خطة استمرارية الأعمال BCP تعريفها وفوائدها

خطة استمرارية الأعمال BCP، من الأمور المهمة التي عليك معرفتها لضمان استمرار نشاطك التجاري في حال وقوع حدث طارئ أو كارثة تؤدي إلى تعطيل أعمَالك. في الواقع من النادر أن يتلقى الشخص تحذيرًا مسبقًا عند وقوع كارثة ما. كما أن كل اضطراب في العمل يكون فريدًا من نوعه ويحتاج لاتخاذ قرارات خاصة ومتغيرة مع تطور الموقف. وهنا تأتي خطة استمراريّة الأعمال لتوفر إطار جاهز لاتخاذ هذه القرارات من قبل أشخاص محددين وتوجيهها ووضعها في مكانها الصحيح.  بالطبع هذا سيساعدك عندما تسوء الأمور وتواجه احتمالية توقف أعمالك ونقص إيراداتك وزيادة نفقاتك. إذ يبرز دور خطة استمراريّة الأعمال BCP في التصدي لكل أنواع الكوارث المحتملة. لذلك ولمعلومات أكثر، سنتعرف في مقالنا اليوم عبر منصة تجارتي على خطة استمرارية الأعمال BCP تعريفها وفوائدها.

خطة استمرارية الأعمال BCP

خطة استمراريّة الأعمال (بالإنجليزية Business Continuity Plan): واختصارها BCP، وهي وثيقة تتضمن مجموعة من المعلومات المهمة التي تحتاجها المنظمة لمواصلة عَملها عند حدوث أمر غير مخطط له. كما تعتبر جزءًا أساسيًّا من استراتيجية إدارة المخاطر في المنظمة. حيث تتضمن ما يلي:

• تحديد جميع المخاطر التي يمكن أن تؤثر على نشاط المنظمة، والتي تشمل الكوارث الطبيعية كالحرائق، والفيضانات، والزلازل، والأعاصير، وكل الحوادث الناتجة عن الطقس. بالإضافة إلى الأوبئة، والأخطاء البشرية، والهجمات الإلكترونية، والاعتداءات الإرهابية.
• تحديد كيفية تأثير المخاطر المحتملة على عمليات المنظمة.
• بالإضافة إلى تنفيذ الإجراءات الوقائية للتخفيف من أثار المخاطر المحتملة.
• أيضًا إجراء الاختبارات للتأكد من عمل وفعالية الإجراءات الوقائية.
• ومراجعة العمليات وتحديثها للتأكد من أنها فعالة في الوقت المحدد.

اقرأ أيضًا: ما هي خطة التمويل؟ شرح شامل وطريقة وضع خطة لتمويل مشروعك.

تعريف خطة استمرارية الأعمال BCP

يمكن أن نورد لك عزيزي القارئ تعريفات عديدة لخطة استمراريّة الأعمال Business Continuity Plan ضمن القائمة التالية:

• هي نظام للوقاية والتعافي من التهديدات المحتملة للمنظمة يكون على شكل خطة تتضمن حماية الموظفين والأصول. بالإضافة إلى التأكد من قدرتهم على الاستمرارية في العمل بسرعة عند وقوع أي حدث طارئ، مثل الكوارث الطبيعية، أو الهجمات الإلكترونية. كما أنها تشمل اختبار نقاط الضعف في الأداء أثناء حدوث الكارثة وتصحيحها.
• هي خطة لمواجهة المخاطر المحتملة تتضمن مجموعة من المعلومات الضرورية للحفاظ على سير الأعمال. إذ توضح الوظائف الأساسية للأعمال وتحدد العمليات والأنشطة التي يجب أن تستمر، وكيفية المحافظة على استمراريتها من خلال صيانتها عند تعرضها للتعطيل المحتمل. كما أنها الخطة التي تحافظ على صحة وسمعة ومكانة المنظمة.
• هي وثيقة تحدد كيفية استمرارية الشركة في العمل أثناء انقطاع الخدمات غير المخطط له. وهي أكثر شمولًا من خطة التعافي من الكوارث كونها تحتوي على الحالات الطارئة للعمليات التجارية، والأصول، والموارد البشرية، وشركاء الأعمال. كما أنها تحتوي على قائمة مراجعة للإمدادات، والمعدات والنسخ الاحتياطية للبيانات، ومواقع النسخ الاحتياطي.

