شرح الفوترة الإلكترونية ما هي وكيف تعمل 2023

انتشر في الآونة الأخيرة مصطلح الفوترة الإلكترونية في دولنا العربية، ولعل الكثيرين منكم قد اطلع على شرح الفوترة الإلكترونية، وقرأ معلوماتٍ عن ما هي الفوترة الإلكترونية، وآلية عمل الفوترة الإلكترونية. هذه الآلية التي تستخدم في بعض القطاعات في وطننا العربي في الوقت الراهن، ومن أهم الأمثلة على الفوترة الإلكترونية هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، وما إلى ذلك. ولما كان من الأهمية بمكان مطالعة شرح الفوترةِ الإلكترونية، وما هي الفوترة الإلكترونية، وآلية عمل الفوترةِ الإلكترونية. كان هذا المقال من منصة تجارتي الذي سنحاول فيه شرح الفوترةِ الإلكترونية، بالإضافة إلى شرح ما هي الفوترةِ الإلكترونية، وآليه عمل الفوترةِ الإلكترونية بهدف نشر ثقافة استخدام الفواتير الإلكترونية على نطاق أوسع نظرًا للمزايا المتعددة التي يتصف بها نظام الفوترةِ الإلكترونية.

شاهد أيضًا: افضل بنك لفتح حساب شركات في السعودية.

شرح الفوترة الإلكترونية

الفوترة الإلكترونية، أو ما يعرف اصطلاحًا باللغةِ الإنكليزية e-Billing هي التبادل الإلكتروني لمستندات المحاسبة بين البائع والمشتري. وتكون هذه المستندات المحاسبية في إشكالٍ عدة مثل الفواتير، ووصول المستحقات، والديون، وما إلى ذلك. حيث يتم إرسال معلومات الفاتورة إلى مصلحة الضرائب قبل إعادة توجيهها إلى مستلم الفاتورة للتأكد من صحتها.

كما يمكن شرح الفوترةِ الإلكترونية بأنها نظام منخفض التكاليف لمعالجة المعلومات. والتي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات في تحويل الفواتير اليدوية الورقية إلى صيغة أكثر فاعلية في شكل فواتير إلكترونية تضم كافة المعلومات ذات الصلة بعملية التسديد.

إقرأ أيضًا: ما هي المحاسبة الضريبية .

تعريف الفوترة الإلكترونية

الفوترةِ الإلكترونية بالتعريف هي فاتورة رقمية يتم إنشاؤها بواسطة المورد باستخدام أحد البرامج المحاسبية، أو المالية. وإرسالها على الفور إلى الدافع بتنسيق رقمي عبر البريد الإلكتروني، أو طرق إلكترونية أخرى لمعالجة الدفع إلكترونيًا من خلال نظام برمجياتهم. هذا، وتسمح الفوترة الإلكترونية بإصدار، ومعالجة، وتبادل الفواتير، والإشعارات الدائنة، والمدينة بشكلٍ إلكتروني منظم بين البائع والمشتري. كما يتم تطبيق كافة الإحكام الوطنية المتعلقة بالضريبة المستحقة الدفع في تشريع ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة الإلكترونية.

كما يمكن تعريف ما هي الفوترة الإلكترونية بحسب المبدأ التوجيهي رقم (EC/2001/115) الصادر عن المجلس الأوروبي بأن الفوترة الإلكترونية هي بالتعريف إرسال الفواتير عبر الوسائل الإلكترونية. أي نقلها إلى المستلم باستخدام أجهزة إلكترونية لمعالجة، وتحليل، وتخزين البيانات.

مقالات ذات صلة: بوليصة الشحن.

كيف تعمل الفوترة الإلكترونية

بعد أن تعرفنا على ما هي الفوترة الإلكترونية. يمكن القول إنه يمكن تلخيص كيف تعمل الفوترة الإلكترونية في ثلاث نقاط رئيسية هي:

1. في البداية يجب على الشركات استخراج بيانات الفاتورة ذات الصلة من نظامها المحاسبي.
2. ثم يتم إنشاء المستند الإلكتروني من قبل المورد قبل تقديمه إلى مصلحة الضرائب.
3. وبمجرد أن تقوم مصلحة الضرائب بتقييم الوثائق الإلكترونية، والتحقق من موافقتها للمعايير. فإنها تقوم أما:
   1. إرسالها مباشرة إلى المستلم على شكل فاتورة بالصيغ المذكورة آنفا.
   2. أو إعادتها إلى المورد الذي يرسلها إلى المستلم.

