متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسئوليات

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسئوليات

خدمة العملاء تعد من الخدمات المهمة لأي شركة أو مؤسسة صناعية. كونها تقدم الدعم للعملاء قبل وبعد شراء واستخدام المنتجات، وتساعدهم في الحصول على تجربة مميزة وسهلة مع العلامة التجارية. بالتالي تساهم في بناء الثقة مع الزبائن، وتحقق أقصى استفادة من هذا التفاعل، إضافةً إلى بناء علاقات طويلة الأجل معهم. لذلك عزيزي القارئ إذا أردت أن تغني معلوماتك حول وظيفة دعم العملاء، تابع معنا ضمن مقالنا هذا في منصة تجارتي، الذي سنتعرف فيه على متطلبات وظيفة خدمة العملاء، وأهميتها. كما سنوضح طرق تقديم خدمة عملاء ممتازة، ونبين أهم مهارات وظيفة خدمة العملاء. بالإضافةً إلى ذلك، سنتحدث عن مسئوليات وظيفة خدمة العملاء ومستقبل هذه الوظيفة.

خدمة العملاء

خدمة العملاء (بالإنكليزية: customers service): هي عبارة عن خط اتصال مباشر وفردي بين المستهلك الذي يشتري المنتج، وممثل الشركة التي تبيع هذا المنتج. حيث يصنف هذا التفاعل المباشر كعامل حاسم لضمان رضا المشتري، وتشجيعه على تكرار هذه العملية. بالتالي تعتبر خدمة دعم العملاء الجيدة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال وزيادة أعداد العملاء وتمسكهم بالعلامة التجارية. من ناحيةٍ أخرى سعت الابتكارات الحديثة على التركيز في أتمتة أنظمة دعم العملاء. لكن تم تفضيل العنصر البشري لكونه عنصرًا هامًا في هذه الوظيفة ولا يمكن الاستغناء عنه. إذ يهتم موظف دعم العملاء بالوقت الذي يعد من الأمور الجوهرية بالنسبة للعملاء، ويتابع المشكلة، ويقدم لها الحل المناسب إذا أمكن، أو يحول الزبون إلى قسم آخر لمتابعة مشكلته.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

أهمية وظيفة دعم العملاء

حقيقةً تساعد وظيفة دعم العملاء في بناء الثقة بالعلامة التجارية، وزيادة نسبة المبيعات. كما أنها تعتبر ذات أهمية كبيرة للشركات لعدة أسباب منها:

  • تحتل وظيفة دعم العملاء مكانًا بالغ الأهمية بالنسبة للشركات من حيث التنافسية وإنشاء تجارب رابحة تساعد على التميز.
  • كما تؤثر على الأرباح النهائية للشركة، حيث إن تحديد الأولويات بالنسبة لخدمة دعم العملاء يساعد في جذب العملاء المخلصين والاحتفاظ بهم. ونتيجةً لذلك، ستتأثر الأرباح النهائية للشركة.
  • كذلك تزيد هذه الخدمة من رضا المشترين وتحثهم على التعامل المستمر مع الشركة أو العلامة التجارية.
  • أيضًا يساعد دعم العملاء على كل قناة مع تحديد الشكل الصحيح له داخليًا وخارجيًا في الحفاظ على سمعة طيبة للشركة.
  • وأخيرًا يعتبر استخدام خدمة عملاء مميزة عمل ذكي لأن الزبون يكون على استعداد لدفع المزيد من المال مقابل تجربة أفضل.

اقرأ أيضًا: أفضل مواقع الخدمات المصغرة للعمل الحر.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء

في حال رغب أحد الأشخاص في العمل بمجال دعم العملاء يجب أن يحقق شروط ومتطلبات وظيفة خدمة العملاء، التي تتمثل فيما يلي:

  • شهادة دراسية ثانوية على الأقل.
  • وتجربة مثبتة سابقة في تخصص خدمة العملاء.
  • أيضًا مهارات قوية في التواصل عبر الاتصال الهاتفي.
  • كذلك القدرة على الاستماع النشط والحديث المطول.
  • بالإضافة إلى الإلمام بأنظمة وممارسات إدارة علاقات العملاء.
  • علاوةً عن القدرة على التكيف وتوجيه العميل لحل مشكلته.
  • وأخيرًا الالتزام بالمهام رغم تعددها وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بشكل فعال.