فوائد خطة استمرارية الأعمال

بصورة شاملة تتمثل فوائد خطة استمراريّة الأعمال بما يلي:

• تعتبر عملية استباقية تمكنك من فهم التهديدات المحتملة، ومعرفة نقاط الضعف الموجودة لديك.
• كما أنها تؤمن استمرارية أعمالك، وتحمي بياناتك وعلامتك التجارية، وتحتفظ بالعملاء. وبذلك تساعد في النهاية على تقليل تكاليف التشغيل الإجمالية على المدى الطويل.
• في المتوسط​​، تقدر كلفة فشل البنية التحتية مئة ألف دولار أمريكي في الساعة، وتقدر كلفة الفشل الخطير للتطبيق ما بين خمسمائة ألف دولار أمريكي إلى مليون دولار أمريكي في الساعة. وهنا تظهر فوائد الخطة في تحديد ومعالجة ومزامنة المرونة بين العمليات التجارية للشركة، والتطبيقات، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.
• كما تساعد على مواصلة الشركة لعملها في حالة حدوث كوارث كبيرة مثل الحرائق. على سبيل المثال، إذا تضرر مكتب الشركة الرئيسي، يبقى بإمكان المكاتب الفرعية الوصول إلى المعلومات المهمة عن طريق نسخ ملفات الكمبيوتر والعملاء الاحتياطية.
• بالإضافة إلى فائدتها في التخفيف من تعطل الشبكات أو التكنولوجيا، والتعافي من الكوارث التي تصيب البيانات. الأمر الذي يجعل من الشركة قادرة على الاستمرار في المنافسة والمحافظة على سمعتها وقيمتها السوقية. إلى جانب ذلك تكون قادرة على الاحتفاظ بعملائها وحتى زيادة قاعدة العملاء من خلال اكتسابها لثقتهم. مما يوفر أموال الشركة ويحافظ على إيراداتها.
• بشكل عام من الممكن أن تكون الخسائر مالية وقانونية وتنظيمية، أو خسارة للثقة والسمعة. حتى أن بعض الشركات تتعرض لمخاطر سحب الترخيص الخاص بها. لذلك تأتي خطة استمرارية الأعمال لتجنب هذه المخاطر من خلال بناء استراتيجية الاسترداد الخاصة بالشركة، ووقت التعطل المسموح به للعمليات والأنشطة.

إدارة استمرارية الأعمال

إدارة استمرارية الأعمال (بالإنجليزية Business Continuity Management) واختصارها BCM هي عملية الإدارة الشاملة التي تحدد التهديدات المحتملة للمنظمة. بالإضافة إلى تأثير تلك التهديدات على العمليات والأنشطة التجارية الخاصة بها. كما توفر إطارًا عامًا لتحقيق المرونة التنظيمية والاستجابة الفعالة التي تضمن حماية مصالح أصحاب المصلحة الرئيسيين، وسمعة المنظمة، ومكانة العلامة التجارية. كما تدمج إدارة استمرارية الأعمال BCM، تخصصات الاستجابة للطوارئ، وإدارة الأزمات، والتعافي من الكوارث، واستمرارية الأعمال.

اقرأ أيضًا: ما هو تقرير أداء الإستراتيجية | مقاييس تقرير أداء الإستراتيجية.

