التي يقدمها أعضاء الفريق.
- أيضًا تحفيز أعضاء الفريق على بذل قصارى جهدهم.
مثال على بناء فريق عمل ناجح
إن التاريخ مليء بالأمثلة عن فرق العمل الناجحة ويمكننا أن نذكر عدة أمثلة عن فرق العمل التي حققت النجاح والشهرة على مستوى العالم، مثل:
- الفريق المكون من سيرجي برين ولاري بيدج وإريك شميدت في Google.
- الفريق المكون من والت ديزني مع شقيقه روي ورسامي الرسوم المتحركة وهم كبار السن التسعة Nine Old Men.
- فَريق شركة شيفروليه المسؤول عن تصميم سيارة تعمل بالكهرباء، وكان عَدد أعضاء الفريق 500 شخص.
الأسئلة الشائعة؟
أبرز مهارات قائد الفريق هي الثقة بالنفس، والقدرة على اتخاذ القرارات الحاسمة، ومهارة تحديد الأولويات، ومهارات التنظيم وإدارة الوقت، بالإضافة إلى القدرة على التحفيز، والتفاوض، والتفويض.
الفرق الأساسي بين القائد والمدير يتلخص بعبارة كل قائد مدير، ولكن ليس كل مدير قائد. كما أن القادة يكونون متفردين بشخصياتهم. أما المديرون فهم متشابهون، والقائد لديه فريق وتابعون بينما المدير لديه موظفون.
تتمثل فوائد العمل ضمن فريق بتوفير الوقت والجهد وتحقيق الأهداف في وقت قصير. بالتالي زيادة إنتاجية الشركة وأرباحها أما فوائد العمل ضمن فريق بالنسبة للأفراد، فهي تنمية المهارات الشخصية، وتقويم السلوك، وتحسين الحالة النفسية، واكتساب الخبرات.
روح الفريق (بالإنجليزية Team Spirit): تعبر عن الإطار الفكري للعمل ضمن فريق والقيمة الأخلاقية التي تولد في داخل المرء خلال عمله ضمن المجموعة. كما أنها تولد الدافع وتزرع السلوك التعاوني بين الأفراد في فريق العمل لتحقيق هدف مشترك.
يقسم التحفيز إلى نوعين رئيسيين وهما التحفيز الداخلي الذي ينبع من داخل الشخص، بالإضافة إلى التحفيز الخارجي الذي يُقدم إلى الفرد من البيئة الخارجية المحيطة به.
المحفزات التي تشجع على العمل تكون إما محفزات مادية كالمبالغ المالية أو الهدايا التي تمتلك قيمة مالية. ومن جهة أخرى من الممكن أن تكون المحفزات على العمل معنوية، مثل: إشراك العاملين في تحديد الأهداف والخطط، وترقيتهم إلى مناصب أعلى، أو تقديم التقدير لهم والاحتفال بنجاحاتهم.
في نهاية مقالنا اليوم، تحدثنا عن عملية بناء فريق عمل ناجح، بدءًا من إعداد فريق عمل نَاجح وصولًا إلى تحقيق الأهداف العامة للشركة. وفي الختام عليك أن تعلم عزيزي القارئ، أن مكان العمل التنافسي لا ينبغي أن يكون منبع لخوف الموظفين أو شعورهم بفقدان الأمان. الأمر الذي يزعزع ولائهم وانتمائهم إلى هذا المكان. كما أن التجارب أثبتت أن الشركة تكتسب القوة وتحقق النجاح عندما يعمل الموظفون لديها بعقلية الفريق الواحد.