طرق تقديم خدمة دعم عملاء ممتازة

عندما يحقق الفرد متطلبات وظيفة خدمة العملاء يصبح قادرًا على تقديم خدمة دعم عملاء مميزة تساعد في نجاح الأعمال. حيث يكون من أهم الطرق المتبعة لذلك ما يلي:

  • العمل كفريق وبصدق.
  • أيضًا الاستماع والمشاركة.
  • والتعاطف مع العملاء وتقديم الدعم الودود.
  • كذلك المعرفة العميقة بالمنتج.
  • بالإضافة إلى الاهتمام بالوقت.

اقرأ أيضًا: كيفية شراء وبيع الأسهم بهدف الربح عن طريق الانترنت

العمل كفريق وبصدق

إن العمل كفريق في مجال دعم العملاء يعتبر من الأشياء الضرورية في هذا المجال. لأن أي موظف في الشركة لن يستطيع تقديم حل لأي مشكلة تأتي إلى مركز الدعم. لهذا ينبغي عليه أن يكون على تواصل دائم مع الفريق. بالتالي يجب تدريب كل موظف على برامج مكتب المساعدة، ليتمكن كل الفريق من المشاركة في حل المشكلات خاصةً في أوقات الزحمة. علاوةً على ذلك، ينبغي على الموظف أن يكون صادقًا مع العميل، حينئذ سيكسب احترامه والتزامه مع الشركة. لذلك عندما يواجه الفريق مشاكل غير متأكدين من آلية عملها يكون من المهم إعلام الزبون بأنه سيتم التواصل مع الشخص المناسب لحل المشكلة ومعاودة الاتصال به عند توفر الإجابة.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

الاستماع والمشاركة

من متطلبات وظيفة خدمة العملاء أيضًا الاستماع إلى العميل ومشاركته الملاحظات للتوصل إلى حل. بالتالي يجب على الموظف أخذ الوقت الكافي لفهم المشكلة وكيفية تأثيرها على أعمال الزبون. إضافةً إلى ذلك، يجب نقل جميع ملاحظات العملاء واحتياجاتهم إلى وكلاء الشركة ليتم تحسين المنتج أو ابتكار منتجات جديدة تناسب متطلباتهم. لذلك تطلب الشركات الناشئة والناجحة من فريق دعم العملاء تقديم ملاحظات الزبائن في كل اجتماع للشركة.

التعاطف مع العملاء وتقديم الدعم الودود

لتقديم خدمة دعم عملاء ممتازة يجب على الموظف أن يتعاطف مع الزبائن ،وأن يضع نفسه مكانهم خاصةً في المواقف الصعبة والمشكلات المعقدة. بالتالي سيكسب ثقة العميل وولائه إلى الشركة وهذا ما ينعكس إيجاب على الأرباح. نتيجةً لذلك، يتوجب على موظفي دعم العملاء إتقان فن التعاطف مع تقديم الدعم بكل لطف ومودة.

اقرأ أيضًا: كيفية شحن المنتجات في التجارة الدولية.

المعرفة العميقة بالمنتج لتقديم خدمة عملاء مميزة

في الحقيقة كلما زادت معرفة فريق دعم العملاء بالمنتج كلما انعكس ذلك على نتائج عملهم بشكل أفضل. لذلك يعتبر من مسئوليات وظيفة خدمة العملاء استكمال معسكر تدريبي لمدة أسبوع لتعلم كيفية تقديم الخدمة، والتأكد من معرفتهم التامة بمنتجات الشركة من الداخل والخارج. كما يتوجب عليهم الإلمام بأي إصدار جديد للشركة ليتسنى لهم تقديم المساعدة وحل مشكلات الزبائن بسلاسة.