أهمية إدارة استمرارية الأعمال

إليك أهم العوامل التي تجعل إدارة استمرارية الأعمال من أولوياتك:

• الامتثال القانوني والتنظيمي.
• طلبات العملاء من المنظمات.
• تحليل تأثير الأعمال BIA.
• السمعة وإدارة المرونة.

الامتثال القانوني والتنظيمي

هل تعلم أن هنالك أكثر من مئة وعشرين لائحة تفرض إدارة استمرارية الأعمال عبر مجموعة متنوعة من الصناعات. على سبيل المثال لا الحصر نذكر منها: هيئة تنظيم الصناعة المالية FINRA، وهيئة الخدمات المالية FSA، واللجنة المشتركة لاعتماد مؤسسات الرعاية الصحية JCAHO. بالإضافة إلى جميع البنوك المركزية عبر العالم. وفي القانون العام يعتبر الفشل في التخطيط أو الاستعداد سببين للإهمال الذي قد يؤدي إلى الضرر بأشخاص آخرين.

طلبات العملاء من المنظمات

تتضمن طلبات تقديم العروض الآن من البائعين إثبات امتلاكهم لبرامج إدارة استمرارية الأعمال. على وجه التحديد، يطلب من البنوك ومؤسسات الرعاية الصحية وجود برنامج وخطة استمرارية الأعمال لضمان تأدية مهامها تجاه العُملاء.

تحليل تأثير الأعمال BIA

إن المنظمات التي تجري تحليل تأثير الأعمال Business Impact Analysis واختصاره BIA، تتمكن من التأكد من خسائر الأرباح، ومقدار التكاليف الثابتة التي يجب دفعها في حالة وقوع حادث يؤدي إلى ضرر تم التأمين عليه. إذ يفيد تحليل BIA في تحديد المبلغ المناسب لتأمين انقطاع الأعمال. ثم يعوض تأمين سلسلة التوريد الأرباح المفقودة الناتجة عن انقطاع الأعمال في مقر العميل. بالمثل يوفر BIA من النفقات الإضافية للحفاظ على عمليات عنصر مؤمن عليه بعد وقوع حادث، حتى يمكن استعادة الأنشطة والعمليات العادية.

السمعة وإدارة المرونة

تساعد إدارة استمرارية الأعمال المنظمات في حماية سمعتها وزيادة مرونتها في مواجهة الظروف الطارئة، سواء كانت هذه الظروف داخلية أو خارجية. وهذا يقود إلى حماية العلامة التجارية والمحافظة على مكانتها في السوق.

العناصر الأساسية لخطة استمرارية الأعمال

إن أية استراتيجية فعالة لخطة استمراريّة الأعمال يجب أن تتوفر فيها العناصر التالية:

• الفريق المحدد بوضوح.
• الخطة المفصلة.
• الاختبار الفعال.
• الوصول المستمر إلى موارد الأعمال.
• إدارة المخزون واستمرارية التوريد.
• العمليات المستمرة لتكنولوجيا المعلومات.

الفريق المحدد بوضوح

في حالات الطوارئ، لا يكون هنالك وقت لتتساءل من هو المسئول عن الاستجابة للحدث. لذلك عليك إنشاء فريق استمرارية الأعمال بحيث يضم أفرادًا من جميع أقسام شركتك ومن كل مكان تعمل فيه. هذا الفريق يكون مسئولًا عن قيادة عملية الاستجابة لأي حدث طارئ على مستوى المنظمة ككل. كما يجب أن يشارك الفريق في التخطيط والاختبارات التي تقوم الشركة بإجرائها على مدار السنة. وذلك من أجل الحفاظ على تحديث الخطة، واكتساب الخبرة لتقديم أفضل أداء في حالات الضغط الفعلي.

