ما هو دفتر الحسابات؟ تعريف دفتر الحسابات وأهم أنواعه

دفتر الحسابات عبارة عن موسوعة شاملة تحتفظ بكافة المعاملات التي تريد تسجيلها في حال امتلاكك لأي شركة أو مؤسسة تحوي على العديد من العملاء والبائعين، أمّا بالنسبة لمحلٍ تجاريٍ بسيط فيكون دفتر الحسابات عبارة عن تسجيل المستحقات والمبيعات. لذلك ومن خلال مقالنا هذا وعبر منصة تجارتي، سنتعرّف وإياكم على  دفتر الحسابات وأهم أنواعه، أيضاً ما هو دفتر الأستاذ؟ وأنواع الحسابات فيه؟ كما و سنبيّن الفرق بين الدفاتر اليومية، ودفاتر الأستاذ؟ ومن جهة أخرى سنتعرف على كيفية الترحيل النهائي للإدخالات إلى ميزان المراجعة؟ والكثير من الإجابات الدقيقة والتفصيلية على أسئلة قد تتراود إلى أذهانكم حول دفتر الحسابات، لذلك عزيزي القارئ أكمل قراءة المقال حتى النهاية.

ماهو دفتر الحسابات

دفتر الحسابات عبارة عن كتاب أو سجل رقمي يستخدمه أي محاسب لمعرفة التحركات المالية التي تمت من وإلى الحساب، كذلك  لتجميع معلومات تفصيلية عن المعاملات لحساب واحد، أو نوع واحد من المعاملات، فأي منشأة لها دفتر حسابات،  يتضمن كل ما تم من عمليات محاسبية خاصة بالبنك سواء كانت بالدائن أو المدين، أيضًا يحتوي على جميع الحسابات مثل: حسابات الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات، والمطلوبات والاسهم، والضرائب وما إلى ذلك، كما أنه من خلال دفتر الحسابات يمكن توضيح ومراجعة كافة العمليات المحاسبية الخاصة بكل منشأة بشرط الاحتفاظ  بالكمبيالات، والشيكات، وكل الأوراق والمستندات.

بالإضافة إلى أن الاحتفاظ  بدفتر الحسابات يعد أمرًا إلزاميًا بما في ذلك الإيصالات بموجب قانون ضريبة الدخل وقانون الشركات لعام 2013، وأيضًا قانون ضريبة السلع والخدمات، حيثُ تختلف الكتب الواجب صيانتها وفترة الاحتفاظ فيها ومتطلبات الإكراه، وذلك بموجب القوانين الثلاثة.

اقرأ أيضًا: ما هو تخصص دراسة المحاسبة | وأهم فرص العمل المحتملة لدارسي تخصص المحاسبة

أنواع دفتر الحسابات

تشمل أنواع دفتر الحسابات صنفين رئيسيين،  وهما:

• دفتر الأستاذ.
• كذلك المجلة.

دفتر الأستاذ من أنواع دفتر الحسابات

دفتر الأستاذ من أهم أنواع دفتر الحسابات، وهو مسئول عن جميع المعاملات في المنشأة، يتم فتحه في بداية السنة المالية ويقفل في نهايتها، حيثُ يُصنف فرعيًا إلى ما يلي:

• دفتر النقدية: ويتم فيه تسجيل الإيصالات والمدفوعات المتعلقة بالنقد فقط.
• دفتر الأستاذ المدين: يؤمن معلومات عن مبيعات الائتمان التي تتعلق بالعملاء.
• كذلك دفتر الأستاذ الدائن: يوفر معلومات حول مشتريات الائتمان المتعلقة بالبائعين.

المجلة من أنواع دفتر الحسابات

وهي النوع الثاني من أنواع دفتر الحسابات، وتُصنف بشكل فرعي كالاّتي:

• دفتر يوم الشراء: يسجل مشتريات الائتمان.
• دفتر يوم المبيعات: يؤمن معلومات تفصيلية عن مبيعات الائتمان من قبل رجال الأعمال.
• دفتر الإرجاع إلى الداخل (دفتر إرجاع المبيعات): يسجل البضائع المعادة بواسطة العميل، أو البضائع التي تم إرجاعها إلى التاجر.
• كتاب إرجاع الشراء: يسجل البضائع المُعادة إلى المورد.
• كذلك دفتر اليومية العام: يتم فيه إدخال السجلات التي لا تتناسب مع معاملات الائتمان أو الكتب الأخرى.