الاهتمام بالوقت كأحد متطلبات وظيفة دعم العملاء

جميع العملاء يكرهون الانتظار، لذلك يكسبون الثقة بالشركة عندما تستجيب لهم بسرعة وتحل مشاكلهم إلى الأبد. حيث ستزداد احتمالية أن يكون لهم علاقة مستمرة مع الشركة والعلامة التجارية. بالتالي يجب منح الوكلاء الأدوات التي يحتاجونها من أجل دعم العملاء بأكبر قدرًا ممكنًا من الكفاءة. مع التأكيد على أهمية حل المشكلة بإتقان ودقة حتى لو تطلبت المزيد من الوقت. إضافةً إلى تحسين المنتج لتقليل نسبة الشكاوى من نفس المشكلة بالتالي تحسين رضا العملاء.

أنواع قنوات خدمة دعم العملاء

في الحقيقة يمكن استخدام دعم العملاء في العديد من القنوات من أجل الوصول إلى أكبر قدر من المشترين. وتشمل قنوات دعم العملاء الأكثر شهرة ما يلي:

  • الاتصالات الهاتفية والرسائل النصية.
  • أيضًا البريد الإلكتروني.
  • كذلك وسائل التواصل الاجتماعي.
  • بالإضافة إلى دردشة الفيديو.
  • وأخيرًا الخدمة الذاتية.

اقرأ أيضًا: كيف تحدد مجال العمل الملائم لشخصيتك في خطوات بسيطة. 

دعم العملاء عبر الاتصالات الهاتفية والرسائل النصية

يتم دعم العملاء عبر الهاتف عن طريق المكالمات التي تكون مناسبة في الحالات التي تتطلب أمانًا أكثر مثل المحادثات مع البنوك واستفسارات الفواتير. حيث تعتبر الطريقة المفضلة للفئة العمرية الكبيرة إذ يستخدمها حوالي 36% من الأشخاص التي تزيد أعمارهم عن 56 عامًا. علاوةً على ذلك، يمكن تقديم دعم للعملاء من خلال الرسائل النصية التي لا تقتصر فقط على المراسلات النصية، بل يمكن تقديمها من خلال عدة تطبيقات مثل Signal، أو WhatsApp، أو Facebook Messenger.

البريد الإلكتروني لتحقيق متطلبات وظيفة خدمة العملاء

يعتبر البريد الإلكتروني ثاني أكثر القنوات استخدامًا بعد خدمةْ الدعم عبر الهاتف. إذ يوجد أكثر من 4 مليارات مستخدم في جميع أنحاء العالم. حيث يتيح البريد الإلكتروني الاتصال غير المتزامن، كما يسمح لموظف واحد يتقن مهارات وظيفة خدمة العملاء بالعمل في عدة محادثات في وقت واحد.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

دعم العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي

حوالي 71% من المؤسسات الخدمية تستخدم قنوات التواصل الاجتماعي لدمج خدمات التسويق مع خدمةْ العملاء. حيث يساعد ذلك في التعاون وتحديد الخطوات المستقبلية التي تساهم في زيادة نسب المبيعات وحل أي مشكلة قد تواجه العملاء. إذ يمكن التسويق عبر فيسبوك من خلال المنشورات التفاعلية التي تستهدف جمهورًا معينًا، مع تقديم الدعم عبر الرد على استفسارات الزبائن من خلال التعليقات أو البريد. كما يمكن إنشاء المنتديات والمجتمعات لعرض أفكار الشركات وحث الأشخاص على استخدام منتجاتها. بالتالي تقديم خدمة عملاء مميزة وتطوير معرفة الزبائن بالمنتجات مع إمكانية مشاركتها مع الآخرين.

تقديم دعم للعملاء من خلال دردشة الفيديو

حقيقةً يوجد بعض الاستفسارات التي تستوجب تقديم الدعم من خلال مشاركة الشاشة والتصفح مع العميل أو عبر مكالمة فيديو. مثل التذاكر عالية القيمة التي تتطلب تصحيحًا وتتجاوز مستوى معرفة العميل وتشغيل بعض المعدات أو استبدال بعض القطع. حيث تساعد مكالمة الفيديو في إزالة المسافات الفاصلة بين العميل والموظف. وتمكن العملاء من التواصل مع خبير الذي يوجههم من خلال عدة خطوات لحل مشاكلهم بأنفسهم. بالتالي فعلت العديد من الشركات خدمة دعم العملاء من خلال الفيديو لتقديم المساعدة المرئية عن بعد وذلك بنسبة تصل إلى 42%.