الخطة المفصلة

من أجل الحصول على خطة مفصلة، عليك التفكير في نوع الاضطرابات التي يمكن أن تواجه عملك في كل مكان وكل نشاط تجاري تمارسه. لا بد من أن تقوم بافتراض الأسوأ لتتمكن من اكتشاف الخطوات التي عليك فعلها للمحافظة على عملياتك الأكثر أهمية. كما يجب عليك ترتيب أولويات الاسترداد. وبمعنى آخر الأولويات التي يجب أن تعمل من أجل المحافظة عليها مثل الإيرادات، والآثار التنظيمية، وتهديدات العلامة التجارية، وحماية العملاء. وبمجرد أن تقوم بمعرفة ما هي الأمور الأكثر أهمية بالنسبة لشركتك، بمساعدة فريق استراتيجية الأعمال، يمكنك البدء في تحديد استراتيجيات الاسترداد والتكاليف المرافقة لكل عملية. كما ستساعد هذه الخطوة على التأكد من أن التطبيقات الأكثر أهمية ستظل متاحة للأعمال والأنشطة التجارية ضمن وقت الاسترداد ونقطة الاسترداد.

الاختبار الفعال

الاختبار الفعال والتحديث المستمر من أهم عناصر نجاح خطة استمرار الأعمال. إذ يمكن أن تكون الخطة القديمة أو غير الفعالة أسوأ من عدم وجود خطة. ذلك كونها تعطيك شعورًا زائفًا بالأمان، وتتركك عاجزًا عندما تسوء الأمور. لذلك عليك مراجعة خطتك وتحديثها مرة واحدة على الأقل خلال السنة. وإن كنت ترغب بنتائج أفضل عليك اختبار خطتك أكثر من مرة في السنة؛ لتتمكن من استخلاص التغييرات التي تحتاجها في تكنولوجيا المعلومات، وأولويات العمل.

اتصالات الأزمات

يمكن للاتصالات الفعالة أن تحدث فرق كبير بين حالتي الذعر والاستجابة الطبيعية والسلسة للطوارئ. لذلك عليك إنشاء مجموعة من الأدوات تشمل قنوات الاتصالات والبريد الإلكتروني، والعنوان العام، والمراسلات الفورية، والرسائل النصية، وموقع الشركة على الويب. حيث يجب أن تقوم بإعداد مسودة لرسائل الطوارئ النموذجية بشكل مسبق. حتى تتمكن من تحديثها بسرعة عند حاجتك إليها. أيضًا يجب أن تستعد لإيصال رسائل متناسقة لجمهورك أيضًا عبر البيانات الصحفية، ووسائل التواصل الاجتماعي، والمقابلات مع المتحدثين الرسميين في شركتك.

سلامة الموظفين

لا يوجد أمر أكثر أهمية من الحفاظ على سلامة الموظفين. في الحقيقة تقوم العديد من الوكالات المحلية، مثل: الصليب الأحمر، وإدارة الإطفاء بتوفير تدريب على الاستجابة للطوارئ. حيث تقدم جميع الإرشادات التي تحافظ على سلامة الناس. كما يجب أن يتم اختبار هذه الإرشادات بشكل منتظم من قبل الموظفين في مرافق ومواقع الشركة.

 الوصول المستمر إلى موارد الأعمال

من الضروري أن تحافظ على سير أعمالك ليس فقط من أجل الحفاظ على الإنتاجية. الأهم من ذلك أن لا تترك عملائك معلقين. ومن خلال حماية بياناتك يمكنك استخدام تقنيات الوصول عن بعد للعمل في أي مكان تتواجد فيه. في الواقع تتقدم المنظمات التي تقوم باتباع أنماط العمل المتنقلة على غيرها من المنظمات في الساحة. وبدلًا من التوقف عن العمل، يستمر الأشخاص باستخدام الأدوات نفسها للوصول عن بعد والشيء الوحيد الذي يختلف هو بيئة ومكان العمل.