كما يمكن ذكر آلية عمل الفوترةِ الإلكترونية بشكلٍ أكثر تفصيلًا عبر النقاط المفصلة التالية المستخلصة من فقرة شرح الفوترة الإلكترونية:

1. تحويل المستند الورقي إلى نسخة إلكترونية.
2. ثم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.
3. في الخطوة التالية يجب إرسال الفاتورة الإلكترونية للعميل.
4. واستقبال الفاتورة الإلكترونية من قبل العميل، ومعالجتها للموافقة عليها، والدفع.
5. أيضا يجب إخطار المورد باستلام الفاتورة، وإرسال إشعارات تذكير الدفع التلقائي للعميل.
6. ثم الدخول الآلي في النظام المحاسبي للعميل.
7. والتحقق من الدخول في النظام المحاسبي.
8. الآن يجب اختيار أسلوب الدفع. بالإضافة إلى إدارة النزاع.
9. في الختام الموافقة النهائية على السداد.

شاهد أيضًا: وظيفة المدقق المالي.

أنواع برامج الفوترة الإلكترونية

يوجد نوعان رئيسيان من برامج، أو تنسيقات الفوترةِ الإلكترونية، هي:

• أنظمة الفاتورة المباشرة، ومن أمثلتها دخول العملاء إلى موقع الويب الخاص بالدفع الإلكتروني للشركات المتعاملين معها، ودفع المبالغ المالية المترتبة عليهم.
• كذلك أنظمة تجميع البنوك، ومن أمثلتها تسجيل العملاء الدخول إلى موقع البنك الخاص بهم، ودفع الدفعات المترتبة عليهم من خلال تسجيل دخول واحد.

اقرأ أيضًأ: تعريف المحاسبة المتوسطة.

ما الفرق بين الفوترة والفواتير الإلكترونية

تتشابه الفوترةِ الإلكترونية، مع الفواتير الإلكترونية في بعض الجوانب. لكنهما ليسا نفس الشيء تمامًا، فالفواتير الإلكترونية هي ببساطة إرسال الفواتير رقميًا، ولكن ميزة الدفع ليست متكاملة كما هي مع الفوترة الرقمية. ومن أمثلة الفواتير الإلكترونية فواتير QuickBooks، حيث يمكن للمستخدمين إرسال الفواتير بسرعة، وسهولة عبر البريد الإلكتروني، ولكن ميزة الدفع لا يتم دمجها تلقائيًا.

وتسمى حلول الفوترة الإلكترونية، والدفع عادةً باسم برنامج أتمتة AP على موقع ويب للخدمات، أو البنك. كما تتوافر برامج حاسوبية يمكن من خلالها إدارة المدفوعات الإلكترونية بين الموردين، والعملاء بسهولة، وأمان. ومن أهم الأمثلة على هذه البرامج برنامج AvidPay.

اقرأ أيضًا: حساب تكلفة المنتج.

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة الإلكترونية

تضم الفاتورة الإلكترونية، والتي هي شكل رقمي عن الفاتورةِ المادية. والتي غالبًا ما تقدم بتنسيق pdf على جميع المعلومات ذات الصلة التي تتعلق بعملية الدفع مثل التاريخ، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق، وشروط الدفع. كما تحتوي الفاتورةِ الإلكترونية في نظام الفوترة الإلكترونية الكاملة على رابط، أو تعليمات للوصول إلى بوابة الدفع. حيث يمكن عرض الفاتورة، وتسويتها، أو دفعها.

شاهد أيضًا: ما هي المطلوبات.

معايير الفوترة والترميز الإلكتروني

في سياق الحديث عن شرح الفوترة الإلكترونية. يجب أن نذكر أنه يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية على شكل فاتورة EDI (تبادل البيانات الإلكترونية)، أو فاتورة XML (لغة الترميز الموسعة)، أو CSV (قيم مفصولة بفواصل)، لتصدير الملفات، أو CDFI (وهو تنسيق آخر للفوترة الإلكترونية يستخدم في المكسيك، وبعض دول أمريكا اللاتينية). في حين لا يتم اعتبار صيغة البيانات pdf صيغة مقبولة للفاتورة كصيغة إلكترونية في معظم الحالات.

أما في مجال الرعاية الصحية، فتُستخدم معايير الفوترةِ الإلكترونية والتشفير باستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) امتثالًا لقانون HIPAA، بما في ذلك الفوترة الإلكترونية، ومدفوعات المطبوعات الإلكترونية.

كما تقوم منظمة Nacha بتأسيس، وتطبيق قواعد تشغيل Nacha لمدفوعات ACH الإلكترونية من بنك إلى بنك في الولايات المتحدة. والتي تتم من خلال المؤسسات المالية الأعضاء في شبكة National Automated Clearing House.