اقرأ أيضًا: الفرق بين التسويق والإعلان.

الخدمة الذاتية

تعني الخدمة الذاتية أن يجد العميل بنفسه الحلول لمشكلته دون الحاجة إلى انتظار رد من أحد وكلاء الدعم. ذلك من خلال عدة موارد مثل قواعد المعرفة ومنتديات المجتمع التي تتيح للعميل إيجاد إجابة على الأسئلة الخاصة بهم. حيث تبلغ نسبة الأشخاص الذين يحاولون حل مشكلاتهم قبل اللجوء إلى خدمة دعم العملاء حوالي 81%. لذلك ينبغي تقديمها بغض النظر عن القنوات التي يتم استخدامها، إذ يكون من المهم تقديم دعم شامل وسلس للعملاء.

الفرق بين خدمة دعم العملاء وتجربة العملاء

إن خدمةْ دعم العملاء هي عبارة عن جزء واحد فقط من رحلة العملاء بأكملها، أما تجربة العملاء تشمل كل التفاعلات التي تتم بين العلامة التجارية والعملاء. إذ تسيطر الشركة على كل الخدمات التي تقدم للعملاء مع وجود عدة مقاييس لتحديد مدى جودتها. مثل نقاط رضا العملاء (CSAT)، ودرجة جهد العميل (CES)، وصافي نقاط المروج (NPS). كما تستخدم هذه المقاييس أيضًا لتقييم تجربة العملاء بالإضافة إلى عدة مقاييس أخرى مثل القيمة الدائمة للعميل (CLV)، ومعدل تضاؤل ​​العملاء، ومعدل الاحتفاظ بالعملاء. من ناحيةٍ أخرى تقع مسئولية خدمةْ العملاء في الدرجة الأولى على عاتق مديري ووكلاء دعم العملاءْ. أما تجربة العملاء تكون فيها المسئولية مشتركة وتقع على عاتق كل فرد يعمل ضمن الشركة. بالنتيجة تكون خدمة دعم العملاء وتجربة العملاء مفهومان مكملان لبعضهما البعض ولا يمكن الحصول على أحدهما دون الآخر.

الركائز الأساسية لخدمة عملاء رائعة

من مسئوليات وظيفة خدمة العملاء تقديم المعلومات والفائدة للعملاء وحل مشاكلهم بموثوقية كبيرة. وهناك العديد من الركائز التي تساعد في تقديم خدمةْ عملاءْ رائعة، منها:

  • ربط دعم العملاء بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، الذي يقدم عرضًا كاملًا لتفاعلات العملاء مع الشركة. بالتالي يصبح لدى فريق العمل معرفة كاملة حول بيانات العميل والخصائص الديمغرافية له وسجل طلباته والتفضيلات وغيرها.
  • كما يمكن تقديم خدمةْ عملاءْ رائعة في كل قناة يستخدمها العملاء من البريد الإلكتروني إلى وسائل التواصل الاجتماعي والهاتف وغيرها.
  • كذلك تحقيق التوازن المثالي بين الجودة والسرعة من خلال التوجيه متعدد القنوات، وأتمتة سير العمل لتوفير الوقت والجهد على العميل والموظف.
  • أيضًا تدريب الوكلاء على المهارات الناعمة والصعبة مثل الاستماع النشط، والتعاطف، والمعرفة الكاملة بكيفية عرض المنتج مع تقديم تجربة مخصصة لكل عميل، والخبرة الفنية.
  • بالإضافة إلى الحفاظ على خطوط اتصال وتعاون مفتوحة مع فريق دعم العملاء، الذي يساعد في حل القضايا المعقدة والمشاكل الجديدة.
  • علاوةً عن فهم العميل بشكل أفضل وتحديد ماهية العلاقة بينه وبين الشركة من خلال عدة مقاييس مثل مقياس رضا العملاء (CSAT)، والإيرادات، وجهد العميل، وطريقة الاحتفاظ بالعملاء.
  • وأخيرًا تحويل دعم العملاء إلى عامل دافع للإيرادات من خلال دفع العميل إلى طرق البيع العابر والإضافي.