اقرأ أيضًا: أفضل برامج المحاسبين | أهم وأسهل 7 برامج محاسبة لإدارة أعمالك بكفاءة

أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ

هناك أنواع مختلفة  للحسابات في دفتر الأستاذ، وتتمثل في:

• حسابات الأصول: مثل الأصول المتداولة والثابتة، وحسابات النقدية، والقبض والمصروفات المدفوعة، والأراضي، والمعدات.
• الخصوم: تشمل القروض الدائنة، والسندات المستحقة للدفع.
• حقوق المساهمين: مثل الأرباح المحتجزة، والأسهم العادية.
• إيرادات التشغيل: كالمبيعات ورسوم الخدمة.
• مصاريف تشغيلية: مثل الرواتب والأجور.
• أيضاً مكاسب غير تشغيلية: كدخل الاستثمار.
• كذلك خسائر غير تشغيلية: كخسارة التخلص من المعدات.

اقرأ أيضًا: مفهوم مخطط الحسابات | تعريفه وأنواعه وأفضل طرق إعداده باحترافية

كيفية إنشاء دفتر حسابات

بعد التعرف على أنواع دفتر الحسابات يكون من المهم جدًا بالنسبة لأي شركة إنشاء هذا الدفتر، فهو يضمن لها الاحتفاظ  بكافة التفاصيل المتعلقة بالمعاملات في داخلها، وإليك الخطوات الرئيسية لإنشاء دفتر الحسابات:

• سجل المصاريف في المجلات.
• احتفظ بنسخ من جميع إيصالات وفواتير وديون عملك.
• قم بإنشاء صفحة دفتر يومية خاصة بك.
• احرص على تسجيل المعلومات بتاريخ حدوثها.
• قم بتصنيف حساب المعاملة.
• حدد رقم لكل حساب لتتمكن من الرجوع إليه بسهولة.
• اسرد معاملتك بالتفصيل من حيث التاريخ، والحساب، والرقم المرجعي، بالإضافة إلى كتابة وصف مختصر لها.
• دقق على نوعية المعاملة هل هي مدينًا أم ائتمانًا.
• ثم استعمل أسطرًا منفصلة للمعاملات التي تنطبق على حسابات متعددة.
• بعد ذلك انقل إدخالات دفتر اليومية إلى دفاتر الأستاذ بشكل منتظم ودقيق.

ما هو دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام عبارة عن حسابات مرقمة تستخدمها الشركة لتتبع معاملاتها المالية ولإعداد التقارير المالية أيضًا، فكل حساب هو سجل فريد يلخص نوعًا معينًا من الأصول أو المسئولية، أو حقوق الملكية، وينقسم إلى دفتر أستاذ اسمي والذي يكون مسئولًا عن تجميع معلومات عن النفقات، والدخل، والاستهلاك، والتأمين، وغيرهم، ودفتر أستاذ خاص، يقدم معلومات خاصّة مثل الأجور والرواتب. كما وأنه يحتوي على حسابات تتوافق مع بيان الدخل والميزانية العمومية المخصصة لها، حيث إن بيان الدخل يتضمن مجاميع من حسابات دفتر الأستاذ للنقد والمخزون وحسابات القبض، ويتم تقسيمها أحيانًا إلى أقسام، مثل: المبيعات، والخدمة، والنفقات ذات الصلة.

وتكون أشكال الحسابات في دفتر الأستاذ العام كما يلي:

• حسابات أستاذ ذو أرصدة متحركة: وفيها يتواجد اسم الحساب، والتاريخ، والشرح، والبيان، ورقم الصفحة اليومية، ومبالغ الدائن، والمدين، والرصيد.
• كذلك حسابات على هيئة حرف T: ويسجل فيها اسم الحساب و المدين (يكون بالطرف الأيمن)، أيضًا الدائن (يكون بالطرف الأيسر)، بالإضافة إلى تواريخ العمليات الدائنة والمدينة وأرصدة الحسابات.