إدارة المخزون واستمرارية التوريد

من خلال الوصول المستمر إلى موارد الأعمال لن تتفاجأ بانقطاع مواردك أو نقص مخزونك تحت أي ظرف. إذ يجب أن تتأكد من امتلاكك لكمية معينة من المخزون. كما ينبغي أن يكون لديك موارد بديلة تستطيع الاستعانة بها في حال نقص مخزونك، أو تعرضه للتلف.

العمليات المستمرة لتكنولوجيا المعلومات

تمتلك الكثير من المنظمات الكبيرة أكثر من مركز بيانات واحد. فإن لم يتمكن أحد الأشخاص المسئولين من الاتصال بالإنترنت لأي سبب كان، لا بد من أن يتم تبديل المهمة بشكل سلس إلى شخص آخر ليصل إلى نفس التطبيقات والبيانات. لذلك عليك التأكد من أن منظمتك أو شركتك تدعم هذه الاستجابة السريعة.

إدارة مهام التجارة الالكترونية

لا يمكنك الاستغناء عن التجارة الالكترونية في عصرنا الحالي ومن خلال تأمين وصولك المستمر لتكنولوجيا المعلومات وحماية بياناتك، يمكنك التعامل مع العملاء وإدارة عمليات التجارة الإلكترونية الخاصة بك.

اقرأ أيضًا: بحث شامل حول التسويق | بحث عن التسويق وأنواعه وأهميته في الشركات.

خطوات إنشاء خطة استمرار الأعمال الناجحة

إن كنت ترغب بإنشاء خطة ناجحة لاستمرارية الأعمال، عليك اتباع الخطوات التالية:

1. حدد هيكلية الفريق المسئول عن الخطة، ويتضمن ذلك ما يلي:
   • توضيح التسلسل الهرمي لعملية اتخاذ القرار، ومن يمتلك السلطة لاتخاذ القرارات المناسبة في حالات الطوارئ.
   • اجعل الفريق الذي كونته متنوعًا، بحيث يضم أشخاصًا يعملون في مختلف أقسام شركتك. وعززه بإنشاء فرق دعم مخصصة للاستجابة للطوارئ والاتصالات.
2. قم بوضع الخطة بالاعتماد على ما يلي:
   
   • حدد الإضطرابات التي يمكن أن تواجهك وتؤثر على أي موقع من مواقع عملك. مثل: الأوبئة، والحرائق، وانقطاع التيار الكهربائي.
   • قم بوضع السيناريوهات الأسوء التي يمكن أن تحدث حتى تتمكن من مواجهتها عند حدوثها.
   • أعطي الأولوية للعمليات الأكثر أهمية والتي يجب أن تستمر. بالإضافة إلى ذلك حدد الأشخاص المسئولون عن استمراريتها، والأشخاص الذين من الممكن أن ينوبوا عنهم في حال عدم قدرتهم على أداء مهامهم.
   • حدد كيف سيعمل الموظفون من منازلهم في حال عدم تمكنهم من الحضور إلى مقرات العمل.
   • حدث خطتك التي وضعتها مرة واحدة في السنة على الأقل، لتتمكن من معرفة التغييرات التي يجب أن تجريها عليها من حيث الأولويات، والتطبيقات، وإدارة المخاطر، ومواقع العمل والعمليات.
3. بعد ذلك، اختبر خطتك على الشكل التالي:
   • قم بإجراء عمليات محاكاة لحالات الطوارئ سنويًا. ويشمل ذلك اتصالات الأزمات، وتدريبات السلامة. بالإضافة إلى عمليات التعافي.
     
   • أيضًا عليك قياس نتائج اختبار الخطة لتحدد التحسينات التي يجب أن تنفذها.
4. ضع استراتيجية اتصالات الأزمات والتي تتضمن:
   • تحديد أصحاب المصلحة للاتصالات في حالات الطوارئ، وهم الموظفون، والعملاء، والبائعون، ووسائل الإعلام، والإدارة التنفيذية.
   • جمع معلومات الاتصال الخاصة بهم بحيث تكون جاهزة للإرسال على الفور عند الحاجة.
5. أخيرًا عليك التوعية بإجراءات السلامة من خلال الآتي:
   • قم بتدريب العاملين لديك على العمليات والخطوات التي يجب أن يتبعوها في حالات الطوارئ.
   • كما يمكنك استشارة الوكالات المحلية المختصة بالاستجابة السريعة للكوارث والاستعانة بإرشاداتها.

عملية استمرارية الأعمال مقابل التعافي من الكوارث

من خلال نظرة فاحصة على استمراريّة الأعمال مقابل التعافي من الكوارث نجد بعض الفروق الرئيسية والتي يمكن تلخيصها على الشكل التالي:

• تركز خطة استمراريّة الأعمال على إبقاء عَملك جاريًا في جميع الظروف والحفاظ على نشاطاتك الأساسية أثناء وقوع الكارثة. بينما يركز التعافي من الكوارث على إعادة العمل إلى طبيعته بأسرع ما يمكن من خلال استعادة الوصول إلى البيانات والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بعد وقوع الكارثة.
  
• تشترك خطة استمراريّة الأعمال واستراتيجيات التعافي من الكوارث في إنشاء تدابير السلامة للموظفين. لكن استراتيجيات التعافي من الكوارث، قد تتضمن تدابير سلامة إضافية وموسعة في حالات الحرائق، أو اقتناء لوازم الطوارئ.
• أيضًا تختلف أهداف خطة استمراريّة الأعمال عن أهداف التعافي من الكوارث. حيث تركز خطة استمرارية الأعمال على تقليل وقت تعطل الأعمَال. بينما تقلل خطط التعافي من الكوارث من وظائف النظام غير الفعالة للخروج من الكارثة.
• بالإضافة إلى ذلك، تضمن خطة استمرار الأعمال الحفاظ على طرق الاتصال في خضم الأزمة. أما استراتيجية التعافي من الكوارث فتضمن قدرة المنظمة على استعادة اتصالاتها بعد وقوع الكارثة.
• أخيرًا ومن أجل الاستعداد بشكل شامل للأحداث الكارثية التي يمكن أن تواجهك، يمكنك الجمع بين الخطتين. إذ تقوم الشركات بدمج استراتيجيات التعافي من الكوارث، لتكون جزءًا من خطتها الشاملة لاستمرارية الأعمال.
  

نموذج خطة استمرارية الأعمال

نموذج خطة استمرارية الأعمال (بالإنجليزية business continuity plan template): هو قالب الخطة، أو إطار العمل الذي يساعدك على تحديد العناصر الأساسية لاستراتيجيتك التي ستتبعها لضمان استمرارية أعمالك، ومعالجة المشاكل التي من الممكن أن تنشأ في مختلف الإدارات ومجالات العمل الخاصة بك. كما يمكّنك من صياغة خطة موثوقة للتعامل مع الأحداث أو الكوارث غير المتوقعة. أيضًا يتضمن النموذج حقولًا لملء المعلومات حول مواردك الحالية، وإجراءات الاسترداد عندما تواجه الانتكاسات الحرجة. بالإضافة إلى قائمة بالموظفين المسئولين عن معالجة مثل هذه المشكلات.

اقرأ أيضًا: ما هو التسويق الداخلي | ما هي فوائده وطريقة تنفيذه لترويج أعمالك باحترافية.

ماذا يتضمن نموذج خطة استمرارية الأعمال

تعتمد محتويات نموذج خطة استمراريّة الأعمال على احتياجاتك وطبيعة عملك. حيث يمكن أن يتضمن ما يلي:

• النطاق وقابلية التطبيق.
• أهداف الخطة.
• جدول تقييم المخاطر.
• جدول وظائف العمل الحرجة.
• جدول فريق الخطة.
• الموارد المطلوبة.