مهارات وظيفة خدمة العملاء

تتمثل مهارات دعم العملاء في الصفات والقدرات التي يحتاجها الموظف لأداء عمله بشكل مثالي. كما تشمل العديد من المهارات الفنية واللينة. بالتالي من أهم مهارات وظيفة خدمة العملاء:

  • التعاطف والشفافية
  • أيضًا الاستماع النشط والهدوء.
  • كذلك مهارات التواصل مع الآخرين.
  • بالإضافة إلى الإشراف على مهام متعددة.
  • وأخيرًا الذكاء العاطفي والإبداع.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

التعاطف والشفافية

يعتبر التعاطف مع العميل والشفافية في العمل معه من أهم مهارات وظيفة خدمة العملاء. إذ يجب على الموظفين إخبار العملاء بالوقت الذي سينتظرونه، ثم تقديم الدعم لهم وإخبارهم أن الشركة ستلتزم بتقديم الحل المناسب. أو أن تفعل الشركة نظام رد الاتصال بحيث يتصل الموظف مع العميل أو يرسل له رسالة عندما يصبح متاحًا، بالتالي لا يحتاج العميل للانتظار طويلًا. كما يجب أن يوضح الموظف للعميل الأسباب التي أدت إلى المشكلة وآلية حلها خطوة بخطوة ليتم تداركها مستقبلًا.

الاستماع النشط والهدوء

يمكن أن يساعد الاستماع الفعال والنشط في فهم العميل ومعرفة احتياجاته بشكل أفضل، ويعتبر من أساسيات خدمة العملاء. وذلك من خلال الانتباه جيدًا لما يقولونه مع ملاحظة نبرة الصوت ولغة الجسد والانتظار حتى ينهي عرض مشكلته. لذلك يجب على الموظفين أن يكونوا مهيئين بشكل كامل ليظلوا هادئين ومهتمين في أي تفاعل يقوم به العميل مع التعامل معه بشكل هادئ ولطيف.

اقرأ أيضًا: أساسيات التجارة الإلكترونية. 

مهارات التواصل مع الآخرين

من المهم أن يتمتع موظف دعم العملاء بمهارات تمكنه من التواصل مع الآخرين مثل التواصل الجيد، والإيجابية، والمرونة، والمسئولية. حيث تعتبر هذه المهارات من متطلبات وظيفة خدمة العملاء التي تستطيع أن تخلق علاقة رابحة بين الشركة والزبائن. بالإضافة إلى ذلك، تمكن مهارات التعاون بين فريق خدمة دعم العملاء من بناء الثقة لدى الزبائن وتحسن عملية التواصل معهم. لذلك ينبغي التنسيق بين فريق التسويق على وسائل التواصل الاجتماعي وموظفي دعم العملاء للمساعدة في أي طلبات واردة.

الإشراف على مهام متعددة لخدمة عملاء أفضل

من مهارات وظيفة خدمة العملاء التي يجب على الموظف أن يتمتع بها أن يكون قادرًا على أداء عدة مهام في نفس الوقت. مثلًا يطلب من موظفي الدردشة المباشرة أن يكونوا قادرين على التعامل مع أكثر من محادثة واحدة والاستماع إلى كل عميل مع إيجاد الحلول المناسبة لهم. أو كأن يرد على اتصال هاتفي مع أحد العملاء والتواصل من خلال الدردشة مع عميل آخر.

الذكاء العاطفي والإبداع

إن الذكاء العاطفي هو القدرة على إدراك العواطف والتحكم بها. حيث يعتبر الذكاء العاطفي القوي مهارة مهمة لأنه يمكن الموظفين من الحفاظ على هدوئهم في العمل. من ناحيةٍ أخرى يجب أن يتمتع الموظف بالتفكير الإبداعي، أي أن يكون قادرًا على التفكير بسرعة وتمييز ما يحتاجه العميل من ثم التوصل إلى حل فريد يلبي احتياجاته.