أهمية دفتر الأستاذ العام

تتبلور أهمية دفتر الأستاذ العام من  نقاط أساسية، وهي:

• مساعدة المؤسسات على تخزين بياناتها المالية.
• مراقبة الشئون المالية.
• من خلاله يتم إعداد بيان الربح والخسارة، وذلك لتحديد الوضع الحقيقي للبيانات المالية.
• أيضاً يعتبر أداة أساسية لتتبع جميع المعاملات، وتشكيلها في فئات فرعية، وذلك ليتمكن المحاسب من العثور على سجل شامل، وملخص عن الشئون المالية للشركة.
• يجعل عملية تحديد البيانات أكثر سهولة.
• يعتبر أدق أنواع دفتر الحسابات.
• يساعد في منع الأخطاء المحاسبية.
• يوفر الوقت وذلك لأنه يسجل جميع الإدخالات في مكان واحد.
• بالإضافة إلى أنه يكشف عن الغش بسهولة.
• كذلك يحتفظ بجميع البيانات الأساسية، لإنتاج بيانات نقدية للإدارة، أو المستثمر، أو المستهلك.

مخاطر دفتر الأستاذ العام

يتعرض دفتر الأستاذ العام لمخاطر ناجمة من عدة أمور، ومن أبرزها ما يلي:

• إدخال بيانات غير دقيقة  في دفتر اليومية.
• الترحيل غير الدقيق لإدخالات دفتر اليومية.
• المعاملات غير الموثقة.
• إدارة الحسابات غير المتوازنة مع دفاتر الأستاذ الفرعية.
• بالإضافة إلى عدم المساواة بين حسابات الرصيد الدائن والمدين.
• وجود عيوب في مسار المراجعة.
• اعتراض البيانات المنشورة عبر الويب.
• أيضاً الدخول غير المصرح به إلى البيانات الخاصة وعرضها عبر الويب.
• كذلك انهيار خادم الويب.

دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأستاذ المساعد هو مجموعة فرعية مفصلة من الحسابات التي تحتوي على معلومات المعاملات، كامل الميزات ومصمم خصيصًا للمحاسبين، يقوم بتسجيل كافة المعلومات التفصيلية لكل الحسابات، مثل: حساب العملاء، ومعاملات الأصول الثابتة، بالإضافة إلى تصميم التقارير الحالية، وإنشاء تقارير جديدة، مثل: تقارير تحليل الأعمال، وتقارير التدفق النقدي للعملاء.

الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد

بعد التعرف على مفهوم ووظائف كُل من دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد، يمكن عرض إلى الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد في النقاط التالية:

• يُشكل دفتر الأستاذ العام مخطط رئيسي لجميع الحسابات يعرض قائمة بالمعاملات، ولا يمكن تشغيل شركة بدونه، بينما دفتر الأستاذ المساعد يقدم شرحًا وافيًا للمعاملات الموجودة في دفتر الأستاذ العام، كما وأنه لا يحوي على مخطط حسابات.
• بالإضافة إلى أن دفتر الأستاذ العام يتضمن حسابات مثل: حسابات مصرفية، والأصول الثابتة والإيرادات، بينما دفتر الأستاذ المساعد يحتوي على حسابات البائعين.
• كما أن دفتر الأستاذ العام غير مطالب بتحقيق التوازن بين الحسابات، فهو عبارة عن لمحة سريعة عن الشئون المالية للشركة، بينما دفتر الأستاذ المساعد يجب أن يكون متوازن ليعطي المعلومات الصحيحة المرتبطة بالشركة.
• كذلك المعلومات والبيانات في دفتر الأستاذ العام مختصرة جداً، بينما في دفتر الأستاذ المساعد مفصّلة ومشروحة بشكل دقيق جدًا.

ما هو دفتر اليومية

دفتر اليومية عبارة عن حساب تفصيلي لجميع المعاملات المالية للشركة، يتم استخدامه في التسوية المستقبلية للحسابات ونقل المعلومات إلى سجلات محاسبية رسمية أخرى، كما وأنه يسمى بكتاب الإدخالات الأصلية، وذلك لأنه المكان الأول الذي يتم فيه تسجيل المعاملات، حيثُ تستخدم الإدخالات في دفتر اليومية لإنشاء دفتر الأستاذ العام والذي يستخدم لاحقًا لإنشاء البيانات المالية لكافة الأعمال. بالإضافة إلى أنه عندما يتم تسجيل معاملة في دفتر اليومية للشركة فهي عادةً تُسجل بطريقة القيد المزدوج، أو طريقة الإدخال الفردي لمسك الدفاتر، كما أن التسجيل في دفتر اليومية يعتبر جزءًا أساسيًا من حفظ السجلات، فهو يسمح بإجراء مراجعات مختصرة، حيث إن امتلاك دفتر يوميات دقيق وواضح ليس مهماً فقط لنجاح العمل من خلال اكتشاف الأخطاء، ووضع الميزانية بشكل صحيح، بل ضروري أيضًا عند تقديم الضرائب.