مقالات ذات صلة: تعريف النظام المحاسبي.

من المؤهل لاستخدام نظام الفوترة الإلكترونية

في سياق حديثنا عن شرح الفوترةِ الإلكترونية، وما هي الفوترةِ الإلكترونية. من المفيد أن نذكر أنه يمكن لكل شركة تقدم سلعًا، أو خدمات، خاضعة للضريبة أم لا. الاستفادة من الفوترةِ الإلكترونية، وعادةً ما تفضل الشركات الكبيرة اعتماد نظام الفوترةِ الإلكترونية. نظرًا للعدد الكبير من الفواتيرِ التي يصدرونها، وذلك لما لنظام الفوترةِ الإلكترونية من أهمية في توفير الوقت والتكلفة. كما شهدت الآونة الأخيرة توجهًا متزايدًا للشركات الصغيرة والمتوسطة نحو اعتماد نظام الفوترةِ الإلكترونية. وذلك أما من خلال البرامج المحاسبية الخاصة بهذه الشركات، أو من قبل مزود خدمة خارجي. حيثُ تسهل الفوترةِ الإلكترونية على موظفي المحاسبة في هذه الشركات موازنة الدفاتر، وتسويتها. كما تتيح لممثلي خدمة العملاء الوصول إلى السجلات الإلكترونية، وحل المشكلات.

مقالات ذات صلة: تحميل أفضل برنامج محاسبة مجاني للشركات.

مزايا الفوترة الإلكترونية

بعد أن تعرفنا على ما هي الفوترةِ الإلكترونية. من الأهمية بمكان الاطلاع على مزايا الفاتورةِ الإلكترونية، وهي:

• توفير الكفاءة، والوقت للمستفيد، والدافع.
• أيضا تقليل الخطأ البشري قدر الإمكان.
• كذلك تركيز الموظفين على أنشطة أقل رتابة، وأكثر استراتيجية.
• والموافقة على الفاتورة في الوقت المناسب، وبالتالي الاستفادة من خصومات الدفع المبكر.
• أيضا تمكن الفاتورة الإلكترونية من تحصيل أسرع لحسابات القبض.
• كما يتيح نظام الفوترة الإلكترونية نظام تسجيل (SOR) الرقمي لكل من الدافع، والدافع لأمره، والمتكامل مع أنظمة تطبيقات التمويل والمحاسبة الحديثة.

اقرأ أيضًا: كيفية حساب الخصم من السعر.

عيوب الفوترة الإلكترونية

كذلك بعد أن تعرفنا على آلية عمل الفوترةِ الإلكترونية. من المهم التعرف على عيوب الفوترةِ الإلكترونية، وهي:

• إمكانية وجود مخاوف تتعلق بالأمان، وخصوصية البيانات.
• أيضا يمكن عدم تلقي جميع الفواتير الإلكترونية المرسلة عبر البريد الإلكتروني. إذا تم تصنيفها كبريد عشوائي.
• كذلك الحاجة إلى التعامل مع كل من الفواتير الإلكترونية، والورقية في النظام.
• إلا أنه باستخدام برنامج أتمتة AP الإضافي المدمج مع برنامج المحاسبة، أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يمكن التخفيف من معظم عيوب الفوترةِ الإلكترونية.

اقرأ أيضًأ: ما هو Zoho.

الدول التي تستخدم نظام الفوترة

في الوقت الحالي تلزم الدول التالية شركاتها، بإرسال واستلام الفواتير باستخدام الفوترة الإلكترونيةِ:

• إيطاليا.
• وتركيا.
• ثم الهند.
• أيضا إندونيسيا.
• كذلك البيرو.
• وشيلي.
• ثم الأرجنتين.
• أيضا المكسيك.
• كذلك البرازيل.
• بالإضافة إلى كوريا الجنوبية.
• كما تايوان.
• بالإضافة إلى كولومبيا.
• أضف إلى ذلك، أوروغواي.

شاهد أيضًا: شروط التجارة الإلكترونية في السعودية للمقيمين.

في الختام تعرفنا من خلال هذا المقال على شرح الفوترة الإلكترونية. بما في ذلك ما هي الفوترة الإلكترونية، وآلية عمل الفوترة الإلكترونية. هذه الآلية المهمة التي تعتمد عليها الكثير من الشركات في عملها، ومعالجة مدفوعاتها. إلا أنه، وللاستفادة من مزايا الفاتورة الإلكترونية على أفضل نحو يجب العمل على حل المشكلات المتعلقة بالأمان، وخصوصية البيانات، والخوف من سرقة، أو ضياع البيانات، أو المبالغ المالية للطرفين الدافع، والمدفوع إليه.