النطاق وقابلية التطبيق

وهو النطاق الذي تغطيه الخطة في مجال عمل الشركة، وقابلية تطبيقها للتحقق من سلامة العمليات والأنشطة والموظفين والعملاء، خلال ساعات العمل الفعلية، أو بعد انتهائها. وذلك عند حدوث أمر طارئ مع أو دون سابق إنذار.

أهداف الخطة

وتتضمن أهداف الخطة استئناف العمليات والوظائف والتكنولوجيا في الوقت المناسب. ويمكن أن نذكر أهم الأهداف الأساسية لأية خطة ضمن القائمة التالية:

• الحفاظ على وظائف العمل الحرجة.
• ضمان قدرة العاملين على الوصول إلى منشأة بديلة، أو الوصول إلى المعلومات عن طريق الإنترنت.
• ضمان أمان وسلامة الموظفين.
• حماية البيانات والسجلات الحيوية، والتأكد من إمكانية الوصول إليها في ظل جميع الظروف المحتملة.

جدول تقييم المخاطر

يمكنك استخدام جدول تقييم المخاطر في المراحل المبكرة لتحديد التهديدات المحتملة لعملك، مثل ظروف الطقس المختلفة، أو الأحداث الأخرى التي يمكن أن تؤثر على نشاطك التجاري اليومي. ويمكن أن يكون مفصلًا بحيث يحتوي على مستويات التأثير للمخاطر المحتملة.

جدول وظائف العمل الحرجة

ويحتوي على الوظائف والأنشطة التي يجب أن تحافظ المنظمة على استمراريتها من أجل الحفاظ على مهمة المنظمة وبقائها. كما يقدم لك فكرة عن كيفية خفض التكاليف في عملياتك وأنشطتك التجارية. بالإضافة إلى ذلك يجب أن يتضمن الجدول الأنشطة الداعمة للوظائف الأساسية، ووصف واضح للإجراءات اللازمة حتى يكون الموظفين على دراية تامة بها. وهذا يضمن تحقيق الفائدة المرجوة من جدول وظائف الأعمال الحرجة عند الحاجة.

جدول فريق الخطة

وهو الجدول الذي يتضمن تحديد أعضاء فريق الخطة، وأدوارهم، ومسئولياتهم. كما يمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بأعضاء الفريق إلى الجدول؛ لتكون بجانب مهامهم الرئيسية المطلوبة منهم.

قالب تقييم الموقع البديل

وهو جدول يملؤه الموظفون لديك بمعلومات الاتصال ذات الصلة في حالة الطوارئ. ويمكنك استخدامه إن كان لديك موظفون يعملون من المنزل، أو في مكان آخر بعيد عن موقع عملك الأساسي. حيث تساعدك هذه المعلومات على فهم الترتيبات الخاصة بعمل موظفيك بشكل أفضل، واكتشاف المشكلات في حال ظهورها وإصلاحها على الفور.

السجلات الحيوية

هي تلك السجلات التي يحتاجها عملك من أجل الحفاظ على مهمة التنظيم والامتثال للمتطلبات القانونية. إذ يجب تخزين السجلات الحيوية في ملفات ضمن أماكن متعددة وبتنسيقات متعددة. حتى من الممكن أن يتم الاحتفاظ بنسخ ورقية ومواقع بديلة لقواعد البيانات على محركات أقراص صلبة خارجية. ومن الأمثلة على الوثائق التي تعتبر من السجلات الحيوية ما يلي:

• السياسات والإجراءات والعقود ومذكرات التفاهم، بالإضافة إلى معلومات التأمين وكشوف المرتبات.
• قوائم أسماء العاملين، ومعلومات التواصل الخاصة بهم.
• المفاتيح الضرورية، ورموز الوصول، أو كلمات المرور.

الموارد المطلوبة

وهي الموارد المطلوبة لاستمرارية الأعمال وتشمل الأشخاص، والمعدات، والإمدادات، وتكنولوجيا المعلومات.