خطوات إدخالات دفتر اليومية للأعمال

توجد خطوات أساسية لإدخال البيانات في دفتر اليومية، وهي كالاّتي:

• قم بتحديد المعاملات المالية التي تؤثر على عملك.
• حلل كيف غيرت المعاملة المعادلة المحسابية، سواء زادت أو انخفضت، بالإضافة إلى مقدار التغيير.
• استعمل المدين والائتمان لتسجيل التغيرات في المجلة العامّة.
• كذلك اسرد الحسابات المدينة قبل الحسابات الدائنة، بحيث يكون كل إدخال في دفتر اليومية مرافق لعنوان المعاملة والتاريخ والوصف.

اقرأ أيضًا: ما هي وظيفة المدقق المالي؟ الوصف الوظيفي للمدقق المالي ومتوسط الراتب

 أهمية دفتر اليومية

تتجلى أهمية دفتر اليومية في الأمور التالية:

• يسجل جميع المعاملات التجارية في مكان واحد، وعلى أساس الوقت والتاريخ، فهو يحافظ على الترتيب الزمني، مما يجعل الوصول إلى المعلومات حول معاملة معينة في تاريخ محدد أمرًا سهلًا.
• يدعم جميع المعاملات المسجلة بإيصال أو فاتورة، وذلك لإمكانية التحقق من صحة كل الإدخالات مع فواتيرها.
• يجعل إجراءات المحاسبة صحيحة رياضيًا فهو يفصل جميع المعاملات إلى فئات الخصم والائتمان، فكل إدخال له مدين، ويتم تعيين المبلغ المعادل من القيمة النقدية لبند الائتمان المقابل.
• أيضًا يعتبر دفتر اليومية أساس ترحيل المعاملات في حسابات دفتر الأستاذ.
• من خلاله يمكن تصحيح أي خطأ أو تناقض في دفتر الأستاذ، أو ميزان المراجعة..
• كما ويتم فيه كتابة سرد ووصف لكل إدخال لتسهيل عملية التدقيق لاحقًا.

الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

في الحقيقة توجد عدة فروق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، وهي كالاّتي:

• دفتر اليومية يسجل جميع المعاملات المالية للشركة بشكل مفصّل، بينما دفتر الأستاذ يقوم بالاحتفاظ بالمعلومات المالية اللازمة لإتمام عمل البيانات المالية.
• يسمى دفتر اليومية بكتاب الدخول الأصلي، بينما يسمى دفتر الأستاذ بكتاب الدخول الثانوي.
• السرد في دفتر اليومية مطلوب، بينما في دفتر الأستاذ غير مطلوب.
• أيضاً الغاية من دفتر اليومية هو الإعداد الجيد لدفتر الأستاذ، بينما يتم استخدام دفتر الأستاذ لعمل ميزان المراجعة والحسابات الختامية.
• كذلك التوازن حيث إن دفتر اليومية غير مطالب بالتوازن، أمّا دفتر الأستاذ فيجب أن يكون متوازنًا لإعداد تقارير مالية.

الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ

عملية الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ هي عبارة عن نقل المبالغ الدائنة والمدينة إلى كل حساب خاص فيها في دفتر الأستاذ، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:

• قم بإنشاء إدخالات دفتر اليومية.
• تأكد من أن المدين والائتمان متساويان في إدخالات دفتر اليومية.
• انقل كل إدخال في دفتر اليومية إلى حسابه الفردي في دفتر الأستاذ.
• أيضاً استخدم نفس عمليات الخصم والائتمان ولا تقم بتغيير أية معلومات مسّجلة.
• كذلك احسب أرصدة الحساب في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.

الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة

من المهم جدًا أثناء عملية الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة تذّكر أن الرصيد الختامي المدين في حساب دفتر الأستاذ يظهر على جانب الائتمان، بينما في ميزان المراجعة يتم عرضه في عمود الخصم، كما يجب أن يتم ترحيل أرصدة الإغلاق بعناية فائقة تجنبًا لحدوث بعض الأخطاء، مثل: خطأ الشريحة، وأخطاء النقل. حيثُ تتم عملية الترحيل هذه من خلال إعداد صحيح لميزان المراجعة، وذلك عبر الخطوات التالية:

• أغلق جميع حسابات دفتر الأستاذ ودفتر النقد بالإضافة إلى دفتر البنك، وذلك بعد موازنة كل حساب في دفتر الأستاذ (معرفة الفرق بين مجموع جميع إدخالات الخصم، ومجموع جميع إدخالات الائتمان ).
• جهز ورقة من ثلاثة أعمدة بحيث يكون العمود الأول لاسم الحساب، والأعمدة المقابلة لأرصدة المدين والدائن.
• ثم اكتب اسم الحساب ورصيد هذا الحساب في عمود الخصم أو الائتمان المناسب.
• اجمع كل من عمود الخصم وعمود الائتمان في ميزان تجريبي متوازن وخالي من الأخطاء، حيث يجب أن تكون هذه الإجماليات متماثلة.
• بعد مقارنة المجاميع  ووجود نتائج مماثلة عندها يغلق ميزان المراجعة، أمّا في حال وجود أخطاء نحاول تصحيحها.

حالات تسبب أخطاء في ميزان المراجعة

إن الحالات التي تؤدي إلى حدوث أخطاء واضحة في ميزان المراجعة، هي:

• وجود خطأ في تحويل الأرصدة إلى ميزان المراجعة.
• أيضاً خطأ في موازنة الحساب.
• نشر المبلغ الخطأ في دفتر الأستاذ.
• بالإضافة إلى كتابة الإدخال في العمود الخطأ، مثلًا الخصم بدلاً من الائتمان أو العكس.
• كذلك ارتكاب خطأ في اختيار المجلة أو الكتاب الفرعي.

ما هي مبادئ المحاسبة

مبادئ المحاسبة هي مجموعة القواعد والمبادئ التوجيهية التي يجب على الشركات والمؤسسات اتباعها والتقيد بها عند الإبلاغ عن البيانات المالية، وفيما يلي المبادئ الأساسية للمحاسبة:

• مبدأ الاستحقاق.
•  المحافظة.
• الاتساق.
• الكيان الاقتصادي.
• الإفصاح الكامل.
• الاستمرارية.
• المطابقة.
• التكاليف.
• الأهمية النسبية.
• الوحدة النقدية.
• الموثوقية.
• أيضاً الاعتراف بالإيرادات.
• كذلك مبدأ الفترة الزمنية.

اقرأ أيضًا: ما هي المحاسبة الضريبية؟ أهم قواعد وأسس وأنواع محاسبة الضرائب

أنواع دفتر الحسابات الحكومية

دفتر الحسابات الحكومي ينقسم إلى عدة أنواع، وهي:

• المجلة العامّة: ويشار إلى أنها هي  كتاب الدخول الأصلي.
• دفتر الأستاذ العام: ويعتبر كتاب الإدخال الأخير.
• أيضاً مجلة الإيصالات النقدية.
• مجلة الصرف النقدي.
• مجلة المبيعات.
• كذلك مجلة الشراء.

كما وأن النوع الأكثر انتشاراً للمحاسبة الحكومية في الولايات المتحدة الأمريكية هو محاسبة الصناديق، والتي تنقسم إلى ثلاث فئات على الشكل التالي:

• حكومية.
•  ملكية.
• كذلك صناديق الائتمان.

ما هي القيود المحاسبية

القيود المحاسبية: هي عبارة عن حدود، أو إرشادات، أو قواعد، والتي من شأنها السماح بإحداث تغيرات في المعايير المحاسبية، بالإضافة إلى أنها تشمل عدة أنواع، ومنها:

• الموضوعية.
• التكاليف والفوائد.
• ممارسات الصناعة.
• أيضاً حسن التوقيت.
• كذلك المحافظة.

بالإضافة إلى أن هذه القيود تتعامل مع قضايا مثل: طلب الأدلة، موازنة التكاليف، فوائد توفير المعلومات المالية، تحديد دقة التقرير، البقاء متسقًا في التقرير، عدم المبالغة في الأرباح.

الموضوعية في المحاسبة

إن قيد الموضوعية مرتبط بالتعامل مع مسألة الحاجة إلى أدلة واقعية وموضوعية، بحيث يمكن التحقق منها، أيضًا توصف بأنها خلو القياس من التحيز، وذلك من خلال الابتعاد عن عنصر التقدير الشخصي، والذي يكون عادةً مستندًا إلى انطباعات شخصية قد تكون مخالفة للواقع، لذلك في مجال المحاسبة ينبغي وجود مستند لكل عملية مثبتة في السجلات المحاسبية، وذلك ليكون القياس موضوعيًا.

التكاليف والفوائد في المحاسبة

قيود التكاليف والفوائد تسمى قيود فعالية التكلفة، وهي الأكثر انتشارًا، حيث يجب على الشركات إنفاق الوقت والمال لتقديم البيانات المالية، وذلك لأن التكاليف تقيّد نطاق المعلومات عند تقديم تقارير مالية على أساس أنه يجب على الشركات جمع وتحليل ومعالجة ونشر المعلومات ذات الصلة والتي تحتاج إلى الوقت والمال.

ممارسات الصناعة في المحاسبة

يعتبر قيد ممارسات الصناعة  الأقل سيطرة بالمقارنة مع قيد التكلفة والعائد، وذلك في إعداد التقارير المالية، حيث تعبّر هذه القيود عن صعوبة حساب تكاليف الإنتاج لبعض الصناعات، الأمر الذي يجبر الشركات على تحديد أسعار السوق الحالية في هذه الصناعات بدلاً من تكاليف الإنتاج.

مثال للتوضيح: في الصناعات الزراعية يعتبر حساب التكلفة لكل محصول أمرًا في غاية الصعوبة، بالإضافة إلى أنه أمر مكلف نسبيًا، بالتالي يختارون الإبلاغ عن السعر في السوق الحالي، والذي يعتبر أمرًا أسهل بالنسبة للمزارعين.

حسن التوقيت في المحاسبة

يرتبط قيد حسن التوقيت بوضوح ودقة البيانات من حيث التاريخ والوقت، فمثلاً: لا ينبغي إتاحة التقارير الربع سنوية إلا على أساس نصف عام، وذلك لأن بعض المعلومات الواردة في التقرير لن تكون مفيدة للغاية.

المحافظة في المحاسبة

إن التحفظ مفيد للمحاسبين من أجل الاختيار بين بديلين متماثلين، بالإضافة إلى تشجيعهم لتسجيل الخيار الأقل تفاؤلًا، علاوة على ذلك،  فإن التحفظ قيد أقل هيمنة الأمر الذي يعني أن الشركات تحتاج أيضًا إلى التفكير في الأخبار السيئة أكثر من الأخبار الجيدة، وذلك عند الإبلاغ عن البيانات المالية.

العناصر الأساسية في نظام المحاسبة

توجد خمسة مكونات أساسية في نظام المحاسبة، إذ إن كل جزء يتمتع بوظيفة مختلفة وينجز خطوة مختلفة في عمليات إعداد التقارير المالية. وإليكَ أبرز هذه المكونات:

• المستندات: وهي عبارة عن وثائق ومذكرات تتم كتابة الأحداث المالية فيها، وتقسم إلى مستندات داخلية، مثل: فاتورة البيع، أو مستند القبض، أو القيد، ومستندات خارجية مثل فاتورة الشراء، والإشعارات البنكية.
• أجهزة الإدخال: وتشمل الدفاتر والسجلات المحاسبية التي تسجل بها العمليات المالية، وقد تكون هذه الأجهزة يدوية، أو محوسبة إلكترونيًا.
• دليل الحسابات: وهو عبارة عن قائمة تحتوي على العديد من الأسماء، والأرقام، ورموز الحسابات المفتوحة في دفاتر الأستاذ، حيث يتم إعداده في ضوء خطة معينة لتبويب الحسابات.
• أيضاً الإجراءات المحاسبية: وهي التعليمات التي تنظم العمل المحاسبي في المشروع، ومن خلالها يمكن تفادي حدوث الأخطاء، أو الاختلاسات في المشاريع.
• كذلك العاملون في المشروع: وهم فريق المحاسبة والتدقيق الداخلي، يكلفون من قبل الإدارة العليا في تنفيذ الدورة المحاسبية من تحليل وتسجيل وتصنيف واستعراض النتائج النهائية، بالإضافة إلى متابعة دقة وصحة النظام المحاسبي.

ماهي الدورة المحاسبية

الدورة المحاسبية عبارة عن عملية ضخمة، تتم فيها كل عمليات التسجيل والتلخيص وتقديم المعلومات التجارية والمالية إلى الأطراف المهتمة بالشركة، حيث تتكون من سلسلة من الخطوات التي تعمل بمثابة تقديم منطقي ومقنع وذلك لتنفيذ المهام المحاسبية ذات الصلة.

مراحل الدورة  المحاسبية

تشمل مراحل الدورة  المحاسبية ما يلي:

• تدوين المعاملات.
• ترحيل الحسابات.
• موازنة التجربة.
• كذلك إعداد البيان.

تدوين المعاملات

بدايةً تقوم الدورة المحاسبية بتحديد المعاملات التجارية وتسجيلها في دفتر اليومية، من خلال إجراء تعديل على تسجيلات الإيرادات والمصروفات المتراكمة غير المتعلقة بمعاملات محددة، حيث إن التسجيل في دفتر اليومية يحفظ المعلومات المالية التي تم جمعها من أجل استخدامها كمصدر رئيسي للمعلومات في مراحل لاحقة من الدورة المحاسبية.

ترحيل الحسابات

يكون ترحيل الحسابات بالقيام بترحيل معلومات المعاملات المسجلة مسبقاً من دفاتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام للشركة، حيث يساعد نقل المعلومات بهذه الطريقة في تصنيف معلومات الحسابات وتلخيصها بشكل أفضل.

موازنة التجربة

وفيها يتم فحص المعلومات المسجلة والمنشورة، للتأكد من خلوها من الثغرات والأخطاء، حيث تقوم الشركات بتطبيق ميزان المراجعة، وذلك لإثبات المساواة الرياضية للخصم والائتمان، فينبغي أن تكون مجاميع عمود الخصم وعمود الائتمان متوازنة مع بعضها البعض.

إعداد البيان

في نهاية الدورة المحاسبية يتم تجميع البيانات المالية وإجراء الإدخالات الختامية اللازمة، حيث تقوم الشركات بإعداد بيانات مالية مختلفة، ومنها:

• الميزانية العمومية.
• بيان الدخل.
• أيضاً بيانات التدفقات النقدية.
• كذلك بيان حقوق المساهمين.

ولإنشاء هذه البيانات تقوم الشركة باستخدام معلومات مدقّقة سابقاً في ميزان المراجعة، وذلك لملء حسابات كشوب الحساب مع مقدار الأرصدة الموجودة في الحسابات المعنية في ميزان المراجعة، بالإضافة إلى إغلاق دفتر الحسابات المؤقت، مثل: حسابات الإيرادات والمصروفات، وذلك لإظهار رصيد صفري في دفتر الأستاذ العام حتى تكون جاهزة للتسجيل في الدورة المحاسبية اللاحقة.

الأسئلة الشائعة

ماذا يعني مسك الدفاتر المحاسبية؟

هو التسجيل اليومي التفصيلي لكافة المعاملات المالية من مبيعات، ومشتريات، ودخل من حيث المستلم والمدفوع.

ماهي مدة الاحتفاظ بدفتر الحسابات؟

يتم الاحتفاظ بدفتر الحسابات لمدة سبع سنوات تبدأ من تاريخ التأشير على الدفتر.

ماهي المعادلة المحسابية؟

هي معادلة تمثل العلاقة بين الأصول، والالتزامات، وحقوق الملكية للشخص، أو الشركة.

ماهو الفرق بين الموازنة والميزانية؟

الميزانية هي تخطيط ما سيتم إنفاقه خلال العام المقبل، بينما الموازنة هي معرفة ما سيتم دفعه بنهاية السنة المالية.

ماهو الفرق بين المدين والدائن؟

الدائن: هو من دفع أو أعطى مبلغ من المال أو سلعة أو خدمة، أمّا المدين: هو من قبض أو أخذ مبلغ من المال أو سلعة أو خدمة.

من هم الأشخاص الذين لا يحق لهم ممارسة التجارة؟

الموظفون العموميون، والمحامون، والأطباء.

هل السجل التجاري يمنع الوظيفة الحكومية؟

لا يؤثر السجل التجاري على التوظيف.

وفي ختام مقالنا هذا نستنتج مدى أهمية دفتر الحسابات بالنسبة للشركات والمؤسسات، فمن خلاله تستطيع الشركة الرجوع إلى أي تفصيل تريده مع وجود كافة الشروحات التوضيحية لكل خطوة تم تنفيذها، منوهين إلى ضرورة قيام كل محاسب مالي بدورات محاسبية تدريبية مكثفة تمكنه من ممارسة عمله بإتقان.