اقرأ أيضًا: كيفية البيع عبر الإنترنت بشكل احترافي.

مسئوليات وظيفة خدمة العملاء

في الحقيقة تقع العديد من مسئوليات وظيفة خدمة العملاء على الموظفين في هذا المجال كونهم الخط الأول للاتصال مع الزبائن. من أهم هذه المسئوليات ما يلي:

  • الإجابة على الأسئلة المتعلقة بمنتجات وخدمات الشركة.
  • أيضًا معالجة الطلبات والمعاملات وتقديم عروض الشركة.
  • بالإضافة إلى استكشاف المشاكل الفنية وحلها.
  • كذلك تحليل آراء العملاء.
  • وأخيرًا تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

الإجابة على الأسئلة كإحدى مسؤوليات وظيفة خدمة العملاء

تعتبر الإجابة على أسئلة العملاء حول الشركة وخدماتها ومنتجاتها مسؤولية رئيسية تقع على عاتق موظفي الدعم. إذ إن معرفة خصوصيات وعموميات عروض الشركة يعتبر أمر بالغ الأهمية لتقديم استجابة سريعة ودقيقة وشاملة للعملاء. من جهةٍ أخرى يجب على الموظف أن يعرف كيفية التعامل مع إلغاء الطلبات أو إرجاع المنتجات أو عمليات التبديل. بالتالي ضمان معالجة الطلبات بطريقة فعالة في الوقت المناسب.

دعم العملاء لتقديم معلومات عن عروض الشركة

يعتبر أيضًا توفير معلومات حول العروض الخاصة بالشركة ومنتجاتها من مسؤوليات وظيفة خدمة العملاء. إذ يجيب الموظف على جميع استفسارات العميل ويشارك في زيادة المبيعات بشكل جزئي مع تقديم تجربة إيجابية للعميل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يسوق للمنتجات الأخرى للشركة من خلال تطوير محتوى مفيد للعملاء عن طريق كتابة المقالات والأسئلة المتداولة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وغيرها.

اكتشاف مشاكل العملاء وحلها

إن حل مشكلات المنتج أو الخدمة وتقديم المساعدة الفنية المستمرة للعملاء من الواجبات الأساسية لفريق الدعم ومسئولية مهمة من مسئوليات وظيفة خدمة العملاء. حيث يشمل ذلك تقديم الدعم فيما يتعلق بالتثبيت والتخصيص والصيانة وترقية المنتج وغيرها. إضافةً إلى ذلك، يجب التعامل مع شكاوى العملاء غير الراضين عن الخدمة والعمل على تحسينها بما يتناسب مع احتياجاتهم.

اقرأ أيضًا: كيف أطور نفسي في الكلام والحديث مع العملاء

تحليل آراء العملاء كإحدى مسئوليات وظيفة خدمة العملاء

لا تنته مسئولية موظف دعم العملاء عند الرد على العميل وحل مشكلته. بل يجب أيضًا جمع المعلومات حول رضا العميل عن الخدمة وتحليل ملاحظاته. حيث يوجد العديد من الطرق لأتمتة جمع الملاحظات أو يمكن للموظف متابعة ذلك مع العميل بنفسه وتدوين اقتراحاتهم لتحسين المنتج. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يعرف الوكلاء كيفية التعامل مع المراجعات السلبية وتحويلها إلى تجارب إيجابية. وذلك بهدف تقليل الضرر المحتمل على سمعة العلامة التجارية بشكل عام.

تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس لخدمة عملاء أفضل

من ناحيةٍ أخرى يقع على عاتق الموظفين مسؤولية تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس. حيث تعتبر هذه المسئولية من متطلبات وظيفة خدمة العملاء. وتشمل هذه المقاييس درجات CSAT لتتبع رضا العميل، وصافي نقاط الترويج (NPS) لقياس مدى احتمالية أن يوصي العملاء بالشركة أو المنتج أو الخدمة. بالإضافة إلى نقاط جهد العميل (CES) لتقييم سهولة تجربة الخدمة مع المؤسسة، وحل الاتصال الأول (FCR) لمعرفة كيفية التعامل بفعالية مع مشكلات الخدمةْ عند الاتصال الأول بالعميل. كذلك متوسط ​​وقت الحل (ART) لمعرفة الوقت الذي يستغرقه الوكلاء في المتوسط ​​لحل المشكلات والمقاييس الأخرى.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء .. المهارات والمسؤوليات

مستقبل خدمة دعم العملاء

إن تحسين دعم العملاء يساعد في الحصول على رؤية أكثر اكتمالًا لراحة العميل، مع توفير الوقت والمال من خلال التخلص من العمليات المكلفة وغير الفعالة. بالتالي هناك عدة اتجاهات لمستقبل خدمةْ العملاء منها:

  • زيادة قيمة العملاء وتحسين الخدمات المقدمة لهم: إذ يجب على الشركة تقديم تجارب استثنائية للعملاء مع وضع وفورات التكاليف في الاعتبار. حيث يتوقع العميل من الموظف أن يفهم احتياجاته ويحل مشكلاته مباشرةً.
  • أيضًا أتمتة عمليات معالجة المهام: وذلك لتقديم خدمةْ أكثر كفاءة وأقل كلفة مع توفير كبير في الوقت. حيث تربط العميل مع الموظف، والموظف مع باقي الفريق. لذلك اتجهت أغلب الشركات إلى هذه العملية بنسبة وصلت حتى 60%.
  • كذلك توفير الاتصال المترابط بموظف دعم العملاءْ في أي وقت وعبر أي قناة: حيث يعتبر تقديم الدعم من خلال الهاتف والرسائل والخدمة الذاتية أكثر القنوات استخدامًا. كما يجب أن يكون مركز الاتصال مرتبطًا مع الأقسام التنظيمية الأخرى لبناء تصور شامل عن مشكلة العميل والعمل على حلها.

اقرأ أيضًا: ولاء العملاء

في نهاية هذا المقال نكون قد عرفنا خدمة العملاء وتعرفنا على أهميتها، بالإضافة إلى أهم متطلبات وظيفة خدمة العملاء. كذلك وضحنا طرق تقديم خدمة عملاء ممتازة، وشرحنا مهارات وظيفة خدمة العملاء. علاوةً عن تقديم أهم مسئوليات خدمة العملاء ومستقبل هذه الخدمة. وفي الواقع إن تقديم خدمة عملاء ممتازة يتطلب المهارة الكافية والإبداع في إيجاد حلول والتحلي بالهدوء والصبر.

أسئلة شائعة

  • ما هي خدمة العملاء؟

    خدمة العملاء (بالإنكليزية: customers service)، هي عبارة عن خط اتصال مباشر وفردي بين المستهلك الذي يشتري المنتج، وممثل الشركة التي تبيع هذا المنتج.

  • ما هي متطلبات وظيفة خدمة العملاء؟

    شهادة ثانوية على الأقل ومهارات قوية في التواصل، كذلك القدرة على الاستماع النشط والإلمام بأنظمة إدارة علاقات العملاء، أيضًا القدر على التكيف والالتزام بالمهام رغم تعددها.

  • ما هي المهارات المطلوبة لخدمة عملاء ممتازة؟

    التعاطف والشفافية، أيضًا الاستماع النشط والهدوء، كذلك مهارات التواصل مع الآخرين، بالإضافة إلى الإشراف على مهام متعددة، وأخيرًا الذكاء العاطفي والإبداع.

  • ما هي مسؤوليات وظيفة خدمة العملاء؟

    الإجابة على الأسئلة المتعلقة بمنتجات وخدمات الشركة، ومعالجة الطلبات والمعاملات وتقديم عروض الشركة، بالإضافة إلى استكشاف المشاكل الفنية وحلها، كذلك تحليل آراء العملاء كإحدى مسؤوليات وظيفة خدمة العملاء، وأخيرًا تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس.